De ti omvendte ERP-projekters bud

BLOG: De ti bud du ikke bør følge når du implementerer ERP projekter
Skrevet i ERP-bloggen

 
ANNONCE:
Der er mange myter om ERP-projekter. Projekterne er svære at styre og går altid over budget er et par af dem - og hvis man ikke går topprofessionelt til værks, kan det meget vel blive til en faktuel virkelighed. De virksomheder, der er kommet igennem nåleøjet og har fået implementeret et solidt funderet ERP-system, vil kunne se tilbage på en hård rejse, men samtidig kigge ind i et systemlandskab, der i langt højere grad tilbyder lavere samlede omkostninger og en forretningskritisk fleksibilitet end sammenlignet med en verden med isolerede eller nødtørftigt forbundne systemer.

Der findes en lang række udmærkede standardmetoder til at understøtte og optimere forandringen og rejsen, men for en virksomhed kan det stadig være svært at vide, hvad er de absolut mest kritiske fokuspunkter i forbindelse med en implementering eller reimplementering af et ERP-system. Nedenfor har jeg givet mit forslag til de ti omvendte bud på, hvad man i hvert fald ikke skal gøre.

1. "Det er vigtigt at have fokus på alle tekniske krav til systemet, før man vælger ERP-system"
Der har historisk været meget fokus på tekniske krav - og det er ofte set, at der anvendes meget energi og fokus i kravspecifikationer på funktionalitet, som alle større ERP-systemer understøtter standard. Det kan undtagelsesvis give god mening i en stor udbudsproces - men som oftest giver det hverken værdi for kunden eller leverandøren. Analyser markedet og kend dine mulige systemer og løsninger - men forhold dig åbent til eventuelle forslag. Sørg for at have fokus på at definere de fremtidige forretningsprocesser og de specifikke krav de stiller - efterfølgende på uddybende tekniske krav.

2. "Sørg for at bruge de billigste ressourcer"
Global sourcing-modeller er på mange måder attraktive og er naturligvis her for at blive. Det er dog vigtigt at virksomheden løbende opsamler sine erfaringer, trækker på andre lignende virksomheders erfaringer - og får tingene konsolideret og implementeret i sin strategi. Såfremt et projekt, et område, en proces, eller endda et objekt er for forretningskritisk eller meget komplekst, skal man bruge det med omtanke - man får som oftest, hvad man betaler for.

3. "Sørg for at bruge forskellige partnere til henholdsvis drift og projekter"
Det kan med praktiske virkemidler som bod og shared risk-modeller naturligvis lade sig gøre at opdele drift og projekter indenfor samme område. I praksis er der dog altid muligheden for at kritiske ting falder ting mellem to stole - og min erfaring er, at det er bedst at have det samlet et sted. Det gør det nemmere f.eks. at definere support-organisation og potentielle fejlprocesser, og så er der en klar ansvarsfordeling for ting, der skulle dukke op efter go-live.

4. "ERP-projektet stiller ikke krav til os"
Et ERP-projekt skal stille krav - det er kritisk, at forretningen stiller nøgleressourcer til rådighed. Det er forretningen, der skal tage stilling til, om man kan leve med de standardprocesser, der nu engang følger med et system - eller om systemet skal tilpasses - hvilket altid er dyrt i forbindelse med såvel implementering som vedligeholdelse. Det er i sig selv en kunst at trække netop de nøgleressourcer, der i hverdagen får tingene til at glide, til at være med i et projekt, der fokuserer på morgendagens processer og systemer. Forretningen skal i høj grad være med til at drive projektet - og sørge for at gevinsterne høstes.

5. "Hvis vi ikke når deadline, så sørger vi bare for at få flere folk på projektet"
Jo tættere man når en deadline, jo mere indlysende bliver konklusionen, at det bliver svært - eller i nogen tilfælde umuligt at nå. Det er en klassisk fejl på mange projekter, at man så øger antallet af ressourcer. Det tager tid og flytter fokus at introducere nye ressourcer på projektet. Der er altid en kortere eller længere periode før, at nye ressourcer er up-to-speed. Samtidig er omkostningerne er eksponentielt stigende - flere medarbejdere kræver mere administration, flere teamledere, flere projektledere osv. Sørg for løbende at have et solidt overblik behovet i projektet og vær opmærksom på konsekvenserne ved at inddrage flere folk på projektet senere i forløbet.

6. "Vi behøver ikke en projektlokation"
I praksis er det min erfaring, at det altid er at foretrække at sidde sammen på samme lokation. Men i en stadig mere global verden med videotelefoner, Facetime og Skype kan det være endog meget nærliggende at spare en fælles projektlokation væk. I stort set alle større projekter vil der være perioder, hvor der er behov for en holdindsats ud over det sædvanlige - det kan således være kritisk, at der fra starten af er skabt den helt rigtige holdånd. Har man ressourcer siddende overalt i verden, kan faste skærme med forbindelse til diverse lokationer være med til at give indtrykket, at man sidder sammen - skulder ved skulder.

