Vores allesammens personlige assistent

Interessen for kontorsoftware har nok aldrig været større. Spørgsmål og problematikker vendes dagligt i stort omfang i medier, online debatter etc.

Selv om meget har ændret sig de seneste år, hvor internettet har ændret alting og hvor interoperabilitet, åbne standarder og open source er begyndt at spille en rolle i marked - som ingen kunne have forestillet sig for blot 10 år siden - så er den egentlige essens i debatten den samme som altid, nemlig at valget mellem kontorpakker som f.eks. Microsoft Office og kontorpakker fra f.eks. IBM, SUN (snart ORACLE), Apple, Google Apps m.fl. naturligvis handler at vælge det, som virker i dagligdagen.

De mere akademiske diskussioner om filformater eller de ideologiske debatter om hvorvidt kontorpakken er open source eller ej, er naturligvis interessante at følge for de få, men de rammer reelt helt ved siden af, når det kommer til praksis.

Derfor blev jeg også positivt overrasket, da jeg forleden dag kunne læse indlægget "OpenOffice-lavinen ruller" på Computerworlds open source-blog.

Særligt fordi Open Source Leverandørforeningen (OSL) - der repræsenterer flere af de ovenfor nævnte virksomheder der hver dag konkurrerer med bl.a. Microsoft - helt udlader den akademiske diskussion, og i stedet fokuserer fremad på de praktiske parametre, som betyder noget i hverdagen.


Vore tids personlige assistent
Kontorpakken er på sin vis vore tids personlige assistent. Den aflaster os i det daglige, så vi slipper for at holde styr på en masse detaljer så som møder, opgaver osv., og den hjælper os med at gøre en masse arbejde hurtigere og mere effektivt og interessant.

Derfor undrer det også, at grundlæggende parametre som funktionalitet, brugervenlighed, sikkerhed og ikke mindst produktivitet så sjældent indgår i debatten.

I stedet begrænser debatten sig ofte til et forsøg på at hænge it-cheferne ud for ikke "blot" at gå fra Microsoft Office til f.eks. OpenOffice. Der er tidligere anvendt forsimplinger og retorik uden hold i virkeligheden til at fremstille f.eks. den offentlige it-chef, som i lommen på Microsoft, blind for udviklingen eller i bedst fald blot ligeglad med omkostninger. Heldigvis er ser dette nu ud til at ændre sig.


Hvad koster OpenOffice?
Morten Kjærsgaard skriver fornyeligt i "OpenOffice-lavinen ruller", at han "har gjort det til en ufravigelig grundregel ikke at koble orderne 'gratis' og 'open source'". Det er jeg meget enig med Morten i, ikke mindst fordi dette leder til det væsentlige spørgsmål: "Når OpenOffice ikke er gratis, hvad koster det så?"

Vurderingen af omkostningerne ved anvendelse af en kontorpakke er kompliceret, og derfor er det naturligvis vigtigt med så stor gennemsigtighed som muligt. Desværre er der ikke så meget mere hjælp at hente i "OpenOffice-lavinen ruller", ud over at Morten Kjærsgaard skriver, at leverandørerne naturligvis også skal leve af noget. Hvad dette noget så er, forbliver dog i det uvisse.

Det er ikke nogen overraskelse, at Morten Kjærsgaard, som formand for OSL, selv mener, at OpenOffice er billigere end Microsoft Office. Enhver it-chef ved dog, at så enkelt er det ikke, ligesom som enhver it-chef ved, at licenser til kontorsoftware ofte udgør mindre end 5 % af de samlede it-omkostninger til en arbejds-pc. Med andre ord ved it-chefen, at det ikke nytter meget, hvis it-afdelingen sparer nogle få procent på softwarelicenserne, blot for at se udgifterne til f.eks. vedligeholdelse og konsulentydelser stiger disproportionalt med besparelserne og på bekostning af produktiviteten hos brugerne.


Blot 5-10 minutter gør en verden til forskel
Nedgang i produktiviteten hos medarbejderen er givet vis skjult for it-budgettet, men her opstår der ikke desto mindre et paradoks, for medarbejderproduktivitet er selve årsagen til, at der overhovedet investeres i kontorpakker.

Der skal ikke meget fantasi til at se, at blot 5-10 minutters tabt produktivitet eller frustration foran skærmen hos hver enkelt bruger, i dagligdagen hurtigt løber op.

Med andre ord skal Microsoft Office ikke være ret meget mere brugervenlig eller tilbyde ret meget mere eller bedre funktionalitet end OpenOffice gør det, før Microsoft Office bliver den bedste investering i medarbejdernes produktivitet og arbejdsglæde. Og det understøtter alle undersøgelser, at Microsoft Office gør.

Mens brugerne interesserer sig for det som er i pakken, og hvor let det er anvende, så interesserer it-afdelingen sig for det, som skal til for at få det hele til at virke for hundredvis, måske tusindvis, af brugere i et mangfoldigt it-miljø med rigtig mange snurrende tandhjul.

Det har vi som it-leverandører en forpligtelse til at hjælpe dem med. Og det gør vi ikke ved at diskutere, hvad der var gældende i går eller for 10 år siden, men derimod hvad der skal til for at skabe gøre vores allesammens personlige assistent mere behjælpelig for os alle i dag og i morgen.


Læs mere om Microsoft Office og OpenOffice
Som supplement til dette blogindlæg har jeg skrevet mere om bl.a. produktivitet og brugervenlighed i Microsoft Office henholdsvis OpenOffice. Det kan læses her.