Flere offentlige IT-projekter har overskredet deres budgetter - igen...

Af: Partner Farzad Saber, Pactor A/S og tidligere kontorchef i Økonomistyrelsen




Men er budgetoverskridelser noget, der kun forekommer i den offentlige sektor?

Når man både har været kontorchef i den offentlige sektor med ansvar for større IT-projekter, og har arbejdet som konsulent i større private virksomheder, kan man se, at der er mange lighedspunkter, og at IT-budgetterne også engang imellem overskrides i den private sektor.

Efter min vurdering er der en række faktorer, der kendetegner budgetoverskridelserne i den offentlige sektor, som jeg vil prøve at uddybe:


Visionær i en nulfejlskultur?

Der er altid en risiko forbundet med at være visionær og være blandt de første. Når vi har det som målsætning at være blandt de førende lande i verden indenfor digital forvaltning, må vi også tage initiativer, der ikke er afprøvet tidligere. At være blandt de førende indenfor digital forvaltning stiller større krav til evnen til at indføre ny IT, men hænger dårligt sammen med den nulfejlskultur, der ofte præger offentlige arbejdspladser. Der skal også være plads til at fejle en gang imellem, men man skal naturligvis også lære af sine erfaringer og ikke begå den samme fejl igen. Succeser har mange faddere, mens fiaskoer er faderløse.


Budgetter fastsættes for tidligt.

Budgetter for selv større projekter og med høj kompleksitet, fastsættes ofte på et meget tidligt tidspunkt i forløbet, og dermed på et tidspunkt, hvor der er stor usikkerhed omkring projektet og de afledte konsekvenser - og dermed omkostningerne. Derfor er budgetoverskridelser på 20-50% ikke helt ualmindelige, og når man taler om store projekter, kan budgetoverskridelsen meget hurtigt komme op på 100 millioner kr. En af måderne at undgå disse budgetoverskridelser på, er at indføre fordomsfrie budgetreviews efter afslutning af hver hovedfase, således at man kan korrigere på et tidligt tidspunkt, og ikke når man nærmer sig afslutningen af projektet eller når pengene er brugt, og der er behov for ekstra finansiering.


Bygge nyt eller modernisere.

Mange af de IT-budgetter, vi ser i dag, medtager kun de direkte omkostninger til implementering af selve systemet, som f.eks. udgifter til hardware, software, systemudvikling, uddannelse mm. Men der er forskel på at indføre et helt nyt system, og så at modernisere eksisterende systemer. Det kan på mange måder sammenlignes med at bygge veje og broer: det er billigere at bygge en ny bro eller en ny vej, end at udvide en bro eller vej, der benyttes dagligt.

Vi ser ofte, at de afledte effekter ikke medtages eller undervurderes kraftigt i IT-projekterne. I takt med, at systemerne bliver mere og mere integrerede, stilles der stadigt større krav til, at systemmodernisering, opgradering eller udskiftning af dele af systemerne kan ske uden at påvirke dagligdagen. Det betyder, at der kan være behov for at bygge og teste midlertidige overgangsløsninger i takt med, at systemerne moderniseres eller udskiftes, og igen uden at medføre systemnedbrud eller lange svartider, når ændringerne implementeres. De indirekte omkostninger og testomkostningerne kan være svære at budgettere tidligt i projektet.


Forudsætningerne ændres.

Antallet af reformer og love mm. er steget kraftigt, og det medfører, at de systemer, der skal understøtte lovgivningen, skal lige ledes tilpasses i takt med at de nye love og reformer skal implementeres. På det tidspunkt, hvor et nyt projektbudget fastsættes, kender ingen de fremtidige ændringer, der skal indføres og testes i både eksisterende og det nye system. Og i takt med, at systemerne bliver stadigt mere komplekse og stadigt mere integrerede, tager det længere tid at indarbejde de løbende ændringer og teste dem, hvilket medfører en forsinkelse i projektet og højere omkostninger.

Udviklingen peger på, at antallet af reformer og løbende ændringer af love fortsat vil stige i fremtiden, hvilket betyder, at det bliver sværere at estimere udgifterne til IT-projekter, når rammen for projektet fastsættes. Der skal derfor være større fokus på ændringshåndtering og dermed også modeller for estimering af de økonomiske konsekvenser ved lovændringer. Bl.a. skal der være en klar adskillelse mellem hovedprojektets økonomi og finansieringen af de efterfølgende ændringer. Og ekstra bevillinger til ændringer skal både indeholde de direkte og indirekte omkostninger.

Det er min vurdering, at budgetoverskridelser er kommet for at blive, men vi kan blive bedre til at styre dem undervejs, således at vi ikke bliver overraskede, når regnskabet gøres op i slutningen af projektet eller når kassen er tom før tid.