Artikel top billede

Dansk firma skrottede Office 365 og valgte IBM-løsning

Efter en testperiode på knap et år i en dansk virksomhed blev Microsofts Office 365 sendt ud i kulden - mens IBM's SmartCloud kom ind i varmen.

En af grundene til, at firmaet Langhoff Promotion, der blandt andet udbyder reklameartikler og firmagaver, skrottede sin Office 365-løsning, var, at brugerne druknede i programpakkens mange funktioner.

"De medarbejdere, der var med i testgruppen, blev ved med at fortælle, at de ikke var tilfredse med løsningen, og derfor var vi tvunget til at finde på noget nyt," fortæller Søren Langhoff, direktør i Langhoff Promotion, om den næsten et år lange testperiode.

Opgaven i Langhoff Promotion, der har 40 medarbejdere i Danmark og på Filippinerne, var at samle medarbejdere, samarbejdspartnere og kunder i et virtuelt fællesskab, hvor al kommunikation centrerer sig om opgaverne i stedet for hver enkelt medarbejder.

"Vi er en lille, men meget kompleks virksomhed, der samarbejder med andre firmaer og kunder på kryds og tværs af grænser i 25 lande."

Mere fællesskabsfølelse end e-mail

Med medarbejdere og samarbejdspartnere over hele verden er markedsmulighederne store, men udfordringerne opstår, når man arbejder i forskellige tidszoner og ikke deler kontor. 

"Det er svært at skabe en fællesskabsfølelse, når man sidder meget spredt. Derfor efterlyste vi en løsning, der kunne integrere mennesker langt bedre end e-mails. Vi havde brug for at involvere vores medarbejdere dér, hvor de er, uanset om det er Vejle eller Manila," siger Søren Langhoff.

"Et socialt samarbejdsværktøj skaber åbenhed og synlighed, hvilket er forudsætningen for at idégenerere og vidensdele på tværs af opgaver og lande."

"Vores ERP- og CRM-system skulle bindes bedre sammen på tværs af landene, og vores projekter, opgaver og dokumenter skulle samles ét sted," siger han.

Det skal være simpelt

Testen med Office 365 omfattede 10 personer i virksomheden, men den vandt aldrig brugernes hjerter.

"Testpersonerne fandt ikke løsningen intuitiv og brugervenlig. Desuden løb de ofte ind i det problem, at nye brugere skulle guides gennem funktionerne, og vi har absolut intet ønske om at yde it-support."

"Sidst, men ikke mindst, var der en usikkerhed omkring deling af rettigheder. Hvem, der har adgang til hvad," fortæller han.

Derfor kiggede Søren Langhoff sig om efter et alternativ.

Der skulle findes en løsning, der havde nogle af de samme kontor- og cloud-kvaliteter som Office 365, men samtidig kunne opfylde firmaets mål om simpelhed.

Det er afgørende, at værktøjet kan anvendes både internt og eksternt, så virksomheden kan dele informationer og historikken på projekter med kunder og andre samarbejdspartnere

Her stødte han ind i SmartCloud for Social Business fra IBM.

Derfor faldt valget på IBM

"Alle opgaver og al kommunikation relateret til et projekt er samlet i et fællesskab, som kunden også har adgang til. Det betyder, at vi bevarer historikken ét centralt sted og bevæger os væk fra, at vigtig information ligger i isolerede e-mails eller filer på en lokal computer," siger Søren Langhoff.

Funktionerne er ikke så avancerede, og mulighederne er ikke så mange i SmartCloud, men det opfatter Søren Langhoff som et plus.

"Det viste sig at være nemt at anvende, og efter en kort testperiode valgte vi at flytte vores data og kommunikation over på denne løsning. Den opfylder vores behov på en simpel måde."

Mod en virtuel virksomhed

Det digitale og sociale samarbejde er man begejstrede for i virksomheden.

"Både ældre og unge medarbejdere er begejstrede for arbejdsmetoderne i det sociale samarbejdsværktøj, hvor vi driver al kunde- og projektkommunikation hen i stedet for at sende et utal af e-mails," siger Søren Langhoff, og han fortsætter:

"Alligevel kræver det tid at ændre processer, som man har arbejdet med i 20 år. Derfor er vi bevidste om en glidende overgang. Vi slipper ikke e-mails helt, men det vigtigste er, at alle medarbejdere sagtens kan forstå værdien i, at vi tager udgangspunkt i opgaven i stedet for hver enkelt medarbejder."

Læs også:

Sådan sparer Svendborg kassen med cloud-mails

Test: Sådan fungerer IBM's sociale cloud-kontorpakke

CIO i Grundfos vælger Office 365 til 13.000 ansatte




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Despec Denmark A/S
Distributør af forbrugsstoffer, printere, it-tilbehør, mobility-tilbehør, ergonomiske produkter, kontor-maskiner og -tilbehør.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere