Nogle gange er der brug for et møde, hvis problemet skal løses. Så stop mail-bombardementet.

Hvornår bør du IKKE sende en mail?

Mails er gode til mange ting, men nogle gang giver det enten ikke mening at sende en mail, eller også kan man hurtigere få klarhed over tingene ved at vælge en anden kommunikationsform.

Der er mange fordele ved mails. De er hurtige at få sendt, og oftest får du også hurtigt et svar retur. Du kan også kommunikere med flere personer på en gang, og i løbet af en mail-samtale kan alle komme med deres besyv, og I kan måske ad den vej spare et møde eller to.

Men nogle gange giver det bare ikke mening at sende en mail. Der er andre kommunikationsformer meget hurtigere.

Det gælder for eksempel når:

Du ønsker et svar med det samme! Så er det nemmere og mere effektivt at gribe knogle eller sende en tekstbesked via Communicator, Lync eller Messenger.

En mail-samtale har cirkuleret rundt mellem modtagerne i mere end 10 omgange, uden at I er kommet frem til en løsning. Så er det meget lettere at sætte et møde op, stikke hovederne sammen og komme til enighed om det, I har diskuteret i mailen. Det er tilmed let at gøre. Bare markér meddelelsen i meddelelseslisten, og vælg Startside-fanen | Besvar-gruppen | Mødesvar. Så åbnes en ny mødeindkaldelse til samtlige deltagere i mailsamtalen, og så er det bare om at finde et tidspunkt, hvor alle har tid, ved hjælp af mødeplanlæggeren.

Du har behov for at give et mere uddybende svar, end du har tid til at formulere på skrift lige nu og her. Send i stedet en mail til afsenderen, hvor du fortæller vedkommende, at du nok skal vende tilbage - og skriv gerne inden hvornår - så snart du har set nærmere på tingene. Konverter derefter mailen til en opgave og sæt en deadline for, hvornår du senest skal have besvaret mailen.

Du stiller et spørgsmål til flere personer på en gang, og svaret ikke nødvendigvis kan klares ved hjælp af responsknapperne i Outlook. Indkald i stedet til et møde, hvor I kan diskutere spørgsmålet, eller send spørgsmålet til en enkelt af personerne og bed vedkommende undersøge de andres mening og sende dig et samlet svar.

Læs også
11 tips til at skrive bedre mails


Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...
  • Alle artikler om:
  • ComON


Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Tieto Denmark A/S
Udvikler, sælger og implementerer software til ESDH, CRM og portaler. Fokus på detailhandel, bygge- og anlæg, energi og finans.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
It-sikkerhed 2017: De nye trusler - og dit næste modtræk

Vi tager pulsen på den aktuelle it-sikkerhedssituation ved at gå i dybden med de nyeste trusler og give til inspiration til dine nødvendige modtræk. Der er masser at skulle forholde sig til som it-ansvarlig. Men har du forstået de reelle trusler, og prioriterer du sikkerhedsindsatsen på den mest hensigtsmæssige måde?

24. januar 2017 | Læs mere


It-sikkerhed 2017: De nye trusler - og dit næste modtræk

Vi tager pulsen på den aktuelle it-sikkerhedssituation ved at gå i dybden med de nyeste trusler og give til inspiration til dine nødvendige modtræk. Der er masser at skulle forholde sig til som it-ansvarlig. Men har du forstået de reelle trusler, og prioriterer du sikkerhedsindsatsen på den mest hensigtsmæssige måde?

26. januar 2017 | Læs mere


Customer Relationship Management (CRM)

CRM er stort set blevet en standard i danske virksomheder. Der stilles stigende krav til sikkerheden når værdifulde informationer om virksomhedens væsentligste aktiv - kunderne - skal sikres, deles og gemmes, og netop sikkerheden i den web-baserede løsning kan virke uoverskuelig. Hør mere om hvordan bringer du dig i front med CRM, og hvordan får du størst muligt afkast af din CRM-investering.

31. januar 2017 | Læs mere





Computerworld
Advarsel til Gmail-brugerne: Lumsk phishing-mail på spil netop nu - sådan spotter du den
Gmail-brugerne skal være på vagt: It-kriminelle forsøger sig i øjeblikket med en udspekuleret phishing-mail. Se her, hvordan du spotter fupnummeret.
CIO
Coop på jagt efter afløser til den 49 år gamle mainframe: "Systemet er ikke længere tilstrækkeligt til vores vision for Coop"
Coop Danmark er i gang med en støre digitalisering af hele forretningen, og det kommer ikke til at gå stille for sig i 2017. Blandt andet skal Coop have fundet en erstatning for den 49 år gamle mainframe.
Comon
Undgå passwordet: Smart tilbehør til at låse og åbne din computer med Windows Hello
Windows Hello kan mere end blot låse din computer op med dit ansigt. Der findes en lang række muligheder af tilbehør, som kan være med til at sikre din computer mod indtrængere. Se fem af dem her.
Channelworld
Ny EG-direktør har en plan: Sådan skal EG vokse sig større og endnu mere profitabel
Interview: Mikkel Bardram er ny administrerende direktør i EG. Selvom EG nu har 2.000 ansatte og en omsætning på 1,8 milliarder kroner, er der potentiale for endnu mere, mener den nye direktør.
White paper
Mobility - her er de aktuelle udfordringer
Hvad med sikkerheden? Mobility-bølgen fejer igennem danske virksomheder, og der er masser af muligheder og faldgruber. Sikkerheden halter, men det kan der gøres noget ved. Produceret af Computerworld.dk i oktober 2014.