Arbejdsgangen er blevet lettere i Roskilde Kommune efter indførslen af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, ESDH.
Kommunen sparer angivelgt hundredvis af arbejdstimer hvert år. Det estimeres, at alene arbejdet med at sammensætte dagsordener til de politiske udvalg, der før tog mere end 700 arbejdsdage årligt er blevet strømlinet så meget, at der spares 600 arbejdsdage om året.
FICS Danmark var leverandør til det nu nedlagte Roskilde Amt og var på tale som leverandør til Ramsø Kommune inden den blev en del af den nye Roskilde Kommune. FICS stod derfor i forreste række da Roskilde Kommune skulle have udskiftet deres systemer.
[b]Hurtigere sagsbehandlingb]
En borger sender en ansøgning i en sag. Brevet bliver scannet af Post Danmark, som via FICS-systemet sender indholdet direkte til den relevante afdeling.
Sagsbehandleren kan hurtigt hente de relevante oplysninger til sagen, for formularer og lignende ligger allerede i systemet.
Hvis sagen skal behandles af et politisk udvalg sker også indstillingen til dagsordenen, og den videre behandling i FICS-systemet.
”Med 81.000 borgere og 7000 ansatte i forvaltningen er der tale om mange sager hver eneste dag. Borgerne forventer naturligvis en hurtig sagsbehandling. Her får vi stor hjælp fra den elektroniske dokumenthåndtering,” udtaler sekretariatschef Thomas Meyhoff fra Roskilde Kommune.
Kommunen har i øjeblikket mellem 800 og 900 brugere af FICS. Senere skal også børneinstitutioner, skoler og plejehjem benytte systemet.