7. "Vi skal have et fastlagt stramt budget"
Det er de færreste virksomheder der har et komplet og detaljeret overblik over virksomhedens krav til et kommende ERP-system. Man bliver som oftest ikke så lidt klogere i forhold til såvel behov som på, hvad der reelt er muligt. Det er således vigtigt at man i sin business case har indarbejdet en contingency, der er tilstrækkelig til at projektet ikke løbende skal sættes på hold og refinansieres.

8. "Dokumentation er ikke vigtig, og vi kan spare den væk om nødvendigt"
ERP-systemer er som oftest særdeles komplekse, og dokumentation er således meget vigtig i forhold til såvel den løbende support som den fremtidige udvikling af løsningen. Hvis dokumentationen er mangelfuld, så er man tit bundet til sin leverandør - og som oftest enkeltpersoner. Det er således vigtigt, at man stiller krav til kvaliteten af dokumentation og forholder sig kritisk til den kvalitet, der bliver leveret. Med ordentlig dokumentation menes der forståelig, struktureret, godkendt og let at finde.

9. "Et ERP-systems brugergrænseflade skal være ens på tværs af brugerroller"
Ekspertbrugere værdsætter som oftest enhver funktion i deres ERP-system. De er vante brugere af de komplekse menuer og bruger uden besvær de mange tastaturgenveje. Anderledes forholder det sig med brugere, der kun besøger systemet lejlighedsvis. Det kan med langt de fleste ERP-systemer nemt lade sig gøre at bygge tilpassede brugergrænseflader på tværs af platforme som webbrowsere og smartphones, der gør besøget kort og effektivt - vel at værd at bemærke, en brugergrænse som ville begrænse den professionelle bruger.

10. "Der er ikke brug for forandringsledelse"
Det er igennem de senere år blevet tydeligt, at det på såvel kort som langt sigt er en bekostelig affære at fravige systemernes standardprocesser. Tilpasning til nye processer i virksomheden har skabt et fornyet og forstærket fokus på forandringsledelse. Det er således vigtigere end nogensinde før at skabe positive ambassadører rundt omkring i virksomheden - at skabe fokus på de væsentligste fordele, og at såvel eksisterende som kommende brugere glæder sig til at bruge ny funktionalitet - eller til at bruge systemet i almindelighed. I modsat fald kan man stå med et teknisk vidunder, men reelt set et fejlslået projekt, fordi brugerne ikke anvender det nye system optimalt - eller slet ikke anvender det.

Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...
 




Peter Kreiner
Peter Kreiner er Business specialist i NNIT og ekspert inden for Enterprise Arkitektur, IT Governance og mobile-løsninger i forhold til SAP ERP-løsninger. Han arbejder dagligt med at få it og forretning til at hænge sammen og med at sikre, at det er noget, som brugerne har lyst til at bruge. Peter interesserer sig for ny teknologi, og hvordan den påvirker dagligdagen. Han deltager i teknologinetværk både i NNIT og eksternt.

Se mere om Peter Kreiner

 
Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Erhvervsakademiet Lillebælt
Udvikling og salg af klassebaseret undervisning, blandt andet inden for multimedie og it.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
CIO Executive Update

CIO Executive Update er kombinationen af oplæg fra en international top-CIO og muligheden for at netværke med andre CIOs og it-direktører gennem flere round tables om aktuelle emner. Læs mere

Søhuset - 2970 Hørsholm



Advanced Threat Protection - sådan beskytter du din virksomhed

Angreb på din virksomheds eller organisations netværk, data og viden er flyttet fra drengeværelset til at være en industri komplet med underleverandører og oursourcing. Kom og hør blandt andet Forsvarets Efterretningstjenestes bud på de aktuelle angreb - og hvordan du kan sikre din virksomhed mod de avancerede og konstante angreb. Læs mere

Scandic Sydhavnen - 2450 København SV



Få den bedste it-infrastruktur - nemt, sikkert og effektivt

Forretningssystemer skaber data som aldrig før. Det stiller krav om at kunne levere mere for samme budget. Private og offentlige skyer giver nye muligheder og nye udfordringer. Og så er der måske penge at spare ved at skifte virtualiseringsplatform? Hør om udfordringer og få bud på løsninger på Computerworlds How-To om server, storage og virtualisering. Læs mere

Pfizers Konferencecenter - 2750 Ballerup







Computerworld
Nu er det slut med Java til NemID: Her er den nye løsning
Om få dage er det helt slut med at benytte Java til NemID. Læs her, hvad der kommer til at erstatte Java-appletten.
Comon
5 tip: Sådan får du nye kontakter på 30 sekunder
Lær hvad du skal tale om, hvis folk ikke skal glemme dig, når du har været til konferencer. Og nej, folk gider ikke tale om vejret.
Channelworld
Danske it-butikker klar til Black Friday - her er nogle af de gode tilbud
Det amerikanske shopping-fænomen Black Friday er kommet til Danmark. Det betyder et døgn med rigtig gode tilbud på grej. Vi tumler en tur gennem de danske it-butikker på jagt efter gode tilbud.
White paper
Sikre identiteter er god forretning
Aladdin eToken er en stærk autentificeringsløsning, der understøtter nuværende og fremtidige krav og giver et højt investeringsafkast (ROI).