Stortest: Office 2010, Open Office og Google Apps

Er du til traditionel Office, den gratis Open Office eller den online-baserede Google Apps? Få svaret i denne stortest, hvor vi kårer den bedste kontorpakke.

Stortest: Office 2010, Open Office og Google Apps

Selv om internettet er fuldt af fristende kontorpakker, er der reelt kun tre seriøse spillere på markedet: desktoppprogrammerne Microsofts Office 2010 og Open Office - og så den online-baserede Google Apps.

Vi har derfor sat os for at skille skidt fra kanel, PR-snak fra reel oplysning og hype fra programmernes praktiske anvendelighed.

Det er, indrømmer vi gerne, en næsten umulig opgave at sammenligne tre så forskellige produkter, men vi gør alligevel forsøget, fordi det allermest stillede spørgsmål om kontorpakker netop er, hvilken model du skal kaste dig over.

For 10 år siden havde vi haft en række af næsten ens produkter, der konkurredepå funktioner. Men i stedet dækker valgmulighederne i dag vidt forskellige produkter, som samtidig forudsætter helt forskellige brugermønstre. Mønstre som du kan blive inspireret af eller tilpasse din arbejdsgang til. Så hvad er mest fristende? Desktop, cloud computing, gratis løsning, betalingsløsning eller måske endda open source?

Testen her handler med andre mere om at lade dig smage på rødvin, hvidvin og rosé snarere end at afdække, om du bedst kan lide en Barolo fra 1999, 2000 eller 2001.

Så læs testen, smag på løsninger og se, hvilken af de vidt forskellige løsninger der passer dig og dine opgaver bedst. Husk at det ikke er muligt at dække alle brugsscenarier. Vores test tager derfor udgangspunkt i en standardbruger, som har brug for en løsning, der kan læse mails, skrive dokumenter, lave regneark og bikse en præsentation sammen af og til. Det skal dybest set være nemt, stabilt og hjælpe med at levere resultater.

1. Microsoft Office 2010

På overfladen har Microsoft Office 2010, Google Apps og Open Office samme mål: at lade dig arbejde effektivt med det emne eller område, du nu skal dække.

Men der er som bekendt en del veje der fører til Rom.
Den kendte vej er med Office-pakken og den seneste 2010-version. Siden august 1992 har Officepakken været installeret på hovedparten af Windows-maskinerne, og det er kendt fra Mumbai til Middelfart.

Ansæt en hvilken som helst medarbejder, placer vedkommende foran en skærm, start Word og 29 års historie gør, at vedkommende er i gang på få øjeblikke. Men selv om Office har udviklet sig en del fra 1992 til 2010 (se et sjovt galleri med forvandlingen over tid her), er det stadig et desktopprogram, der skal installeres på dit c-drev.

Microsoft Office kommer i mange forskellige varianter, som rummer både udgaven til private uden Outlook (til 649 kroner), men den udgave, vi i denne test har valgt at tage udgangspunkt i, er Microsoft Office Home and Business 2010 til 2.100 kroner. Den leveres med programmerne Excel, Outlook, Powerpoint, Word og OneNote.

Skulle du savne layoutprogrammet Publisher eller databaseprogrammet Access, følger de med i den helt store pakke til 4.300 kroner.

- Sådan virker Office 2010

Word: Det måske mest brugte program i Officepakken er Word. Det burde ikke kræve den store introduktion, men det er her, du skriver tekster, reviderer dokumenter fra kollegaer eller laver invitationer til børnefødselsdage - med de obligatoriske clipart.

Styrken ved den seneste version af Word er det enkle layout, som holder de mest brugte formateringsværktøjer i toppen. Skulle du savne en funktion, for eksempel muligheden for at indsætte en fodnote, finder du funktionen under en af de otte tematiserede menupunkter - hvorefter topbaren skifter til det
relevante sæt værktøjer.

Word er i det hele taget et af de programmer, hvor man har en snigende fornemmelse af, at man kunne gøre arbejdet meget bedre, hvis bare man havde lidt tid til at udforske produktivitetsfunktionerne.

I 2010 vil vi dog gerne fremhæve den forbedrede copy-paste funktion, som lader dig se, hvordan indholdet fra udklipsholderen vil se ud i dit dokument, uden at du skal sakse det ind - og derefter fortryde, når for eksempel indhold fra nettet ødelægger din formatering.

I det redesignede menupunkt "Filer" kan du desuden nu se et overblik over et dokuments status, printe, gemme online, se de tidligere versioner og fjerne eventuelle historikker og gemte rettelser, før du sender filen af sted.
 
Excel: Efter vores mening er det Excel, som har fået mest kærlighed i de sidste par udgaver af Office. Graferne er blevet pænere og nemmere at tumle med. Hvor specielt ældre versioner af Office kunne have problemer med store regneark med mange grafer, er det sjældent, vi oplever andet end selvskabte problemer.

Excel har også nydt godt af indsatsen omkring copy og paste, hvor det nu er muligt at flytte datasæt fra forskellige kilder uden at skulle reformatere hele sit regneark.

Andre opdatinger virker mere fortænkte: Det er sikkert meget fancy at kunne lave små grafer i hver celle alt efter værdien, men vi har endnu til gode at se nogen bruge det.
 
Powerpoint: PowerPoint har kedet mødedeltagere til døde siden lanceringen, men det skal ikke lægges programmet til last. I version 2010 har foredragsholderen i det mindste fået muligheden for at gøre mere ud af billedsiden, muligheden for automatisk at fritlægge billeder inde i selve programmet - og så giver de nye Smart Art-skabelonen dig muligheden for, i det midste grafisk, at peppe de interne processer op.
 
Outlook: Et e-mail program er dybest set bare et e-mail program, og det er Outlook jo også bare. Brugerfladen er dog rimelig nem at gå til, ikke mindst fordi udbredelsen gør den kendt for mange.

Kører du din Outlook på din lokale computer, er du fortsat afhængig af Outlooks pst-fil, hvor dine mails opbevares. Efter et par års brug kan den fil hurtigt snige sig op på flere gigabyte og være tung at danse med for din computer. Samtidig savner vi en klarere og mere offensiv orientering til brugerne om, at denne vigtige fil bør sikres med en backup - ofte. Selv Microsoft har erkendt, at her er en fejlkilde, og lavet et værktøj til syge pst-filer.

Løsningen er selvfølgelig at få opbevaret sine mails på en server, som den lokale Outlook snakker med. Her er prisen fra 10-20 kroner om måneden for simple services og op til 100-200 kroner om måneden for større løsninger. Per bruger. Eller du kan koble din Gmail til din Outlook og dermed kombinere online-opbevaring med en avanceret lokal klient.

Outlook 2010 har dog et par smarte ting, som vi synes godt om: I større organisationer kan du nemt se, om folk er på ferie eller barsel, før du mailer, og for alle LinkedIn og Facebook-brugerne vil udvidelsen med en "social connector" lade dig kombinere mail-korrespondancerne med Facebook-profiler. Læs mere om connectoren her.
 
Andre Office 2010 funktioner: Med i vores valgte Officepakke følger også notesprogrammet Onenote. Det er en lidt underkendt lillebror i Officepakken som, hvis anvendt korrekt, kan gøre en ende på dine løse lapper, "husk nu at..."-sedler og nedkradsede notitser om webadresser. Kort sagt lave system i det, som du måske plejer at taste løseligt ind i et Word-dokument. Læs mere om et par smarte tricks i One Note her.

- Konklusion: Office 2010

Senest med 2010-versionen fra juni 2010 har Office bevæget sig langt, når det kommer til brugervenlighed og præsentation. Samtidig er det, oftest, blevet nemmere at finde de mest brugte funktioner, specielt efter at den knap så heldige ribbon bar i 2007-udgaven er blevet justeret.

Med Word, Excel og PowerPoint i 2010-udgaven er det rimeligt let for brugeren effektivt at producere indhold, uden at teknikken står i vejen.

Skal man kritisere Office 2010 for noget, er det en helt tæt integration med det allestedsnærværende internet, der savnes. Med 2010 kan du gemme direkte i skyen på Microsofts egen SkyDrive-tjeneste og redigere det videre i det gratis Office Web Apps (tjek det på office.live.dk, se hvordan her), men umiddelbart virker en tjeneste som Dropbox bare mere intuitiv. Så hvis Microsoft ikke allerede er i opkøbsforhandlinger med den smarte og brugervenlige tjeneste, var det måske på tide at finde checkhæftet frem.  
 
