Artikel top billede

(Foto: Povl D. Rasmussen)

Kommunerne har et it-problem: Og det er ganske alvorligt

ComputerViews: Kommunerne bøvler og maser med at besvare mail-henvendelser fra danskerne. Men det burde da ikke være så svært.

ComputerViews: Mange danske kommuner kan ikke finde ud af at besvare mail fra danskere, der henvender sig per mail, og det er et ganske alvorligt problem.

Mail er som bekendt ikke længere et nyt fænomen, men en hurtig og gennem-accepteret kommunikationsform, som langt de fleste danskere anvender i stort omfang.

Man kan grine af og korse sig over de langsommelige kommuner, der åbenlyst forsømmer at leve op til selv de mest konservative retningslinier, der har fastslået, at den offentlige sektor skulle kunne modtage (og håndtere) email fra danskerne fra november 2010 - altså for knap tre år siden.

Men grine gør de danskere, der troskyldigt mailer deres kommune i stedet for at ringe eller sende et papir-brev, nok ikke. Du kan læse mere om de problemer, som mail til kommunen kan give, ved at klikke her.

De er faktisk langt fremme

Man skulle tro, at kommunerne er langt bagude på it-fronten, når de ikke engang kan finde ud af at håndtere noget så enkelt som en mail-henvendelse - endda sendt via Borger.dk, hvor man skal logge ind med NemID, så ens identitet er verificeret.

Det paradoksale er imidlertid, at mange kommuner allerede i dag er langt fremme med digitaliseringen.

Mange kommuner arbejder således målrettet med at indføre selvbetjeningsløsninger af forskellig karakter, så borgerne helt slipper for at skulle i kontakt med kommunale medarbejdere, når forskellige henvendelser og registreringer skal behandles.

Det understreger meget godt, hvor problemet egentlig ligger: Ikke i teknologierne, men i organisationerne. Som jo består af mennesker.

Manglende overblik

Det er 12 år siden, at Computerworld første gang testede de dengang 261 danske kommuners evne til at besvare mail. Heller ikke dengang så det for godt ud. Men dog bedre end i dag.

Dengang var forklaringen manglende overblik over postgangene samt fraværet af et klart overblik over, hvem der skal håndtere hvad. Det kan du læse mere om her.

Det samme gør sig i vid udstrækning gældende i dag, hvor e-mail-henvendelser (stadig) risikerer at ramme i en af mange faldgruber.

Plumper i de mange faldgruber

De risikerer eksempelvis at flagre rundt i systemerne og blive forwardet fra den ene medarbejder til den anden, indtil de lander et sted, hvor de måske, måske ikke, bliver besvaret.

Eller de risikerer at blive fejlopfattet som noget andet, end de egentlig er, som du kan se i eksemplet her.

Under alle omstændigheder ligger problemet i den måde, hvorpå e-mail bliver håndteret i kommunerne.

Mail er nemme at overse og sende videre, og ganske givet kan ikke alle kommunale afdelinger sige sig fri for stadig at være præget af en lidt langmodig opfattelse af e-mail som en sekundær og luftig og knap så vægtig kommunikationsform.

Dette sker, selv om vi lever i en tid, hvor resten af verden for fuld fart bevæger sig væk fra mail og over mod de sociale medier og mobile enheder som de hotte kommunikationskanaler.

Den oplagte løsning

Løsningen for kommunerne er oplagt: Flere selvbetjeningsløsninger, der kan minimere danskernes behov for kontakt med kommunalt ansatte. Klarere arbejdsgange og klarere regler for placering af de enkelte henvendelser, så man kan minimere måder, hvorpå mail kan forsvinde ud i intetheden.

Der findes i dag mange teknologiske muligheder til effektivt at håndtere henvendelser fra kunder og borgere. Men som altid nytter teknologien ikke meget, hvis ikke organisationen er med og indrettet efter teknologien.

Heri ligger opgaven.

Læs også:

Kommuner og staten svarer ikke på danskernes mail: Så slemt står det til.

Kommunen kunne ikke modtage mail: Kostede dansker stort beløb.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Despec Denmark A/S
Distributør af forbrugsstoffer, printere, it-tilbehør, mobility-tilbehør, ergonomiske produkter, kontor-maskiner og -tilbehør.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Unbreakable - sådan sikrer du dig vedvarende og uafbrudt adgang til dine data

Vi dykker ned i værdien af en stabil og pålidelig storage-platform og hvilke muligheder der findes, for at sikre den højeste grad af redundans og tilgængelighed. Områder som date-beskyttelse og cyber-sikkerhed vil også blive berørt.

25. april 2024 | Læs mere


OT og IT: Modernisér produktionen og byg sikker bro efter et årelangt teknologisk efterslæb

Moderne produkter skal have mere end strøm for at fungere – og deres navlestreng skal ikke klippes når de forlader fabrikshallen. På denne konference kan du derfor lære mere om hvordan du får etableret det sikre setup når der går IT i OT.

30. april 2024 | Læs mere


Roundtable for sikkerhedsansvarlige: Hvordan opnår man en robust sikkerhedsposition?

For mange virksomheder har Zero Trust og dets principper transformeret traditionelle tilgange til netværkssikkerhed, hvilket har gjort det muligt for organisationer at opnå hidtil usete niveauer af detaljeret kontrol over deres brugere, enheder og netværk - men hvordan implementerer man bedst Zero Trust-arkitekturer i et enterprise set up? Og hvordan muliggør Zero Trust-arkitekturen, at organisationer opnår produktivitetsfordele med AI-værktøjer samtidig med, at de forbliver sikre i lyset af fremvoksende trusler?

01. maj 2024 | Læs mere