Her er fem gode råd til at få mere ud af docx

Dokumenter som ikke kan åbnes og en endeløs jagt på konverteringsprogrammer kan følge med, når it-fabrikkerne sender nye fil-formater på gaden.

Mens debatten om de principielle og tekniske dele af OOXML har raset, er de praktiske dele af overgangen til de nye filer i Microsofts vidt udbredte Officepakker, docx, gledet i baggrunden.

Jasper Hedegaard Bojsen, teknologidirektør i Microsoft forklarer, at der er en stribe ting som it-chefer kan gøre for at sikre en smertefri overgang til de nye filer.

"Det første man skal gøre er at finde en kompatibilitetspakke, som passer til den version af Office, som man bruger," siger Jasper Hedegaard Bojsen. Han forklarer, at der findes gratis kompatibilitetspakker til Office i 2000, 2003 og XP versionen og desuden findes en kompatibilitetspakke til Apple-udgaven af Office fra 2004. Desuden understøtter den nyeste version af Officepakken fra 2007 det nye format, det gælder også Microsoft Office 2008 til Mac.

"Det svarer lidt til en større sikkerhedsopdatering. Den kan distribueres ud til mange brugere, og man kan bruge de værktøjer, som man nu bruger til det. Det er vigtigt at sige, at så kan man både læse og skrive docx-filer," siger teknologidirektøren.

Det andet råd, Jasper Hedegaard Bojsen har til it-cheferne går på en ny funktionalitet i docx.

Traditionelt har computeren ikke kunne skelne data, så den identificerer noget som for eksempel et personnummer. Al den viden kan maskinen ikke traditionelt forstå," siger han og forklarer, at det med de nye filer er muligt at strukturere data i såkaldte kundedefineret XML, også kaldet custom schemas.

Kundedefineret XML giver mulighed for at hente struktureret information ud af et dokument direkte fra dokumenter og uden at skulle bygge for eksempel makroer eller lignende.

"Eksempelvis kan et lille firma, for eksempel en bager, der vil udfylde en faktura, gøre det i Word og printe den og sende den af sted. Med den nye funktion kan han gøre det i et skema, som kan sendes direkte som ren information, til for eksempel det offentlige," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Han forklarer, at det ikke kræver indgående kendskab til XML at lave skabeloner, som kan anvende kundedefineret XML.

"Det svarer lidt til at lave en template," siger han og tilføjer, at eksempelvis faktura-skemaet er lavet og kan findes hos It- og Telestyrelsen. Hvis det drejer sig om mere komplekse skemaer, kan det være en fordel at have en XML-kyndig til at lave selve skemaet, hvis det ikke allerede findes.

Masser af konvertering
I forhold til at arbejde på tværs af de to dokumentformater ODF og OpenXML forklarer Jasper Hedegaard Bojsen, at Microsoft om en uges tid udsender en opdatering til Office 2007, som gør det muligt at arbejde med ODF direkte i Officepakken.

Men det er også muligt at hente en ODF-converter til de tidligere versioner af Microsoft Office uden en converter.

"Microsoft sponsorerede et open source-projekt, der har udviklet convertere, som fungerer på Office XP og 2003," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Det sidste værktøj, som teknologidirektøren mener kan hjælpe it-cheferne i deres arbejde med docx er et konverteringsværktøj, som kan masse-konvertere gamle doc-filer til docx. Og på dette område har det vist sig, at mange Microsoft kunder har valgt at konvertere ud fra en lavpraktisk fordel.

"Vi har også lavet værktøjer, der gør at man kan bulk-konvertere til OpenXML Og OpenXML har en banal men vigtig fordel i forhold til de gamle binære filer. De fylder typisk halvt så meget, og det kan være ret relevant," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Endelig mener han, at det er værd at orientere sig bredt, når man skal vurdere sin brug af docx-filer. For efter Microsoft har afleveret sit format til åben standardisering har flere firmaer taget formatet i brug og udviklet løsninger, der udnytter de nye muligheder.

"Der er masser af tredjeparter, som begynder at lave løsninger. Og det betyder blandt andet, at dokumenter er blevet meget mere dynamiske med det nye format," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Han har ikke overblik over præcis hvor mange brugere der i dag er af docx og OpenXML. Men kompabilitetspakkerne er ifølge hans oplysninger downloadet millionvis af gange.