Næste skridt: Office 365
Mens Officepakken sandsynligvis vil bo på mange lokale computere, så hviler Microsoft ikke helt på laurbærrene. I oktober 2010 annoncerede Microsoft, at de i løbet af 2011 lancerer en cloud-baseret Office-pakke, som tager skridtet videre og leverer muligheden for at kombinere Office med e-mail løsningen Exchange samt samarbejds/website/intranet-løsningen Sharepoint.

Office 365 er stadig i beta, og meldingerne herfra er, at der fortsat er tale om en hybrid-løsning, altså en løsning hvor de lokale programmer spiller en større rolle. Rygter taler om en lancering i juli 2011, men der er ingen faste datoer i spil.

2. Google Apps

Google Apps er måske en af de mest omtalte cloud-tjenester til virksomheder. Her kan du som bruger skrive dokumenter, lave regneark, kreere præsentationer og selvfølgelig sende og modtage mails via det tilknyttede Gmail. Dokumenterne gemmes som udgangspunkt på Googles servere, men du kan også gemme på den lokale disk eller uploade dokumenter fra den.

Apps tilbyder desuden en række samarbejdsfunktioner, der lader dig dele kalendere og dokumenter med andre tilknyttede Apps-brugere.

Når du sætter en professionel Apps-konto op, skal du desuden tilknytte et domæne, som du bruger til mails. Det kræver lidt snilde at sætte op første gang, men er du på bar bund, kan du alliere dig med en bekendt med kendskab til internet og teknik, hvorefter det skulle gå som en leg.
 
Det hele foregår i øvrigt i din browser og du skal derfor ikke installere andet end en forbindelse til internettet.

Med Apps får du med andre ord en komplet kontor-opsætning med de nødvendigste kontorprogrammer, mail-adgang og med Google i rollen som it-chef. Her er ingen servere, bare en browser og en internetforbindelse.

Prisen er 300 kroner pr år pr bruger for fuld adgang til mail, dokumenteditor, regneark og de øvrige tjenester. Til den pris får du desuden 25 gigabyte plads og servicevilkår, der sikrer dig 99,9 procent oppetid.

- Sådan virker Google Apps

Google dokumenter teksteditor: Hjertet i ethvert kontorprogram er teksteditoren. Hos Google Apps er det Google Docs, som tager sig af den del. Da Apps er browserbaseret, er det Explorer, Firefox eller Chrome, du skal fyre op for når du skal arbejde. Vi oplevede i øvrigt generelt, at Apps kører mere glat med vores Firefox 4 browser end vores Explorer 8.

Selv om Docs, og dine dokumenter, bor i skyen, kan du uploade og konvertere filer på op til 1.024 megabyte. Du kan selvfølgelig også gemme den anden vej, så du kan få dine dokumenter ned på skrivebordet.

Men selv om ideen med en ren browser-baseret editor er god af praktiske hensyn, var vores brugeroplevelse langt fra i top: Redigeringsfunktionerner er rent ud sagt basale, muligheden for at jonglere med indhold i udklipsholderen upålidelig, og prøver du at kombinere tekst og billede, er mulighederne rent ud sagt fattige.

Docs understøtter en del formater både op og ned. Men da vi prøvede at downloade  vores test-dokument som PDF, blev resultatet mildest talt ulæseligt, mens eksporten til Office 97-2003 formatet til Word gik noget bedre.

På formateringssiden har du 18 forskellige skriftyper, muligheden for at formatere overskrifter i op til seks niveauer og så kan du indsætte tabeller, billeder og lignende.  

Mest af alt minder brugeroplevelsen dog desværre mest om Word 2.0, et bekendtskab vi forlængst havde håbet at kunne glemme. Du kan dog sagtens skrive, redigere og dele et dokument, bare du ikke vil andet end at banke tekst ind uden de store krav til formen.

Google dokumenter regneark: Med Googles regneark kan du det meste, som du kender fra traditionelle regneark. Det vil sige gange, dividere, opstille mere eller mindre komplicerede kæder og formler og ikke mindst lave grafer.

Graferne er overraskende moderne i udseendet i forhold til præsentationsmulighederne i Google Apps i al almindelighed. Desværre er vores erfaring, at graferne ikke overlever konverteringerne fra Excel til online, og heller ikke tilbage igen.
Det lyder måske knap så dramatisk, men det er overvejende sandsynligt, at du vil komme til at samarbejde med andre, som fortsat bruger Excel - og så er det bittert at miste grafer, hver gang i udveksler dokumenter.

