Læs også:
Her er de førende ERP-selskaber i Danmark
Debatten om udbud og værdi-grænsen for, hvornår man skal gå i udbud, har kørt i årevis, men hvad nu hvis man rent faktisk går i udbud og ligefrem skal skifte leverandør?
Det kan man tale med om i Skive Kommune, der er ved at skifte ERP-leverandøren KMD ud med Fujitsu og Silkeborg Data.
Konkret skiftes it-systemerne KMD Opus Økonomi, KMD Debitor og KMD Opus Løn og Personale ud med tilsvarende it-systemer fra de nye leverandører.
Undervejs har man ifølge vicekommunaldirektør Lars Yde fra Skive Kommune haft "en konstruktiv dialog" med KMD.
En ottes siders lang juridisk aftale med fire bilag fra februar 2012 vidner imidlertid også om, at det at skifte ERP-leverandør ikke er noget, man gør hen over natten.
Projekt nedlukning
Således er oprettet en projektbeskrivelse til formålet:
"Projektets mål er således, at KMD leverer faglig rådgivning og styring af leverancerne ift. Skive Kommunes ophør af kontrakter med KMD A/S vedr. KMD Opus Økonomi, KMD Debitor og KMD Opus Løn og Personale..." står der i aftalen."
"...og i tilknytning hertil indgå de nødvendige aftaler om dataudtræk og systemadgange samt etablering af snitflader og eventuelle individuelle forhold, der vedrører løsninger og data, som er omfatter af de kontrakter, der bringes til ophør."
Den oprettede projektledelse består af en repræsentant fra Skive Kommune og en repræsentant fra KMD.
Samtidig oprettes tre arbejdsgrupper for de enkelte områder, der hver især også har en repræsentant for kunden og leverandøren, fremgår det af figuren med "projektorganiseringen."
Endelig fremgår det af "hovedtidsplanen," at første milepæl og "Start af projekt" sker den 1. marts 2012, mens "Bekræftelse af projektafslutning" sker et år senere, den 1. marts 2013.
Dertil kommer engangsudgifterne, der også er gjort op hos kommunen.
Her er timeprisen for it-projektledelse
Læs også:
Her er de førende ERP-selskaber i Danmark
Engangsudgifterne for kommunen ved processen forventes at løbe op i 125 timers projektledelse af 1.575 kroner i timen og 100 timers faglig rådgivning til 1.300 i timen, hvilket tilsammen beløber sig til 326.875 kroner.
Faktureringen og betalingen sker, ifølge aftalen, i tre rater undervejs i projektet.
KMD: Komplekse sager
Hos KMD forklarer områdedirektør Leif Ilsø lidt mere omkring kompleksiteten ved et skifte.
"Når man skifter leverandør på store it-systemer, både den ene og den anden vej, er der som oftest tale om komplekse opgaver."
"Når det handler om løn, økonomi og debitor, har det naturligvis betydelige konsekvenser, hvis overgangen fra en leverandør til en anden ikke sker korrekt," fortæller han.
Derfor skal transitionsprocessen "tilrettelægges og gennemføres omhyggeligt, og det sker blandt andet gennem udfærdigelse af drejebøger, tilrettelæggelse af møder mellem de involverede parter" med mere.
Designet af de ønskede dataudtræk er heller ikke standard og skal tilrettelægges og implementeres individuelt fra sag til sag, forklarer han videre.
Læs også:
