BLOG: Flere virksomheder overvejer at introducere nye platforme og samarbejdsformer, der har potentialet til at erstatte e-mails. Men kommer det til at ske?
Ifølge Wikipedia begyndte mennesket at sende e-mails tilbage i 1965. I en verden, der udvikler sig meget hurtigt, er der teknologisk ikke sket meget nyt siden da, og mange af os bruger stadigvæk e-mail som et primært kommunikationsværktøj, næsten 50 år efter.
E-mail har rigtig mange fordele: Man kan hurtig og effektivt komme af med sit budskab eller sin besked til en masse udvalgte modtagere, og vi kan sende interessante dokumenter til hinanden og på den måde holde hinanden helt up-to-date. Men rigtig mange af os oplever nok efterhånden e-mail som en større belastning, fordi der i mange virksomheder har udviklet sig en kultur, hvor næsten alle skal med på cc, så de ved, hvad der foregår.
Og her kommer interne social media platforme ind i billedet. På disse platforme kan jeg selv vælge, hvad og hvem, jeg gider at følge og bliver kun informeret, når der kommer indlæg, der har min interesse. Dermed er det mig som bruger, der er i kontrol, i stedet for afsenderen, der spammer min mailboks (som i øvrigt har en maksimal størrelse hos de fleste brugere af Exchange). Samtidig behøver afsenderen ikke at kende til alle mulige interessenter og behovet for at videresende til dem, der ikke var på den oprindelige cc-liste, forsvinder.
Vi skal også vænne os til, at de nye digitale indfødte, som kommer ud på arbejdsmarkedet i fremtiden, er meget begrænsede brugere af e-mail. Det er i hvert fald fuldstændig umuligt at kommunikere med mine børn på mail, da de anser det som håbløst gammeldags. De færdes til gengæld hjemmevant på Facebook, Twitter og lign. og vil ifølge en række undersøgelser forvente at gøre det samme på en arbejdsplads.
Men vil det så erstatte e-mail? Er e-mail æraen ovre?
Interne sociale medier som Yammer, Jive og Socialcast vokser hastigt i øjeblikket, og mange virksomheder overvejer implementering af disse teknologier. Internt i Capgemini gruppen har vi brugt Yammer siden 2008 og har nu 35.000+ brugere (ca. hver tredje) på platformen. Yammer har givet en ekstremt hurtig adgang til eksperter over hele verden. Jeg kan nu få adgang til viden om nærmest hvad som helst ved at stille et spørgsmål ud i verden. Samtidig kan jeg følge med i udviklingen indenfor de kanaler, der min interesse. Capgemini's globale CTO har beregnet, at mængden af cc e-mails i hans mailbox er faldet med 40%.
Men e-mail har stadigvæk sin berettigelse. Sociale medier fungerer bedst til samarbejde mellem vidensarbejdere, mens E-mail fungerer bedst for operationelt orienterede scenarier, hvor opgaver delegeres og løses på en mere struktureret form. E-mail er også stadigvæk bedst til målrettet kommunikation til enkeltpersoner, som ikke skal deles med andre. Jeg vil eksempelvis ikke diskutere private forhold med min chef på et socialt medie...
Så interne sociale medier vil komplementere e-mail i de fleste virksomheder og give os en ekstra kanal at kommunikere på, der er egnet til bestemte formål. E-mail vil ikke dø. Desværre, vil nogen sikkert sige, men vi vil se langt færre e-mails fremover, og det kan vi alle glæde os over.
Tak for indlægget. Jeg bifalder et kritisk blik på e-mail som en de facto standard for samarbejde.
Men du slutter af med at skrive er "E-mail fungerer bedst for operationelt orienterede scenarier." Det tror jeg umiddelbart ikke på. Hvordan definerer du et "operationelt orienteret"? Jeg læser det som noget, der bør have metadata omkring status og beskrivelse af hvordan opgave skal udføres og evt. krav til dokumentation undervejs. Fra udgangspunktet bærer en e-mail ikke nogen metainformation omkring status eller andre systemer. Det skal afsenderen selv sørge for.
Derimod kan du integrere et kommentarfelt på et struktureret objekt (det kunne være en sag, en aktivitet eller hvad man nu arbejder med), og så vil man kunne erstatte behovet for at skrive e-mails, der skal have information kopieret over, før de bærer information omkring en status. Kan et kommentarfelt tilknyttet et struktureret objekt siges at være et socialt medie? Jah, hvis alle kan tilgå objektet, så ja. Det sociale afhænger af hvorvidt sagen eller aktiviteten er åbent for alle eller lukket.
