Offshoring berører ikke kun udviklingsafdelingen

BLOG: Mange danske ledere tror fejlagtigt, at offshoring kun drejer sig om at skifte deres egne, dyre, udviklingsmedarbejdere ud med tilsvarende, billigere, arbejdskraft fra et fjernt land. Erfaringen viser at beslutningen om at benytte sig af offshoring, vil påvirke, og stille nye krav til mange afdelinger i virksomheden, ikke kun udviklingsafdelingen. Nedenfor vil jeg beskrive de udfordringer som danske virksomheder typisk bliver stillet overfor ved outsourcing.

 
ANNONCE:
Udviklingsafdelingen er den afdeling som bliver mest berørt af beslutningen om at benytte offshoring. Fra at skulle fokusere på intern udvikling, ændres fokus til at kunne håndtere udviklingsopgaver fra en ekstern leverandør. Dette fordrer øget indsats til kravspecifikationer, leverandørstyring, kontraktstyring, kvalitetskontrol af leverancerne foruden evnen til at kunne bygge bro til en leverandør med en anden kultur, organisationsstruktur og modenhedsniveau. I de fleste tilfælde kræver det et kompetenceløft for de implicerede medarbejdere i udviklingsafdelingen; en opgave som desværre ofte overses! Der vil desuden være behov en mere stringent styring af udviklingsaktiviteterne, både hos kunden og den eksterne leverandør, da småfejl, som nemt kan korrigeres ved interne projekter, kan have store konsekvenser i et offshore setup, hvor kommunikationen foregår over store geografiske, kulturelle og organisatoriske afstande.
Opgavestilleren
Opgavestilleren (kan være salgsafdelingen, business development, eller andet) optræder ofte som den 'interne kunde' overfor udviklingsafdelingen ved definition af nye produkter / services. I mange danske virksomheder definerer opgavestilleren kun produkterne på overordnet niveau, og overlader detailspecifikationen til udviklingsafdelingens eksperter. Man skal derfor være opmærksom på at få overført detailkompetencen enten til opgavestilleren eller til den eksterne leverandør, da man ellers vil opleve et kompetence gab mellem opgavestilleren og den eksterne leverandør omkring specifikation af produkterne / services.
Et andet vigtigt element omkring udformning af specifikationer er færdiggørelsesgraden inden udviklingen starter. Ved traditionel intern udvikling er det relativt nemt at tilpasse specifikationerne under udviklingsforløbet men det vil være betydeligt sværere i et offshore setup, da specifikationsændringer skal igennem en relativ tung ændringshåndteringsproces, med estimering, kontrakttilpasninger og planopdateringer. For at et offshore udviklingsprojekt skal forløbe rimelig glat, skal man derfor have specificeret ydelsen meget mere detaljeret inden man starter end man typisk er vant til ved intern udvikling, for at begrænse behovet for ændringer under udviklingsforløbet.
Et tredje vigtigt aspekt er de ikke funktionelle krav som produktet eller servicen skal opfylde. Det kan dreje sig om krav til det fysiske miljø, eksekveringshastighed, interfaces, brugervenlighed, deployning og meget andet, som man ofte ikke tænker over ved intern udvikling, da det er en del af virksomhedens fælles viden, men som skal specificeres overfor den eksterne leverandør. Her er det igen vigtigt at man sikrer sig at den interne SME (Subject Matter Expert) viden er tilgængelig, og deltager i udformning af specifikationerne.
Indkøb / juridisk afdeling
I de fleste danske virksomheder har man en separat indkøbsafdelingen som står for indkøb af produkter og ydelser fra eksterne leverandører. Problemet er at indkøbsafdelingen er optimeret til at forhandle med leverandører som leverer sammenlignelige produkter og ydelser, men det kan være overordentlig svært at sammenligne leverancerne fra offshore IT leverandører, da forhold som erfaringer fra tidligere udviklingsprojekter og kompetencer hos den enkelte konsulent har afgørende indflydelse på de fremtidige projekters succes. Det er af afgørende betydning for succesen, at udviklingsafdelingen inddrages i kontraktforhandlingerne og udvælgelse af den eksterne leverandør, da det er udviklingsafdelingen som skal leve med valget af leverandøren efterfølgende. Den værste fejl man kan begå, er ukritisk at fokusere på timeprisen for konsulenterne hos den eksterne leverandør, da man derfor med usvigelig sikkerhed vil ende med de dårligste konsulenter og dermed større arbejdspres på den interne organisation til oplæring og vidensoverdragelse!
Fejlhåndtering
Når en fejl rapporteres fra kunderne vil der også være øget krav til hvorledes fejlene rapporteres. Observationerne vil skulle oversættes til engelsk for at den eksterne leverandør kan behandle dem, og kravet til beskrivelse vil også være større for at den eksterne leverandør kan behandle, estimere og gennemføre fejlrettelsen. En vigtig detalje som ofte overses, er at gennemløbstiden for en fejlrettelse typisk stiger ved offshore, så hvis man har høje krav til hurtig rettelse af akutte fejl, skal man opbygge et akut beredskab enten onsite eller offshore.
IT afdeling
Meget ofte overses de ændrede krav til den interne IT-afdeling. De fleste danske virksomhed vælger at give den ekstern leverandør adgang til de interne IT-systemer via VPN eller lignende, for derved kun at have ét sæt af udviklingsmiljøer af vedligeholde,  Men glemmer ofte at forberede IT afdelingen på at de nu får yderligere arbejdsopgaver. Af forhold som skal tages i betragtning, kan nævnes: De ændrede performance forhold som fjernadgang via VPN kan afstedkomme, ændrede åbningstider pga. tidsforskel, support på engelsk og ikke kun på dansk og at orientere den eksterne leverandør om servicevinduer på mainframes, etc.
Konklusion
At offshoring af IT udviklingsopgaver kan være en god strategisk beslutning for danske virksomheder er efterhånden bevist eftertrykkeligt. Desværre er der mange virksomheder der ikke erkender konsekvensen af beslutningen, og de må betale dyre lærepenge inden de får deres offshore setup til at fungere. Det vil som regel være en rigtig god investering for danske virksomheder at starte et offshore engagement med en erkendelse af at beslutningen kræver en ny måde at arbejde på, og at det vil påvirke flere dele af virksomheden, ikke kun udviklingsafdelingen, og at engagementet kræver et kompetenceløft internt i virksomheden, for derved at kunne udnytte det fulde potentiale ved offshoring.

Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...
 




Computerworld
Den næste iPhone bliver kedelig - men så sker der noget virkelig interessant
ComputerViews: Til næste år sker der noget interessant med iPhonen, og derfor kan iPhone-brugere gøre klogt i at vente med at udskifte den gamle iPhone.
CIO
Sådan fik Johnny Vad reduceret it-nedetiden fra 37.000 timer til næsten nul på et enkelt år
Ved at overvåge it-leverandørernes præstationer røg antallet af spildte arbejdstimer ned fra 37.000 til ganske få timer på et enkelt år. "Det er ganske enkelt og uhyre effektivt," fortæller it-chefen, der fik ideen.
Channelworld
Microsoft skruer gevaldigt op for dansk udviklingscenter: Hyrer udviklere i bundter
Microsoft ansætter op mod 50 nye udviklere i selskabets største investering på dansk jord siden opkøbet af Navision i 2002.
White paper
multikanals kundeservice - Sådan !
Sådan kan der udvikles en effektiv, multikanals kundeservice - Læs i dette white paper hvordan.