Er dit intranet en jungle?

Min have er ikke for køn. Muligvis har den været det engang, for der er ingen tvivl om, at der engang blev tænkt over indretningen. Men i dag er det en jungle af blomster og tornede buske, hvor nogle vokser i de bede de var tiltænkt, mens andre har kastet frø af sig de underligste steder. Og så er der alle mulige slags ukrudt, som jeg ikke ved hvor kommer fra, men som bare får lov at stå og gro til.

Vis mig dit Intranet
Sådan ser min have ud. Hvordan ser dit intranet ud? Hvis det ligner de intranet jeg bruger meget af min professionelle tid på at rette op på, så er der meget mere indhold i dag, end dengang strukturen og strategien blev lavet. Du er sikkert nødt til at iføre dig tropehjelm og machete hver gang du skal finde noget.


Lukrativ investering
Alt for mange intranet lider under, at dengang de blev lanceret, gjaldt det bare om at få noget indhold på, for nu skulle man have et intranet. Det skulle være medarbejdernes intranet, hvor alle de ting, der før havde været svært tilgængelige, nu skulle være tilgængelige for alle.
Problemet er bare, at der ikke er nogen der siden har råbt STOP. Mange virksomheder har en kultur der gør, at de ansatte publicerer alt for meget indhold, og gør det på en måde, som det er vanskeligt at benytte for modtageren.

Jeg ser eksempelvis mange steder, at afsendere vælger at uploade et Word eller PDF dokument i stedet for at lave en egentlig indholdsside i html. De fleste gør sig ikke engang den ulejlighed at omskrive og målrette det, der engang var et mødereferat eller et afsnit i en personalehåndbog. Den tid som afsenderen sparer, kan alle modtagerne så spilde hver gang de skal finde og forstå det.

De ressourcer du bruger på at give intranettet en kærlig hånd, kommer altså tifold igen. Alene den tid dine kolleger sparer ved ikke at skulle lede efter ting på intranettet, er en enorm gevinst for virksomheden.


3 gode råd
Mængden af indhold på nutidens intranet er enorm, og det er en kamp for de ansatte at finde noget som helst. Jeg støder alt for ofte på intranet, hvor det relevante indhold drukner i afsenderorienteret og forældet indhold. Det betyder at de ansatte bruger alt for lang tid på at finde det de leder efter.

Så her er tre gode råd til dig, hvis du har et tilgroet intranet:

1. Fjern alt det indhold som ikke har en tydelig eksistensberettigelse. Vær ikke bange for at komme til at slette for meget. Hvis der er noget der virkelig savnes, så kan du altid lægge det på igen.

2. Når du har fået sorteret grundigt ud i indholdet, så kig på strukturen. Holder den stadig, eller er I vokset ud af den? I så fald skal der laves en ny struktur, der rummer jeres behov. Inddrag evt. brugerne og lav en kortsortering.

3. Sørg for at der er en person, som løbende opdaterer og efterser intranettet , så det ikke gror til.

Held og lykke med oprydningen; det er hårdt arbejde at være digital gartner.