Artikel top billede

Trin for trin: Sådan griber du dit ERP-projekt an

På bare tre måneder kan det lade sig gøre at vælge nyt ERP-system og en passende ERP-leverandør. Her er køreplanen til dit næste ERP-projekt.

ERP er igen kommet på ledelsens agenda i offentlige og private virksomheder.

Sådan lyder en aktuel markedsvurdering fra ERP-rådgivningsfirmaet Herbert Nathan & Co, der dermed nikker genkendende til de udmeldinger, som ERP-leverandører, -brugere og -eksperter er kommet med i de seneste måneder på Computerworld.

Herbert Nathan fortæller, at ERP-projekterne i private og offentlige organisationer i Danmark omfatter alt fra helt nye væg-til-væg løsninger til opgradering og tilpasning af de eksisterende løsninger.

Fælles for ERP-projekterne er dog, at man som it-chef har en række partnere og system-leverandører at vælge imellem, og at virksomhedens øverste ledelse vil skulle have konkrete tilbud at forholde sig til, hvis projektet har en vis størrelse.

"Vores holdning er, at det ikke bør tage mere end tre måneder," siger Herbert Nathan om det arbejde, der ligger i at få lavet en kravspecifikation, indhentet tilbud og lavet en anbefaling til ledelsen om valg af nyt ERP-system og en ERP-partner.

"Det er ikke altid, at det kan lade sig gøre, for der er også rigtig meget politik i det. Politiske forhold og beslutningsprocesser kan tage tid," tilføjer han dog.

Du kan også være for grundig

Herbert Nathans anbefaling til it-chefer, der skal til at påbegynde et ERP-projekt, er ganske klar:

"Vend de sten, der er nødvendige at vende nu, og lad være at analysere for dybt. Få analyseret det, der er nødvendigt, for at du kan træffe et valg af løsning og partner og få lavet en fornuftig kontrakt. Det er det, man skal bruge tid på," siger ERP-rådgiveren til Computerworld.

Det betyder også, at man ikke nødvendigvis skal bruge måneder eller halve år på at lave en kravspecifikation - heller ikke selv om ERP-løsninger kan være ganske omfattende og komplekse.

"Ved at samle de rette mennesker over en eller to dage kan man få krav til de enkelte områder - økonomi, logistik, indkøb og så videre - på plads."

"Vi mener heller ikke, at leverandørerne bør have måneder til at lave tilbud. Hvis man adviserer dem på forhånd om, at man om 14 dage sender tilbudsmateriale ud, og at de har 14 dage til at besvare det, får man det tilbage efter de 14 dage," forklarer Herbert Nathan.

Evaluering af tilbud

Når man har tilbudsmaterialet fra leverandørerne, skal det evalueres. Her foreslår Herbert Nathan, at man kører nogle workshops med leverandørerne.

"Så ser man på systemet, får afstemt nogle forventninger og spurgt ind til tilbuddet. Efter de her to-tre uger, hvor du har kørt workshops og evaluering, kan du lave en indstilling til ledelsen. Du kan komme med et beslutningsgrundlag," foreslår han.

Før man når til at kunne komme med en konkret indstilling til ledelsen, skal man naturligvis evaluere de indkomne tilbud fra leverandører og partnere.

Evaluerings-kriterierne er forskellige fra projekt til projekt, men Herbert Nathan kommer med et typisk eksempel, hvor man vil evaluere ud fra seks forskellige perspektiver:

1) Funktionalitet

Her kigger man på, om løsningen har de konkrete funktioner, man eksempelvis har brug for til salg og tilbud, lager, logistik og internetservices.

2) Teknologi

Hvilken hardware- og databaseplatform skal man eksempelvis bruge? Hvad med performance, driftsstabilitet og udviklingsmuligheder?

3) Øvrige løsningsforhold

Under dette punkt fokuserer man på eksempelvis udbredelsen i markedet, modenhed og kompleksitet i forhold til drift og vedligehold.

4) Leverandørforhold

Hvordan ser fremtidsperspektiverne ud? Hvilke referencer har leverandøren, og hvordan er kemien i det hele taget?

5) Implementeringsforhold

Her anbefaler Herbert Nathan, at man eksempelvis kigger på, om der findes alternative leverandører, hvordan implementeringstiden vil se ud, implementeringsstrategien og de generelle projektrisici.

6) Kommercielle forhold

Hvad er softwareprisen og prisen for support og vedligehold? Og hvad med kontraktforhold, garantier og leverandørens commitment til videre udvikling?

Der findes naturligvis en lang række andre spørgsmål under hver kategori, som det kan være relevant at få svar på.

Det ændrer dog ikke på Herbert Nathans overordnede budskab om, at det generelt kan lade sig gøre at vælge både system og leverandører på cirka tre måneder.

Dette bør indgå i business casen

Det er ifølge Herbert Nathan fortsat et problem, at der i mange ERP-projekter ikke er lavet en ordentlig, kvantificerbar business case.

Business casen er vigtig, fordi det er et pejlemærke, man kan styre efter, og fordi det er noget konkret , man kan bruge til at måle, om projektet er en succes eller ej.

Det, der gør business casen mere kompliceret end som så, er, at det ikke er alle gevinster, man vil kunne måle i kroner og ører.

Herbert Nathan forklarer, at generelt kan dele business casen op i fire hovedområder:

1) Omkostningsbesparelser

Eksempelvis sparede it-omkostninger på grund af færre systemer eller lavere revisionsomkostninger.

2) Effektivisering

Eksempelvis hurtigere regnskabsafslutning, optimering af processer og hurtigere leveringestimater til kunder.

3) Strategisk

Eksempelvis en mere integreret organisation, hurtigere ERP-udrulning ved opkøb og mere mobile medarbejdere.

4) Beslutningsstøtte

Eksempelvis større gennemsigtighed på lagre og bedre salgspris-beslutninger.

Sådan ser en ERP-livscyklus ud

Dette er naturligvis kun første skridt i ERP-projektet, men ikke desto mindre er det altafgørende, at man får truffet de mest fordelagtige beslutninger fra starten af, og at det sker på et oplyst grundlag.

Herbert Nathan fortæller, at anskaffelses-fasen kun er første del af ERP-rejsen, der i alt typisk varer omkring 10 år.

Efter et årti vil man formentlig både have opgraderet og måske også re-implementeret ERP-løsningen.

Til den tid vil man ofte stå en en situation, hvor man må erkende, at ERP-løsningen ikke længere understøtter virksomhedens forretningsbehov, at der er kommet for mange knopskydninger, eller at det simpelthen bare er mere økonomisk fornuftigt at investere i noget helt nyt frem for at prøve at lappe på det, man købte for mange år siden.

Hele denne ERP-livscyklus er illustreret i den nedenstående figur:

Denne artikel indgår i en serie artikler om fremtidens ERP-løsninger fra Computerworld.

Vi har interviewet leverandører, rådgivere og brugere om mulighederne og udfordringerne med ERP. Læs alle artiklerne her.

Læs også:

Derfor er dit valg af ERP-partner så afgørende

Her er de største spillere på det danske ERP-marked

Fem ting du skal vide om fremtidens ERP-løsninger




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Brother Nordic A/S
Import og engroshandel med kontormaskiner.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere