Computerworld News Service: Du bliver klappet på skulderen af en, der siger "Vi har arrangeret et webinar for at vise den vigtige teknologi, vi har udviklet, og eftersom du kender teknologien bedre end nogen anden, har vi besluttet, at det er dig, der skal stå foran kameraet."
Hvad gør du?
Mange vil hellere en tur til tandlægen eller betale høj skat end at tale offentligt. De foretrækker måske endda at betale tandlægens skat frem for at tale foran en forsamling.
Måske er denne frygt for at blive til grin grunden til, at mange forretningsfolk er nervøse for at afholde webinarer.
Men et webinar kan være en god idé, i hvert fald for forretningen, fordi disse online-præsentationer er en glimrende mulighed for at tale til kunderne én ad gangen, uanset hvor stort ens publikum er.
Med det rigtige materiale og passende præsentationsteknikker er det muligt at interagere med hver enkelt deltager i stedet for at tale til en stor gruppe fremmede. Så du er nødt til at overkomme frygten for at blive til grin.
Det kan du gøre ved at bruge vores tips til at stoppe bekymringen og gå til opgaven med oprejst pande.
Forbered dig ordentligt
Én måde at holde fokus er at undgå forstyrrelser. Sørg for at ordne alle detaljerne på forhånd, så du kan bruge al din energi på præsentationen under webinaret.
Afhold seminaret mindst to gange for at tage højde for de forskellige tidszoner. Undgå mandage og fredage, da det er her, folk oftest holder møder, og derfor vil der være færre, der deltager i dit webinar.
De bedste tidspunkter er klokken 10.00 eller 14.00, da dine gæster for det meste sidder ved skrivebordet før eller efter frokost.
Send en påmindelse en uge før, webinaret finder sted, og endnu en dagen før.
Start planlægningen omkring fire uger før webinaret. Det er ikke en opgave, der er god at starte på aftenen inden, for det vil bare øge din nervøsitet.
I de første planlægningstrin bør din opmærksomhed primært være rettet mod at finde på et spændende emne, finde oplægsholdere og definere målgruppen.
Sådan udvikler du indholdet
Den vigtigste forudsætning for et vellykket webinar er, at indholdet er interessant, fængslende og oplysende. Hvis materialet er kedeligt eller irrelevant, mister du gæsternes opmærksomhed - og salget.
Bed en brancheekspert, kunde eller partner til at præsentere en case study eller gennemføre et interview under webinaret. Det vil øge interessen og antallet af deltagere. En anerkendt ekspert på området kan fordoble eller endda tredoble fremmødet.
Her er et par eksempler på webinarer, der virkelig ramte plet på grund af deres fængslende og relevante indhold:
• Et markedsføringsgruppe afholdt et webinar med tips til at maksimere julesalget på et tidspunkt, hvor julen så ud til at være nøglen til mange forretningers overlevelse. Over 90 procent af de tilmeldte deltog - gennemsnittet ligger omkring halvdelen.
• Et oplæg i januar om, hvordan kundeemner kan plejes for at øge salgsteamets succes oversteg alle forventninger til deltagelse. Deltagerne fik praktiske råd og nye idéer, og en kendt forfatter holdt et oplæg.
Den fejl, der er vigtigst at undgå, er at reklamere uhæmmet for sig selv. Det er der mange, som ikke vil bruge tid på at kigge på.
Forbered spørgsmål, du kan stille ved tilmeldingen. Det kan give dig god indsigt i dit publikum - hvis du altså stiller spørgsmål, der kan hjælpe dig med at tilpasse din præsentation til tilhørernes behov, og samtidig kan du få én ide om deltagernes uddannelse og kvalifikationer.
Det er ikke nødvendigt at bruge tid på en indledende passage med oplysninger, der er indlysende for deltagerne.
Derudover er det en god idé at forberede en undersøgelse, du kan give folk efter webinaret. Stil opfølgende spørgsmål for at kvalificere dem yderligere som salgsemner og få deres mening om webinaret.
Endelig kan du forberede en spørgsmål og svar-session for at opfordre deltagerne til at medvirke aktivt.
Der er selvfølgelig nogen risici forbundet med at åbne for spørgsmål. Du kan for eksempel få et spørgsmål, du ikke kan svare på. Eller værre endnu, du kan risikere, at en deltager bare er ude på at tage opmærksomheden. Men igen er løsningen forberedelse.
• Lav på forhånd en liste over de spørgsmål, du forventer at få, og tænk over svarene. Hav noterne i nærheden under webinaret, så du kan bruge dem, hvis det bliver nødvendigt.
• Fokuser på de spørgsmål, du gerne vil høre.
• Svar positivt og troværdigt på kritiske spørgsmål, og gå så hurtigt videre - lad være ved at dvæle ved det negative. Og husk, at hvis alt andet fejler, kan du altid vælge at blokere en grov deltager.
Øvelse gør en stor forskel. Det er ikke svært at afholde et webinar, men det er noget andet end at lede et møde eller en telefonkonference.
Et webinar er et event. Deltagerne har højere forventninger end deltagere i mindre formelle møder blandt små grupper.
