Det betyder også, at det er her, de vigtigste kompetencer findes i forhold til at vide, hvad kunder/udbydere ønsker af et godt CV.
Det er derfor ekstremt vigtigt, at denne viden distribueres videre til dem, der faktisk skal udarbejde CV’erne, med mindre naturligvis at dette ansvar i forvejen er placeret i tilbudsafdelingen.
De organisationer, jeg har set, der fungerer allerbedst i forhold til brugen af CV’er, er netop virksomheder, der har placeret ansvaret for CV’erne i tilbudsafdelingen
MEN – hvis man vil forfølge denne model, kræver det, at man afsætter flere ressourcer til tilbudsafdelingen end man normalt er vant til, da de ansatte her pludselig skal til at vedligeholde/kvalitetssikre et stort antal CV’er.
Det er vigtigt at nævne, at ansvaret for CV’erne godt kan ligge i tilbudsafdelingen uden, at det fysisk er tilbudsafdelingen, der skal udarbejde dem.
Placeret direkte hos medarbejderen
Noget af det værste, jeg har set, er til gengæld det modsatte:
At ansvaret for et godt CV er placeret direkte hos medarbejderen, og tilbudsafdelingen, frustreret og metaltræt har givet op og er resigneret til ukritisk at bruge det, der ligger på fællesdrevet under valgsproget ”not my problem”, og at så ”finder organisationen jo nok snart ud af det på den hårde måde”.
Dette skal man ikke have læst en master i organisationsteori for at gennemskue er dybt dysfunktionelt, men det er også et helt naturligt reaktionsmønster, når man som medarbejder føler, at man kæmper mod vindmøller, og at ens faglighed ikke bliver anerkendt.
I forbindelse med dette strategiarbejde kan følgende spørgsmål og områder være gode at forholde sig til:
- Hvor ofte vurderer tilbudsafdelingen, at man har de CV’er, der skal bruges, og i den kvalitet, der ønskes?
- Hvor er flaskehalsene i forhold til at få lavet gode CV’er?
- Identificer de afdelinger, hvor folk er gode til det med CV’er, og find ud af hvorfor – 80 procent af gangene bunder det i en afdelingsledelse, der prioriterer det, men der kan være andre grunde.
- Er de skabeloner, der anvendes til CV’erne, tidssvarende?
Disse løsninger kan være temmelig bekostelige at udvikle, og vi ser desværre, at de ofte er bundet op på nogle få nøglepersoner, hvilket betyder at når/hvis disse personer forlader firmaet, så har CV-systemet det med at ”sande til”.
Dog er der også eksempler på, at man kan få succes med at udvikle selv.
Blandt andet COWI har i løbet af de sidste knap 10 år etableret en stor løsning, der samler medarbejdere på tværs af hele koncernen i ét system. Løsningen fungerer virkelig godt og får meget ros af både nuværende og tidligere medarbejdere.
Dog kræver den slags udviklingsprojekter, at den helt store tegnebog kommer frem.
Mange vælger at opbygge løsninger i Sharepoint, men dette er ofte tidskrævende, og der kan være temmelig store udfordringer i forhold til integration med andre datakilder samt muligheden for at eksportere/generere CV’erne i et layoutet format som for eksempel Word eller InDesign.
Man skal huske på, at Sharepoint mere er en værktøjskasse end et egentligt system. Men det kan komme til at fungere.
Behøver ikke nødvendigvis softwareløsning
Manglende opdatering af CV’er skyldes sjældent direkte uvilje, men ofte blot forglemmelse og/eller at man har andre ting, der vurderes som vigtigere.
En simpel, men dog effektiv løsning kan være at sætte en automatisk mailudsending op, som minder folk om at opdatere deres CV hver tredje eller sjette måned.
En sådan notifikation kan udvides til at benytte eksempelvis timeregistreringer fra økonomi-/sagsstyring, således at mailen indeholder en liste over de sager, man er kommet på siden sidst. På den vis er det nemmere for folk at huske, hvad de skal have skrevet ind på deres CV.
Dette kan give nogle problemer på længere sigt – især når man begynder at tilpasse CV’erne. Det er her vigtigt, at man har en fast procedure for, hvornår man laver nye versioner, og hvornår man skriver oveni. En model kan være at have en mappe per person og heri have følgende mapper:
•Variationer (forskellige udgaver/vinklinger af personen)
•Arkiv (gamle/forældede CV’er)
På den vis bliver det nemmere for alle at finde frem til, hvilke CV-versioner, der er de nyeste, og hvad der skal bruges. Ligeledes bliver det mere overskueligt at slette persondata når en person stopper i virksomheden.
Den kommende persondataforordning (maj 2018) fordrer også, at man skal stoppe med at kopiere CV’er ind i tilbudsmapper, da man så skal rundt og slette filer rigtig mange steder, når en medarbejder stopper i virksomheden.
Forsøg at holde jer til én version af hvert CV, og lad den kun ligge ét sted.
Det gør det meget nemmere at rydde op senere. Ydermere kan persondataforordningen give en række udfordringer i forhold til at lade CV’er ligge centralt hvor alle har adgang til dem. Fremadrettet må man kun have adgang til persondata, hvis man i sit professionelle virke skal bruge dem.
En lang række virksomheder og organisationer lever i den illusion, at CV’er er noget, der nærmest laver sig selv, hvis blot man beder folk om det. Min erfaring fra de sidste mange år er, at det så godt som aldrig er tilfældet.
Blot fordi CV’erne faktisk bliver lavet af mere eller mindre usynlige sekretærer og tilbudsfolk i 11. time, er det ikke det samme som, at processen er styret, at kvaliteten er stabil eller at modellen er holdbar i længden.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.