Er det egentlige ikke en HR opgave?

Jeg mener helt klart, at HR skal med på banen, også når der er nyansatte. Men det er nok nemmere sagt end gjort. Det er i hvert fald nok op til IT-afdelingen at få det på skinner.

/Leon

Det bør ALTID være et samarbejde mellem HR og IT-afdelingen. Men artikelen nævner ikke noget om datatilsynet samt dansk lovgivning, hvilket i bund og grund er den helt store hovedpine for os it folk.
I bund og grund bør det ALDRIG være IT-afdelingen som er totalt bestemmende på dette område. Det er de i øvrigt også kun i de virksomheder som ikke ved bedre. Jeg kan give en eksempel:
En ansat forlader sin stilling i X virksomhed. Personen er selvsagt genereret noget data. Dels i sin mail og dels i sin medarbejderfolder mv.
Og lige nøjagtig disse X lokationer er den helt store hovedpine for IT-afdelingen, for hvem må få adgang? og hvem skal bestemme at andre evt. skal have adgang? Og her er det at datalovgivningen træder i kraft...
I en velorganiseret virksomhed, vil der ske' det, at en chef beder om adgang til en tidligere ansats data (kunne være personlige) og opgiver en seriøs grund til at en anden ansat skal have adgang. Dette skal dokumenteres og det er IT-afdelingens ansvar at denne dokumentation bliver gemt i tilfælde af tilfælde myndigheder kommer forbi og siger hej-hej...
Nogle steder vil virksomhedens HR afdeling kommer ind i spørgsmålet, men i bund og grund er der tale om at datalovgivningen træder i kraft. I sidste ende er det op til IT-afdelingen at afgøre om dette er inde for lovens rammer...
Det der bare her er vigtigt at pointere, er at det aldrig bør være IT-afdelingen som er selvbestaltet øverste myndighed. Som mange andre ting IT-afdelingen gør, er det snarere IT-afdelingens ansvar at sikre at gældende sikkerhed bliver overholdt (med andre ord, at dække deres egen røv...) Bare af den grund er det altid vigtigt at dette bliver dokumenteret (og skal dokumenteres og gemmes)...
Når alt dette er sagt, så er almindelig gængs backup procedure at man sletter ikke aktive kontoer, data mv. så længe at disse data er at finde andensteds (f.eks. på fjernbackup osv.)
Der er iøvrigt regler for hvad man skal tage backup af og i hvor lang tid disse skal gemmes. Mange virksomheder har dog andre regler hvor backup også af personlige data, skal gemmes i 5 år eller mere...
Anyhow bare en "lille" kommentar.

Det er ihvertfald IKKE HR-funktionen som skal på banen her !
Problemerne opstår når/hvis personen efterlader data som 'tilhører' ham, dvs er oprettet/vedligeholdt af ham og samtidigt ikke er nemt tilgængeligt for andre.
Problemet ligger egentlig et andet sted.

Mange (de fleste) firmaer har ikke ordentlig styr på data-kvaliteten/strukturen og derved bliver det selvsagt svært at gennemskue hvad en afgående medarbejder efterlader sig - og hvorhenne.

I disse ITIL tider skal datakvaliteten også sikres, dette betyder at man skal etablere en struktur der tilgodeser en funktionsbestemt opbygning, således at den individuelle person egentlig er 'usynlig' i den sammenhæng.
På den måde vil data (i bredeste forstand) altid være tilgængelig og repræsenteret (læs: genfindbar) det rigtige sted.
Det betyder jo også at (data fra en) person som afgår - som jo har udfyldt en funktion - nemt kan genfindes og behandles for validitet.
Den opgave ligger ikke hos HR, snarere hos den afdeling hvorfra person tidligere arbejdede - eller måske hos Asset Mgmt ?

Ja, der er jo mange vinkler på denne sag.

Vi kan jo ikke undgå at komme ind på den evindelige diskution om hvad der er backup og hvad der er arkivering. Backup er noget man tager for at kunne komme i luften igen, når noget går galt. Arkivering er mulighed for at gemme data på en struktureret måde, så de kan finde frem igen om nødvendigt. Det er to meget forskellige dicipliner, men ofte bruges det samme stykke software til at udføre den og derfor blandes de ofte sammen.

Jeg er enig i, at det reelt ikke er en IT-afdelings opgave at rydde op efter en medarbejder som forlader firmaet, men problemet er, at de ofte er de eneste som kan gøre det på en måde, så ting ikke kan genfindes. Efter min mening er det en opgave som skal initieres af HR og udføres af en betroet IT-medarbejder, men i al denne snak om struktureret og ustruktureret data, er det alligevel svært for udenforstående, som både HR og IT vil være, at rydde op i noget de reelt set ikke har forstand på. Derfor kunne en løsning være at alle data fra en afgående medarbejder lægges så kun vedkommendes chef har adgang til det. Derved kan medarbejdere som har brug for det henvende sig til en som kender til værdien af disse data, for at få dem udleveret.

Det hænger igen sammen med nødvendigheden af journalisering. En mail som vedrører en sag, bør jo ligge i sagssysemet og ikke i mailsystemet. Der er ikke noget nyt i dette her. Man lader jo heller ikke sine breve ligge i postkassen, når man har læst dem. Så ryger de ud, eller bliver sat i et ringbind, som efter nogle år sættes på loftet, for til sidst at blive smidt ud.....