Det samme skete i øvrigt, da vi gav Googles regnearksløsning den ultimative torturtest og uploadede et Excel-dokument med 25 godt fyldte faneblade med talrige grafer og krydsreferencer mellem hvert faneblad. Ingen af de vigtige grafer kom med over, men tabellernes formater blev holdt pænt.

Samtidig er det svært at kombinere flere Google tjenesters styrke, for samarbejdet mellem flere af enhederne er heller ikke optimal. Har du for eksempel en fin graf fra dit regneark, som du vil placere i dit dokument, så skal du gemme grafen som et billede og derefter uploade det til dit dokument. Alene den proces vil drive de fleste brugere til vanvid, eller i det mindste sikre, at de aldrig forsøger sig med mere avancerede funktioner igen.

Google Apps præsentation: Præsentationsdelen af Apps er dybest set en gør-det-selv-løsning. Her er ikke mange fancy funktioner, men en basal mulighed for at få billeder, tekst og lidt baggrundstemaer sammen til en præsentation. Der er dog meget få, og ret basale, temaer, så folk skal regne med at få de de samme 5-10 temaer præsenteret igen og igen på afdelingsmødet.

Det er i øvrigt med præsentationer, hvis du bruger store billeder i dine præsentationer, at du for alvor mærker, at Apps ikke er bedre end din internetforbindelse. En præsentation fyldt med lækre store billeder vil derfor hurtig blive tung at fylde ud.
 
Gmail: Gmail er måske Apps stærkeste kort. For Gmail er i forvejen en af de bedste online-baserede mail-tjenester på markedet. Styrken ved Gmail er i øvigt, at det kan bruges på mange forskellige måder - blandt andet kan den tjekke mails på andre konti, virker med Outlook og er sikker og generelt ret god til at sortere spam fra.

- Konklusion: Google Apps

Til knap 300 danske kroner om året virker Google Apps som et godt tilbud. Specielt fordi Apps tilbyder at stå for hele den praktiske og besværlige del af it-driften.

Samtidig er delings- og samarbejdsfunktionerne tænkt ind fra starten og fungerer. Er du meget på farten, er det et stærkt argument, at du uden besvær altid har adgang til dine dokumenter - så længe du har adgang til internettet.  

Desværre er selve brugeroplevelsen i Google Apps bare endnu ikke god nok. De basale redigeringsværktøjer er til stede, men ikke i en grad, så det var en fornøjelse at arbejde med dem. Samtidig ville vi, såfremt alle vores vigtige dokumenter lå online, være ekstremt bevidste om faren for nedbrud, online indbrud og ikke mindst vores egen internetforbindelses dødelighed.

Konsekvensen af det er, at man ultimativt begynder at gemme vigtige dokumenter lokalt - og så kunne den del af opgaven reelt løses af Open Office og en tjeneste som Dropbox, Skydrive eller lignende tjeneste.

3. Open Office 3.3

Open Office er nu oppe i version 3.3. Selve projektet, som i høj grad er baseret på frivilliges indsats, blev i 2010 ramt af stridigheder mellem sponsoren Oracle og en række af de frivillige.

Resultatet blev, at de frivillige, med danske Leif Lodahl i spidsen, startede Libre Office som et alternativ. Du kan læse mere om den kontrovers i Version 2´s artikel her og om status på Libre Office hos Computerworld her og Version2.

Splid i familien er måske ikke lige det, som Open Office har mest brug for, for det gratis desktop-baserede alternativ til Office er faktisk rigtigt udmærket og kan på flere områder sagtens følge med Microsofts løsning. Men samtidig kan uenigheden og splittelsen i to versioner svække tilliden blandt de vigtige erhvervskunder, som elsker platformsstabilitet (og ting der er gratis).

Gratis er dog langt fra skidt - og Open Office er et interessant bud til dig, som har en snigende mistanke om, at du aldrig kommer til at lære alle de nye funktioner i Office alligevel.

- Sådan virker Open Office 3.3

Writer: Er du rutineret Word-bruger, vil du føle dig hjemme i Open Offices tekstbehandlingsprogram, kaldet Writer. Og det er faktisk en ros. 

For Writer ligner dybest set Office XP fra 2001, det vil sige et enkelt funktionelt design og funktioner, der ligger under menupunkter som "Tabel" og "Formater".

Samarbejdet med markedslederen Word fungerer desuden generelt godt, hvilket er en nødvendighed for folk, der ikke blot sidder og putter med deres dokumenter.

