ANNONCE:
Mange arbejdsgangsanalyser viser, at der i den offentlige sektor bruges megen tid på talrige, daglige møder, som tilmed omfatter mange medarbejdere.
En del af disse møder har en række skavanker, der er ressourcekrævende (følgende 4 punkter er eksempler fra en organisation):
1. Dårlig mødedisciplin betyder, at nogle af mødedeltagerne kommer 5-10 minutter for sent til det enkelte møde, hvilket betyder, at møderne bliver både ineffektive og ustrukturerede.
2. Formålet med møderne er ikke helt klare og ej heller er der en fælles forståelse af, hvad der skal komme ud af mødet
3. Der er deltagere på mødet, som egentlig ikke kan se, hvorfor de deltager.
4. Der bliver ikke fulgt op på møderne hurtigt nok, hvilket skyldes, at der er begrænset ledig tid - på grund af efterfølgende møder.
På denne måde er organisationen inde i en dårlig spiral. Der er knaphed på tid, på grund af at alt for mange går til alt for mange møder.
Hvad kan der gøres ved det?
Der kan gennemføres en sanering af antallet af møder samt ikke mindst af de rammer, som møderne skal afholdes efter.
Konkret foreslås, at det 3 dage om ugen aftales, at der holdes web-møder 1-2 time dagligt via nettet. Der lægges et web-mødebånd ind i alles kalendere eet år frem på de 3 dage.
Mødedeltagere mødes ikke fysisk, men kommunikerer via PC-eren og web-cam, således at der både er billede og lyd af deltageren/deltagerne. Det vil være en klar fordel, at webmødet teknologisk kan afholdes med 3-4 deltagere, hvis billeder toner frem på den enkeltes Pc’er. Møderne holdes a 20-25 minutter, hvorefter deltagerne iler til næste web-møde.
Inklusivt referat, der skrives under mødet og sendes ud med det samme, kan der holdes 2 web-møder i timen. Én af mødedeltagerne har ansvaret for, at der skrives beslutningsreferat under mødet – og dette sendes med det samme til deltagerne samt målgruppen i øvrigt.
Teknologien til web cam er i hastig udvikling, så både teknologisk og prismæssigt er de udbudte løsninger ved at nå et prisniveau, hvor en større udbredelse i den offentlige sektor vil vise sig konkurrencedygtig.
Specielt, hvis mødedeltagerne ikke sidder fysisk på samme lokaliteter, vil sparet transporttid hurtigt kunne finansiere også de lidt dyrere web-mødefaciliteter, som muliggør konferencer med flere personer.
Web-kommunikation sparer dermed både tid og penge. En business case må vise, hvad der vil være fornuftigt at investere i. Afgørende er, at der frigøres ressourcer.
Blandt andet for kommunerne vil web-møder være attraktive, da webmøderne erstatter tid på intern kørsel mellem flere fysiske lokaliteter, som er en følge af strukturreformens fusion mellem flere kommuner. På denne måde lindres en tidsrøver af de store.
Log ind
Publiceret d. 18. marts 2008 kl. 06.17
| 
