Filstyringssystem på Windows server 2012

Hej eksperter.

Jeg har fået en opgave på mit job, om at finde en løsning på vores problemer med vores nuværende sags styrings system.

Vores behov:
Vi har 5 pc'er koblet på hver sin bruger på en Windows 2012 server. Vi arbejder med mange filer dagligt. Vi har en mappe for hver år, med alle årets måneder i. Hver gang vi får en ny kunde, får kunden sin egen mappe i den måned han/hun kom til os.
Til at håndtere kundedata bruger vi Salesforce CRM. Heri skal vi bruge et link til den pågældende mappe på serveren. Det er vigtigt... at linket følger mappen, selvom den flyttes til anden lokation!

Nuværende situation
Lige nu løser vi overstående opgave ved hjælp af google drive. Vi synkroniserer samtlige mapper på HVER bruger. Hele kartoteket fylder godt 70 GB, det vil sige at alle 5 computere har de SAMME filer - Altså samlet set 350GB. Ydermere opdateres mange filer i løbet af dagen, dvs. at Google drive synkroniserer samme filer 5 gange hver gang 1 fil opdateres.

Problemet
Problemet består i, at vi har massive problemer med båndbredden. Hver gang der opdateres en fil på drevet, drives hele systemet i knæ, fordi der bruges så meget kapacitet både på drev og netværk for at læse og skrive disse filer.
En simpel løsning på dette kunne være at lave et shared drev på serveren hvor alle brugere fik adgang til læs/skriv, og blot lade én konstant online bruger have drevet installeret til at synkronisere (Blot som backup). Dette vil dog forhindre os i at brugeren kan højreklikke på mapperne og snuppe det Drive link til Salesforce.

Jeg søger derfor....
En løsning på overstående.... Der må findes smartere metoder, der ikke kræver samme mængde ressourcer.