Du tilføjer at "E-mail også stadigvæk er bedst til målrettet kommunikation til enkeltpersoner, der ikke skal deles med andre". Her er min indvending den samme. Et kommentarfelt på en sag kan udgøre et socialt medie, hvor lukketheden afgøres af sikkerheden på objektet. Alt andet lige er videndeling mere effektivt i kommentarer i rette sammenhænge frem for cc-mails.
Men jeg tror stadig, du har ret i e-mail ikke vil dø. Men det hænger sammen med nogle andre ting: først og fremmest er e-mails en meget indgroet vane. En anden ting er, at vi endnu ikke har opstillet samarbejdsplatforme (med strukturerede objekter og kommentarfelter) for alle vores interne og eksterne arbejdsrelationer. Men det er på vej.
Nu er jeg ikke helt sikker på, at jeg er med på, hvad du mener med kommentarfelter på strukturerede objekter med status og opgavebeskrivelse. Men du har måske nogle eksempler? Hvis man har IT løsninger med strukturerede objekter til understøttelse af arbejdsgangene, giver det selvfølgelig mening at benytte disse til samarbejdet omkring de konkrete arbejdsopgaver.
Det har flere leverandører også set og tilbyder collaboration omkring procesunderstøttelse, så det er let at få en dialog med andre, der har været involveret i den givne proces.
Min kommentar omkring "operationelt orienteret" gik mere på, at mail stadigvæk egner sig bedst, hvis der er opgaver, som ikke er tilstrækkeligt repetitive til at retfærdiggøre en struktureret IT løsning, men hvor man alligevel har behov for at delegere opgaver til en eller flere ansatte, som så kan melde tilbage på mail.
De sociale medier giver derimod nogle helt andre muligheder, som hverken mail eller strukturerede platforme kan, nemlig den hurtige adgang til viden og dialog i vidensarbejde, eksempelvis (men ikke begrænset til) projekt- og salgsarbejde.
Godt indlæg, som beskæftiger sig med e-mailens største problem: Information overload! Som du selv skriver, så er der en tendens til, at alle skal være med som CC: og den globale mailingliste er velkendt i mange virksomheder.
Jeg lægger også mærke til de virksomheder, som har offentliggjort, at de vil lave "No email Fridays". Det virker rigtig interessant, og hold da op, hvor må det bare give en masse ekstra timer i ugen.
Når jeg alligevel ikke kaster mig direkte ud i at erstatte mailen med de sociale medier, så hænger det langt hen ad vejen sammen med, at jeg synes, at e-mail trods alt stadig har visse positive elementer. Og ikke kun i forbindelse med "ikke-videnarbejdere".
Der er trods alt dialog, som jeg foretrækker at foretage via mailen. Det er bestemt ikke alt, der egner sig til sociale medier, hvor alle skal være en del af dialogen.
Og så synes jeg også, at vi mangler at få talt om dialogen eksternt. Det vil sige med leverandører og især med kunder. Hos os er der en begyndende forståelse af, at man godt kan have en vis dialog med kunder igennem sociale medier, men vi er på ingen måde der, hvor jeg ville turde at køre en fuldstændig dialog med kunder igennem sociale medier. Heller ikke selv om man lavede et "internt" socialt netværk kun bestående af vores kunder. Der foretrækker jeg 100 % den direkte dialog igennem enten personligt fremmøde, telefon eller e-mail.
Hvordan håndterer i dialogen med jeres leverandører og kunder?
Ja, jeg har også bemærket "no email fridays". Det hjælper bare ikke så meget, hvis mail mængden så bare bliver spredt ud over de andre dage i stedet....
Jeg er meget enig i, at mail stadig har sin berettigelse. Som du siger, er der dialoger som fungerer bedre i emails, men det interessante bliver at følge, om dette ændrer sig over de kommende år, efterhånden som sociale medier udbredes mere i virksomhederne. I mange tilfælde er brugen af email også nærliggende, fordi sådan har det altid været. Mange sociale medie platforme giver jo også mulighed for at kommunikere i mere lukkede grupper.
I forhold til det eksterne er jeg også enig i, at sociale medier ikke kommer til at erstatte mail. Men dialog, som kan komme andre tilgod, eksempelvis produktforespørgsler, support og lignende kunne virksomheder spare mange penge på at føre åbent på et socialt medie, så alle kan følge med.
