Nogle gange er der brug for et møde, hvis problemet skal løses. Så stop mail-bombardementet.

Hvornår bør du IKKE sende en mail?

Mails er gode til mange ting, men nogle gang giver det enten ikke mening at sende en mail, eller også kan man hurtigere få klarhed over tingene ved at vælge en anden kommunikationsform.

Der er mange fordele ved mails. De er hurtige at få sendt, og oftest får du også hurtigt et svar retur. Du kan også kommunikere med flere personer på en gang, og i løbet af en mail-samtale kan alle komme med deres besyv, og I kan måske ad den vej spare et møde eller to.

Men nogle gange giver det bare ikke mening at sende en mail. Der er andre kommunikationsformer meget hurtigere.

Det gælder for eksempel når:

Du ønsker et svar med det samme! Så er det nemmere og mere effektivt at gribe knogle eller sende en tekstbesked via Communicator, Lync eller Messenger.

En mail-samtale har cirkuleret rundt mellem modtagerne i mere end 10 omgange, uden at I er kommet frem til en løsning. Så er det meget lettere at sætte et møde op, stikke hovederne sammen og komme til enighed om det, I har diskuteret i mailen. Det er tilmed let at gøre. Bare markér meddelelsen i meddelelseslisten, og vælg Startside-fanen | Besvar-gruppen | Mødesvar. Så åbnes en ny mødeindkaldelse til samtlige deltagere i mailsamtalen, og så er det bare om at finde et tidspunkt, hvor alle har tid, ved hjælp af mødeplanlæggeren.

Du har behov for at give et mere uddybende svar, end du har tid til at formulere på skrift lige nu og her. Send i stedet en mail til afsenderen, hvor du fortæller vedkommende, at du nok skal vende tilbage - og skriv gerne inden hvornår - så snart du har set nærmere på tingene. Konverter derefter mailen til en opgave og sæt en deadline for, hvornår du senest skal have besvaret mailen.

Du stiller et spørgsmål til flere personer på en gang, og svaret ikke nødvendigvis kan klares ved hjælp af responsknapperne i Outlook. Indkald i stedet til et møde, hvor I kan diskutere spørgsmålet, eller send spørgsmålet til en enkelt af personerne og bed vedkommende undersøge de andres mening og sende dig et samlet svar.

Læs også
11 tips til at skrive bedre mails


Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...
  • Alle artikler om:
  • ComON


Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Also A/S
Salg af serviceydelser inden for logistik, finansiering, fragt og levering, helhedsløsninger, digitale tjenester og individuelle it-løsninger.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Få succes med sourcing

Sourcing er en af de vigtigste strategiske discipliner i moderne it-drift. Uanset om du overvejer at in- eller outsource og hvad enten det er globalt eller lokalt, så kræver det viden og styr på aftaler og kontrakter. Læs mere

Whilborgs Konferencecenter - 2750 Ballerup



Datasikkerhed

Aldrig tidligere har det været mere afgørende, at vores it-systemer og data er sikre, for aldrig tidligere har vi været så afhængige af data. Og aldrig tidligere har vores data og systemer været så udsatte med så mange indgangsveje og muligheder for at blive ramt: Cloud, mobilbrug, BYOD samt virksomhedernes ofte meget fragmenterede it-infrastruktur med mange forskellige applikationer på kryds og tværs har givet mange nye kanaler ind til virksomhedernes netværk og systemer. Læs mere

Comwell Hotel Aarhus - 8000 Aarhus



Tips og tricks med Excel - Gratis inspirationsseminar

Kom til et spændende inspirationsseminar, der giver dig indsigt i hvordan Excel også kan benyttes til opgaver, som du måske ikke i dag bruger programmet til. Læs mere

Computerworld - 2730 Herlev






Computerworld
Kæmpeopdatering af Windows 10 i næste uge: Disse nye features og ændringer på vej
Microsoft udsender i næste uge en stor opdatering af Windows 10 under navnet 'Anniversary Update,' som kommer til at indeholde flere nyheder. Se nogle af de vigtigste her.
CIO
Undgå disse fem skadelige forhindringer og få stor succes med din analytics-strategi
Klumme: Der er meget store gevinster at hente, hvis man forstår at udnytte sine data ordentligt. Men mange løber ind i en række forhindringer. Her har du nogle af de typiske.
Comon
Manden bag verdens største torrent-site anholdt
Den formodede hjerne bag verdens største torrentsite KickassTorrents er blevet anholdt i Danmarks naboland Polen. Herfra forsøger amerikanske myndigheder at få ham udleveret til retsforfølgelse i USA. Læs her, hvad han står anklaget for.
Channelworld
Nordmænd køber dansk software-hus - medarbejderne bliver
Norske Amesto Solutions har købt det det danske CRM-firma Adwiza, der har haft svært ved at opnå tilstrækkelig lønsomhed. Men det skal der laves om på nu, lyder det fra Norge.
White paper
Har du styr på din print og dokument sikkerhed?
Læs i dette white paper hvordan du kan sikre dig mod at dine printere og data bliver kompromitteret og hvordan din virksomhed skal efterleve EU's nye persondataforordning.