Undgå Murphys Lov
Test din præsentation et par gange på forhånd, især hvis du aldrig har prøvet det før. Og øv dig foran spejlet. Du kommer til at føle dig dum, men gør det alligevel, for øvelsen vil gøre dig så hjemmevant i indholdet, at hvis du går i stå midt i oplægget, kan du køre på automatikken, indtil din hjerne bliver samarbejdsvillig igen.
Du får også mere selvsikkerhed og større viden om det tekniske. Du finder ud af, at du piller ved dit hår, når du er nervøs.
Vi siger ikke, at teknikken bryder sammen på det værst tænkelige tidspunkt, men du vil formentlig helst ikke have, at usikkerheden lyser ud af dig, når du forsøger at prøver at få styr på teknikken, mens kameraet kører.
Lær hvordan softwaren fungerer, når der ikke er nogen, der kigger. Du vil nok ikke have dit publikum til at høre dig sige "Hmm, hvad mon der sker, når jeg trykker på den her knap …", hvorefter alt går i sort.
Find også ud af, hvordan du bruger tredjeparts-teknologier. Undersøg for eksempel, om dit webinar kræver, at deltagerne downloader udbyderens software.
Forestil dig reaktionen fra arrangøren, der enten har glemt at tjekke det eller tror, det er ligegyldigt for så at finde ud af, at hun lige har brugt en masse penge på et webinar, en fjerdedel af de tilmeldte ikke kunne deltage i, fordi virksomhedens firewalls forhindrede dem i at downloade softwaren.
På selve dagen: Bevar roen
Det kan godt være, du er nervøs, men du kan i det mindste sørge for at være forberedt. Brug denne tjekliste:
• Tag tøj på i en neutral eller blød farve eller med et enkelt mønster, da pastelfarver er lettest at se. Undgå rød, da det har tendens til at 'bløde, hvilket kan resultere i at kanterne bliver uskarpe. Undgå hvidt, da det gør det svært for kameraføreren at få en god farvekontrast.
• En skjorte eller et slips med tynde striber på langs kan give et distraherende bølget mønster ved den mindste bevægelse.
• Tal til kameraet under præsentationen. Undgå at kigge rundt eller på andre, der kigger på.
• Hvis du tager imod spørgsmål fra tilhørere i samme lokale som dig selv, så kig på spørgeren i stedetr for kameraet, når du svarer.
• Stil dig på ét sted - og bliv stående. Forsøg at lade være med at bevæge dig for meget. Hvis du sidder ved et skrivebord, så lad være med at slå kuglepennen mod bordet. Og hvis du står op, så lad være med at lege med mønterne i din lomme.
Sørg for, at der er stille i lokalet, og brug telefonrøret. Deres mikrofoner er som regel god kvalitet, så baggrundsstøjen bliver holdt på minimum.
Hvis du vælger at bruge "hands free-løsningen" eller konferencetelefonen, kan det resultere i lave stemmer, øget baggrundsstøj i rummet eller ekko.
Med andre ord kan du komme til at lyde som om, du sidder i en spand og taler. Det er svært nok at fastholde alles opmærksomhed, når de i virkeligheden hellere ville lege med deres BlackBerries, så pas på ikke at gøre det let for dem at miste opmærksomheden, fordi de ikke kan høre dig.
Og husk at slukke chat-program, mobiltelefon, PDA, e-mail og andre forstyrrende elementer.
Duk tidligt op til dit eget webinar. Dobbelttjek, at alle links og præsentationer virker. Antag aldrig, at du er for klog, for vigtig eller for travlt til at modtage instruktioner i webinar-platformen på forhånd. De mest forskræmte webinar-ledere er dem, der ikke har taget sig tid til et lydtjek og så finder ud af, at publikum ikke kan høre dem.
Vis en velkomst-slide, hvor der står, at mødet starter snart. I starten af mødet kan du kort gennemgå de nødvendige funktioner, for eksempel hvordan man bruger chat-funktionen eller hvordan og hvornår, du vil svare på spørgsmål.
Bed folk om at sige deres navn, før de taler.
Og til sidst: Slap af og hav det sjovt. Det hjælper også med at fastholde tilhørernes opmærksomhed.
Efter webinaret: VAR du til grin?
Forbered en undersøgelse blandt deltagerne efter webinaret for at få feedback. De er som regel hudløst ærlige.
Du behøver ikke altid at vente, til webinaret er slut, med at få svarene. Folk holder sig ikke tilbage. Selv under webinaret kan folk finde på at kritisere det via chat-funktionen.
De fortæller for eksempel, hvis du taler ned til dem i stedet for at oplyse dem. Og du vil også kunne se på antallet af deltagere, om du gør det godt, for folk begynder at falde fra, hvis du fejler.
Optag dit seminar. Læg det ud på din hjemmeside, og lav et reference-bibliotek med tidligere webinarer, som nuværende og potentielle kunder kan se. Webinar-indhold og Q&A'er kan også være brugbare redskaber til uddannelse af medarbejdere.
Send opfølgende e-mails til alle tilmeldte. Send deltagerne et resumé af spørge-sessionen, yderligere oplysninger, et link til det arkiverede webinar eller bare en e-mail med tak for deres deltagelse.
Oversat af Mille Bindslev.