Se eksempelvis mobilselskabet Giffgaff i England, http://giffgaff.com/, som har "outsourcet" sin kundeservice til kunderne selv. Kunderne hjælper hinanden på sociale medier og opsparer desuden points ved dette i et bonussystem. Den gennemsnitlige reaktionstid på henvendelser (24x7) er minutter! Og så har de kun ca. 20 ansatte.
Andre virksomheder som eksempelvis Dell bruger sociale medier til at udvikle produkter sammen med kunderne. I DK har Danske Bank også benyttet Facebook til dialog med kunderne i forbindelse med udviklingen af deres mobile apps.
I Capgemini bruger vi også sociale medier i stigende grad i dialogen med kunderne, men de traditionelle kanaler som mail, telefon og fysisk møde er stadigvæk de største.
Ligesom ved interne sociale medier, tror jeg heller ikke på, at de traditionelle kanaler vil blive erstattet af sociale medier, men efterhånden vil større og større dele af kommunikationen foregå denne vej. Det er derfor vigtigt for virksomheder at forstå mulighederne i de sociale kanaler.
Det at anvende sociale medier til eksempelvis at involvere kunderne er noget, som er særdeles interessant, og som vi også overvejer i min virksomhed. Vi er dog stadig kun på tankestadiet, og er på nuværende meget i tvivl om, hvordan man rent faktisk ville kunne gribe det an i en konsulentvirksomhed. Jeg kan også forstå på dit svar, at hos jer er det også stadig mail, telefon og fysiske møder, der dominerer. Så vi er ikke de eneste.
Jeg blev i øvrigt så nysgerrig efter jeg læste dit blogindlæg, at jeg selv begik en artikel. Jeg vil prøve at følge mere op på emnet over det næste stykke tid. Artiklen er på følgende URL: http://blog.bleau.dk/ (...)
Når man følger lidt med i de nørd-relaterede nyheder har det været umuligt, at overse den nylige bølge af historier, der handler om en eller anden gut, der er stoppet (eller næsten stoppet) med at sende e-mails. Har man så også læst en del af disse historier kan man næsten ikke undgå, at bemærke en anden ting. Alle disse personer, der bliver berettet om i medierne, lever af at sælge enterprise-versioner af forskellige propreitære social media pakker eller arbejder for en virksomhed, der har den slags i produktporteføljen. Atos og Carsten Rasmussen er så umiddelbart de eneste der skiller sig ud, ved ikke selv at have fremstillet et stykke software, til erstatning for e-mails, de lever af at pushe. De lever så af at sælge de MS social media løsninger, de selv benytter, samt konsultation omkring netop virksomheders brug af elektronisk kommunikation. Så jeg synes alligevel de passer ind i flokken Debatten er stadigvæk interessant, det er slet ikke det. Men man bør nok bide mærke i, at de begejstrede e-mail-løse folk, vi hører så meget om for tiden, faktisk lever af at være netop begejstrede...
Ifølge en IDC undersøgelse er mange virksomheder utilfredse med deres ERP/CRM/BI løsning, som de opfatter som gammeldags, ufleksibel og besværlig at bruge. Men løsningerne er der allerede, så hvor er problemet så?
Carsten Rasmussen er Chief Technology Officer i Capgemini Danmark og er ansvarlig for teknologistrategi, partnerskaber og teknologisk kompetenceudvikling.
Med udgangspunkt i sin teknologiske og arkitekturmæssige baggrund rådgiver han kunder om nye trends og teknologier og deltager i teknologinetværk i Capgemini og eksternt.
Carsten interesserer sig for både teknikken og den forretningsmæssige anvendelse. Du kan følge Carsten på Twitter (@CarstenRasmussn).
Kan gratis sikkerhedssoftware virkelig beskytte din pc? Svaret er ja, hvis du vælger det rette produkt. Læs her en test af de mest pålidelige gratis sikkerhedsprogrammer.
Næsten 200 IBM-ansatte får med få timers varsel sidste arbejdsdag i dag. Ingen var orienteret forud for dagens massefyring, som effektueres øjeblikkeligt.
Flyselskabet SAS har brugt op mod trekvart milliarder kroner og seks år på at udskifte sit bookingsystem. Undervejs har der været flere projekt-udfordringer, som kulminerede en vinternat med en big bang-migrering.
Log ind
Publiceret d. 21. december 2011 kl. 22.29
| 
