Sådan får du succes med outsourcing

Når en virksomhed vælger outsourcing eller offshoring er der en række faktorer, der skal tages under overvejelse inden den kaster sig ud i det.

Computerworld har derfor samlet et par gode råd fra country manager Arne D. Hansen fra den danske virksomhed Ciklum, der tilbyder sine kunder at outsource softwareudvikling til virksomhedens afdelinger i Ukraine.

Ciklum har i øjeblikket godt 50 danske kunder, der alle har mellem en og halvtreds udviklere fast tilknyttet gennem virksomhedens udviklingsmiljøer i Ukraine.

"For det første er det vigtigt, at beslutningen om at outsource er forankret i hele organisationen. Og særligt i ledelsen. Det nytter ikke noget, hvis det er et enstrenget projekt, hvor der sidder en enkelt ildsjæl, som enormt gerne vil det her," fortæller Arne D. Hansen.

"Det kan nemlig blive katastrofalt, hvis ildsjælen pludselig forlader virksomheden, og der ikke er nogen til at tage over."

Dernæst skal virksomheden få struktur på det, der skal outsources. Der skal laves nogle specifikationskrav.

"Specifikationslisten behøver ikke nødvendigvis at være en bibel. Men det er nødvendigt at opstille nogle krav og få lidt styr på processen frem for at springe hovedkulds ud i det," siger Arne D. Hansen.

Lost in translation
Når beslutningen om at outsource er taget, er der dog som regel også nogle barrierer, der skal overvindes.

Ciklum har alle sine udviklere placeret i Ukraine, hvilket betyder en fysisk afstand på et par tusind kilometer.

"Med så store afstande kan der let gå noget lost in translation. Virksomheden skal derfor kommunikere klart ud, hvad den vil. Særligt i begyndelsen er det vigtigt at sikre, at udviklerne forstår, hvad man mener." siger Arne D. Hansen.

"Derudover kan der være sprogmæssige vanskeligheder. Man skal lige vænne sig til den ukrainske accent. Men når først man har vænnet sig til, at trykket lægges på en anden måde, går det gnidningsfrit."

Ciklums kunder benytter derfor også it-værktøjer til videndeling i et forsøg på at skabe nogle gode rammer for kommunikation. Derudover foretages også faste telefon- og videokonferencer.

"Det kan ikke gøres med venstre hånd. Outsourcing er ikke bare at sende opgaven ud af huset. Virksomhederne er nødt til at afsætte ressourcer til at styre processen." mener Arne D. Hansen.

Autoritetstro
Den åbne danske kultur kræver også lidt tilvænning, når der outsources til et land som for eksempel Ukraine.

Ukrainere er nemlig, ifølge Arne D. Hansen, ofte mere autoritetstro end danskere.

"Det betyder, at en ukrainer går gennem sin chef med alting, hvor danskere i højere grad kun inddrager chefen, hvor det giver mening," Siger Arne Hansen.

"Virksomheden har derfor en opgave i at forklare, at alting ikke nødvendigvis behøver at gå kommandovejen. Det er vigtigt at fortælle medarbejderne, at det er helt i orden at kommunikere med virksomheden, frem for gennem deres nærmeste leder. De skal vide, at de ikke behøver at spørge chefen først." siger han.

"Opgaven går altså ud på ikke bare at være åben, men også fortælle, at åbenheden i lige så høj grad gælder den anden vej."