Nogle gange er der brug for et møde, hvis problemet skal løses. Så stop mail-bombardementet.

Hvornår bør du IKKE sende en mail?

Mails er gode til mange ting, men nogle gang giver det enten ikke mening at sende en mail, eller også kan man hurtigere få klarhed over tingene ved at vælge en anden kommunikationsform.

Annonce:
Annonce:

OfficeTips.dk finder du flere tips & tricks til Microsofts kontorprogram.

Seneste tips fra OfficeTips.dk:

Et møde kan nogle gange være hurtigere end en mail-korrespondance, der bare bliver ved og ved.

Der er mange fordele ved mails. De er hurtige at få sendt, og oftest får du også hurtigt et svar retur. Du kan også kommunikere med flere personer på en gang, og i løbet af en mail-samtale kan alle komme med deres besyv, og I kan måske ad den vej spare et møde eller to.

Men nogle gange giver det bare ikke mening at sende en mail. Der er andre kommunikationsformer meget hurtigere.

Det gælder for eksempel når:

Du ønsker et svar med det samme! Så er det nemmere og mere effektivt at gribe knogle eller sende en tekstbesked via Communicator, Lync eller Messenger.

En mail-samtale har cirkuleret rundt mellem modtagerne i mere end 10 omgange, uden at I er kommet frem til en løsning. Så er det meget lettere at sætte et møde op, stikke hovederne sammen og komme til enighed om det, I har diskuteret i mailen. Det er tilmed let at gøre. Bare markér meddelelsen i meddelelseslisten, og vælg Startside-fanen | Besvar-gruppen | Mødesvar. Så åbnes en ny mødeindkaldelse til samtlige deltagere i mailsamtalen, og så er det bare om at finde et tidspunkt, hvor alle har tid, ved hjælp af mødeplanlæggeren.

Du har behov for at give et mere uddybende svar, end du har tid til at formulere på skrift lige nu og her. Send i stedet en mail til afsenderen, hvor du fortæller vedkommende, at du nok skal vende tilbage - og skriv gerne inden hvornår - så snart du har set nærmere på tingene. Konverter derefter mailen til en opgave og sæt en deadline for, hvornår du senest skal have besvaret mailen.

Du stiller et spørgsmål til flere personer på en gang, og svaret ikke nødvendigvis kan klares ved hjælp af responsknapperne i Outlook. Indkald i stedet til et møde, hvor I kan diskutere spørgsmålet, eller send spørgsmålet til en enkelt af personerne og bed vedkommende undersøge de andres mening og sende dig et samlet svar.

Læs også
11 tips til at skrive bedre mails


Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...
  • Alle artikler om:
  • ComON


IT-JOB

Se flere it-job hos

 
Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Dibs Payment Services A/S
Betalingssystemer til e-handel og detailhandel.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Bliv klar til EU's nye persondataforordning

EU's kommende nye persondata-forordning får konsekvenser for alle virksomheder og organisationer, som fremover skal have et langt skarpere fokus på persondata-ret og it-sikkerhed. På denne konference får du fuldt overblik over regler og konsekvenser samt de konkrete forhold, som DPO'en skal forholde sig til. Læs mere

Idrættens Hus - 2605 Brøndby



Oplev Fremtidens ERP

Går du med tanker om at udskifte dit ERP-system, så giver Fremtidens ERP dig opdateret viden og inspiration til hvad den fremtidssikrede ERP-løsning anno 2016 bør indeholde. Unit4 inviterer til seminar torsdag den 26. maj i København, hvor vi skal se på hvad cloud, big data og machine learning kan tilbyde servicevirksomheder. Du vil derudover også få tips til hvordan du finder den rigtige løsning for netop din virksomhed og hvilke faldgruber du bør undgå. Læs mere

Comwell Conference Center Copenhagen (AC Hotel Bella Sky) - 2300 København S



Få bedre performance på forretningskritiske applikationer

Nutidens virksomheder drives af it og specielt software. Bliv opdateret på, hvordan brugen af APM kan hjælpe og understøtte overgangen til en softwaredefineret forretning. Læs mere

Wihlborgs Konferencecenter - 2750 Ballerup







Computerworld
Vi kørte med i en patruljevogn med nummerpladegenkendelse: Efter tre minutter blev den første bil stoppet
Reportage: Med nummerpladegenkendelse kan politiet holde øje med alt fra forsikringssvindlere til terrormistænkte. Vi tog med på en prøvetur i en patruljevogn, og det blev en ganske imponerende oplevelse.
CIO
Sådan fik Jonny Vad reduceret it-nedetiden fra 37.000 timer til næsten nul på et enkelt år
Ved at overvåge it-leverandørernes præstationer røg antallet af spildte arbejdstimer ned fra 37.000 til ganske få timer på et enkelt år. "Det er ganske enkelt og uhyre effektivt," fortæller it-chefen, der fik ideen.
Comon
Stortest af antivirusprogrammer: Microsofts sikkerhedsprogram havner helt i bunden
Microsoft havner helt i bunden af denne antivirustest. I den modsatte ende af skalaen klarer en russisk produceret sikkerhedspakke sig bedst. Læs en sammenlignende test af 19 antivirusprogrammer her.
Channelworld
Microsoft skruer gevaldigt op for dansk udviklingscenter: Hyrer udviklere i bundter
Microsoft ansætter op mod 50 nye udviklere i selskabets største investering på dansk jord siden opkøbet af Navision i 2002.
White paper
Mikrosegmentering for Dummies
Hvad er Mikrosegmentering og hvad skal det bruges til. Få 10 fordele ved Mikrosegementering i den "For Dummies" bog