Har du gode e-mail-manerer?

Computerworld News Service: Har afsendere af e-mail lært at bruge denne kommunikationsform mere effektivt og taktfuldt i de sidste 10 år? Det mener Maureen Bertolo i hvert fald ikke.

Hun påpeger, at ikke blot er der stadig masser af e-mail-bommerter såsom de frygtede "svar alle" e-mail og e-mail, der RÅBER, men sms og Twitter gør faktisk e-mail-manererne værre. Bertolo begyndte sin karriere som programmør og har i 10 år undervist i e-mail-etikette.

Og desværre kommer folk i dag med de samme spørgsmål og den samme brok om e-mail i de seminarer, hun kører på vegne af sin arbejdsgiver, CAI, som for 10 år siden. Det, hun oftest hører, er: "E-mail er for lange!" og "Hvorfor får jeg så mange af dem?"

Det hårdnakkede problem ved e-mail er ifølge Bertolo, at folk overreagerer med svar-knappen og bruger kommunikationsformen til opgaver, hvor den er komplet ineffektiv såsom til at forklare komplekse procedurer, løse komplicerede problemer og lufte uenigheder.

E-mail er blevet en så integreret og nem del af, hvordan folk arbejder og kommunikerer, at man tager kommunikationsformen for givet og glemmer at tænke over, at der kan være andre mere effektive måder at kommunikere. Folk vil ofte også gerne have dokumentation for, hvad de har og ikke har sagt, siger hun.

Og nu gør sms'er og Twitter e-mail-manererne endnu værre, tilføjer hun.

"Sms er ved at overtage e-mail, fordi det er endnu lettere. Man skal hverken tænke på stavning, grammatik eller indledende hilsen. Fordi sms'er er hurtigere, tror folk, at de ikke behøver at være professionelle."

I en tid med sms og Twitter vil nogle måske sige, at Bertolos regler for gode e-mail-manerer er ude af trit med, hvordan folk kommunikerer, og med behovene i det globale erhvervsliv. Men Bertolos standarder er for afsendernes - og modtagernes - eget bedste. Hendes mission er at lære folk at kommunikere med hinanden på den mest effektive facon, og det er ikke altid via e-mail.

Bertolo bemærker også, at et menneskes brug af e-mail siger meget om hans eller hendes kommunikationsevner og fremtræden. At vide hvornår og hvordan man bruger e-mail effektivt kan være afgørende, siger hun. I jobsøgning udgør en e-mail til en potentiel arbejdsgiver ofte det første indtryk.

Så hvis du gerne vil gøre en god personlig fremtræden, så bør du være opmærksom på hvilke e-mail, du sender.
På næste side får du otte af Maureen Bertolos råd til ordentlige e-mail-manerer.

Fortsættes ...