Der er dog også et par ting, som gør, at man mærker, at Writer er knap så strømlinet. Prøver du for eksempel at kopiere billeder og tekst ind fra en hjemmeside, er det oftest svært at gætte, hvad resultatet bliver - og tænk lige over, hvor tit du klipper og kopierer. 

Calc: Med Calc, Open Offices regneark, er historien lidt det samme som med Writer - her er det bare en ældre version af Excel, tanken falder på. 

Igen er det ikke helt skidt, og grafer, konvertering og visning fungerer, som det skal. Samtidig er programmet ikke nær så aggressivt som Excel med at omformatere dine data.

Til gengæld skal du, som også er problemet med Writer, arbejde hårdt for sagen, hvis du vil have dine dokumenter til at få et mere moderne look. Her er ingen superfancy skabeloner, men et mere traditionelt look, som nogen vil kalde kedeligt.
 
Samme problem gælder også Impress, programmet i Open Office til præsentationer.

- Konklusion: Open Office 3.3

Indrømmet, vi kan godt lide Open Office. Prisen spiller selvfølgelig en stor rolle her, for 0 kroner for en lidt gammeldags, men stort set fungerende, kontorpakke er i vores øjne et godt tilbud.

I pakken er der, hvad du skal bruge med tekstbehandling, regneark og præsentation - inklusiv tegne- og databaseprogrammer. Der findes desuden en rimelig stor mængde tilføjelsesprogrammer, som du kan udvide din Open Office med.

Er du privatbruger, kan du sandsynligvis være helt ligeglad med splittelsen mellem Oracle og folkene bag Libre Office, for stopper udviklingen af den ene pakke, kan du bare afinstallere og hente en anden. Er du derimod erhvervsbruger med planer om at tilpasse din installation, ville vi lige tage et ekstra kig på, hvad vej hele Open Office / Libre Office udviklingen går.

Samtidig savner vi også en tanke fra Open Office om en integration med online-tjenester. Der findes en række plugins, der lader dig forbinde til forkellige tjenester, men en mere officiel understøttelse ville være at fortrække.

4. Resultat: Testvinder og karakterer

Kigger vi rent på produktiviteten i det daglige arbejde, er Microsoft Office i vores øjne fortsat det foretrukne værktøj. 2010-versionen følger trenden mod et mere minimalistisk interface, som i stedet lader dig vælge i den tematiserede menu. Ikke alle funktioner sidder altid, hvor vi havde ventet at finde dem, men på brugervenligheden i de enkelte programmer er Office 2010 langt foran Open Office og i særdeleshed Google Apps.

Bagsiden i Office er fortsat afhængigheden af lokal it-infrastruktur, specielt derhjemme eller i små virksomheder, hvor it-afdelingen er ikke eksisterende eller lille. Det kan afhjælpes med en kombination af SkyDrive og ved at tilkøbe en hosted Exchange-løsning, men det er fortsat ikke tænkt ind som en drej-på-nøglen-og-du-er-i-gang-løsning.

Fylder prisen meget i beslutningen og produktivitet mindre, måske fordi du reelt ikke bruger en kontorpakke så ofte, er Open Office vores andetvalg. For faktisk leverer Open Office en god og stabil platform. Designet er lidt bedaget, og der skal arbejdes for sagen, hvis du skal lave mere moderne udtryk i dine dokumenter eller præsentationen. Men det virker, og det er gratis.

Googles browser-baserede Apps-platform er i vores øjne endnu ikke moden til at skabe et nogenlunde arbejdsflow. Samarbejdsfunktionerne, den komplette løsning med blandt andet online-opbevaring, mail-håndtering og kalenderdeling er uden tvivl smarte og en integreret del af pakken.

Men det hjælper ikke meget, når de basale dele som tekstbehandling og regneark bare er uhåndterbare, så snart du skal lave mere end basale dokumenter. Vi er ikke i tvivl om, at it-afdelingen og økonomichefen vil finde tilbuddet fristende, men vi er knap så sikre på, at brugerne i hverdagen vil finde samme glæde.

På sigt er vi ikke i tvivl om, at mere eller mindre cloud-baserede løsninger vil få kontorpakkerne til løfte sig fra C-drevet og eventuelt de lokale servere, men lige nu vil de fleste folk, der reelt skal bestille noget med kontorpakkerne, have mest glæde af en Office-pakke - og en Dropbox.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
JN Data A/S
Driver og udvikler it-systemer for finanssektoren.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere