Computerworld News Service: Excels enkle brugergrænseflade egner sig til langt mere, end designerne nogensinde forestillede sig.
Folk har brugt Excel til alle mulige formål lige fra at undervise piloter i at begå sig i en Boeing 747 til at skabe simple illustrationer.
Selvom der findes andre specialiserede programmer, der er hurtigere, mere præcise og mere effektive til sådanne formål, så afviser trofaste Excel-brugere nogle gange disse valgmuligheder og foretrækker i stedet at bruge det velkendte regnearksprogram frem for software, de ikke kender.
Hvis du er erhvervsbruger, er Excel sandsynligvis et af de produktivitetsværktøjer, du bruger dagligt.
Når du her har læst om de mange kreative måder, andre har brugt Microsofts program til regneark på, vil du se værktøjets potentiale for dit arbejde i et helt nyt lys.
Tekstbehandling
I den ene ende af den lange række af mulige anvendelser af Excel finder man dets rolle som tekstbehandlingsprogram. Denne anvendelse er ikke specielt usædvanlig.
Måske kender du endda nogen, der bruger programmet til dette formål.
Selvom et dedikeret tekstbehandlingsprogram tilbyder langt bedre muligheder, kan man godt skrive et brev eller et kort dokument i Excel ved enten at sammenlægge og forstørre celler eller placere indholdet i en tekstboks.
Det er dog relativt enkelt at skrive dokumenter, sammenlignet med hvad Debbie Gewand kan skabe i Excel.
Hun bruger programmet til at lave grafik og hun har skrevet en bog, der viser, hvordan hun gør det.
Gewand bruger billeder, som hun har hentet ind i Excel, som referencer, og tegner dem derefter som illustrationer ved hjælp af mange udfyldte former, der er lavet med Excels tegneværktøjer.
Hun bruger også Excel til at lave små brochurer og visitkort. På hendes website præsenteres en masse usædvanlige anvendelser af Excel.
Bag cockpittet
Todd Michael Edwards hos Red Triangle bruger Excel til at træne piloter fra hele verden til at bruge alle mulige fly lige fra regionale jetfly til Boeing 747'ere.
Hans virksomheds cockpit-modeller er lavet i Excel og viser diagrammer af flyenes mange knapper og målere.
De gør brug af kommentarbokse, som inden i celler leverer informationer om, hvad målerne viser, og hvad de betyder.
Det er et enkelt læringsværktøj, der kan bruges på stort set en hvilken som helst computer og som ikke kræver andet end et program, der kan vise Excel-regneark, hvilket betyder, at der ikke engang er behov for selve programmet fra Microsoft.
Klik på billedet for større visning.
Følg leads, byg software og analyser data
Andre brugere har fundet anvendelsesmuligheder for Excel, der udnytter dets styrker til forretningsformål. Fotograf Leeann Marie har skabt et arbejdsark i Excel til markedsføringsformål, der kan følge vejen fra henvisninger på nettet til konkrete fotografier.
Dette ark til lead-tracking indeholder et arbejdsark til dataindsamling og en række pivottabeller, der analyserer dataene og leverer et resumé af information om henvisningskilder, mislykkede leads, bestillingsrater og meget andet.
Man kan gratis downloade dette arbejdsark fra hendes website.
Andre brugere såsom Purna Duggirala anvender Excel til at lave prototyper af brugergrænseflader.
Han udnytter programmets struktur til at designe layouts og gør god brug af Excels værktøjer til tegning og formgivning i sine mockups.
Excel har altid været et godt værktøj til analyse af information, der kommer andre steder fra.
Man kan bruge programmet til at analysere data fra en række kilder ved først at importere eller forbinde data fra et datalager og derefter vise dem i et format, der er let at sortere og opsummere.
Hvis forbindelserne mellem Excel og dataene er i realtid, så bør ændringer eller redigeringer af de originale data automatisk blive afspejlet i Excel.
Værktøjerne til gruppering, filtrering, konsolidering og pivottabeller i Excel giver rige muligheder for at opsummere dataene, så de besvarer spørgsmål om din forretning.
Med fremkomsten af kontorprogrammer som web-applikationer kan selv små virksomheder uden en SharePoint-server gøre brug af den nye samarbejdsfunktion ved Excel.
Du kan eksempelvis uploade et budget eller et andet regneark forberedt i Excel til en Windows Live SkyDrive-konto og gøre det tilgængeligt, så alle interesserede parter har mulighed for at læse og redigere det online, uanset hvor de fysisk befinder sig.
De kan bruge Excel Web App til at lave ændringer uden at have Excel installeret lokalt.
Det er noget, regneark i Google Docs har tilbudt længe og det er bestemt en velkommen tilføjelse for erhvervsbrugere af Excel.
Underholdningsværdi
Visse kreative anvendelser af Excel er mere for sjov skyld end til noget arbejdsformål.
Excel-eksperten Harald Staff har engang skabt en webradio-afspiller, der kan indlejres i et Excel-dokument.
Du kan se det demonstreret ved at downloade filen fra Contextures.com (ZIP). Man klikker bare på en af radiostationerne for at afspille dem.
Andre har fundet en praktisk løsning til problemet med at være taget på ferie uden have fået sine terninger med.
De har nemlig skrevet en formular til generering af tilfældige tal, der kan simulere terningekast.
Excel kan ikke alt
Når det handler om interessante anvendelsesmuligheder for regneark, har regnearksprogrammet i Google Docs nogle tricks i ærmet, som Excel ikke har.
Et eksempel er muligheden for at generere kort baseret på data fra et regneark via en Google Gadget. (Excel 2000 og tidligere versioner havde faktisk en lignende funktion, som dog senere er blevet fjernet og i stedet blevet til det selvstændige program Microsoft MapPoint.)
Det foregår ved, at man i Google Regneark starter med at tilføje data listet efter område ved hjælp af ISO-landekoder eller koderne for USA's stater.
Disse koder placeres i kolonnen yderst til venstre.
I den næste kolonne tilføjer man de data, der skal vises på kortet. Der anvendes en kolonne per kort.
Derefter indsætter man Heatmap-gadget'en, vælger dataene og hvilket kort, der skal bruges, hvorefter dataene vil blive plottet ind som farver på kortet.
Du kan også bruge en kort-gadget til for eksempel at vise, hvor dine kontorer eller produktforhandlere har adresse, ved at markere dem på et Google-kort.
Det gør du ved at placere den adresse, du vil vise på kortet, i en kolonne.
Klik på billedet for større visning.
I kolonnen ved siden af indtaster du eventuelle yderligere oplysninger, der skal vises, når brugeren fører musen henover denne placering på kortet.
Herefter indsætter du kort-gadget'en og vælger hvilke celler, der indeholder de relevante data. Kortet vil ved redigering af dataene i regnearket automatisk blive opdateret.
Kombinationen af denne fleksibilitet og muligheden for at offentliggøre Google Regneark på nettet giver et fantastisk værktøj til på en grafisk måde at levere forretningsinformation baseret på geografisk placering.
Formular-funktionen er en anden erhvervsmæssigt nyttig funktion ved Google Regneark, som ikke har nogen direkte parallel i Excel.
Den gør det muligt at oprette formularer i et regneark til indsamling af data fra brugere.
Det kan eksempelvis bruges i forbindelse med invitationer, hvor man ønsker en tilbagemelding, eller til spørgeundersøgelser af sine kunder.
Når du har oprettet en formular, som kan indeholde multiple-choice-spørgsmål, afkrydsningsfelter og den slags, offentliggør du den på nettet.
Når brugerne udfylder formularen, bliver dataene automatisk tilføjet regnearket, hvilket gør det muligt for dig at aggregere data fra spørgeundersøgelser eller indsamle svar på invitationer et enkelt sted uden yderligere indsats. (Selvom man godt kan oprette formularer i Excel, er der ingen enkel måde at offentliggøre dem online og automatisk indsamle dataene.)
En lille advarsel
Ikke alle formål, som folk anvender Excel - eller Google Regneark for den sags skyld - til, er ideelle til programmet.
De fleste brugere, som eksperimenterer med at bruge programmet til mere usædvanlige formål, gør det i udgangspunktet for at udnytte de Excel-evner, de har i forvejen.
Hvis din hensigt er at håndtere din økonomi, lave skatteudregninger eller brochurer, så bør førstevalget i de fleste tilfælde være et dedikeret program.
Software til udregning af skat vil eksempelvis tilbyde langt flere funktioner, end hvad man kan få ud af et regneark, ligesom softwaren regelmæssigt vil blive opdateret for at tage højde for de nyeste ændringer i skattereglerne.
Generelt er det en fordel at bruge specialiseret software, da de funktioner, man vil have brug for, vil være indbygget, og man derfor ikke skal bruge tid på at genopfinde den dybe tallerken.
Oversat af Thomas Bøndergaard
