Man bør som CIO og it-chef være opmærksom på især fem ting, hvis man giver sig i kast med AMS-modellen, hvor man overlader drift og det hele af sine it-løsninger til eksterne leverandører.
Sådan lyder fra Commentor i en beretning, som selskabet har sendt til Computerworld om indgåelse af AMS-aftaler.
AMS står for application management services, og AMS-aftalerne er ifølge Commentor et vækstområde for tiden, da it-afdelingerne mange steder er under pres, da systemlandskaberne på grund af digitaliseringen overalt forgrener sig ud i organisationerne.
1: Videnssikring
Det er vigtigt at sikre, at der altid er flere medarbejdere på en given aftale, lyder det første råd fra Commentor.
Det skyldes, at det ifølge selskabet ofte er netop mandskab, der gør, at de i første omgang vælger at outsource til en ekstern leverandør
“Sidder der eksempelvis én medarbejder på én løsning, afhænger den pågældende applikation – og dermed organisationens drift – i høj grad af den ene medarbejder,” lyder det fra Commentor.
Men har den leverandør, som man outsourcer til, så også kun en enkelt medarbejder koblet på projektet, er man lige vidt.
Commentor ‘opfordrer til, at man som kunde sikrer sig, at leverandøren har flere medarbejdere koblet på den pågældende applikation,” lyder det.
2: Tænk på opskalering
“Udviklings- og forbedringsomkostningerne kommer typisk i større pukler. Har leverandøren flere medarbejdere på projektet, vil opstart på udviklingsprojekterne dog være nemmere – og dermed også billigere – end hvis leverandøren skal til at indkøre og oplære ekstra mandskab,” lyder det Commentors COO Jesper Dan Christiansen om punkt nummer to.
3: Service-niveau
Der er næsten altid mulighed for at vælge mellem flere forskellige niveau-pakker, når drift og it outsources.
Og det er vigtigt, at valget bliver taget efter moden overvejelse ud fra behov - for eksempel når det handler om sikkerhed.
Nogle applikationer bør overvåges døgnet rundt, mens andre sagtens kan nøjes med mindre.
“Mange leverandører tilbyder proaktiv overvågning, som fanger tekniske problemer næsten før, uheldet er ude. Det er typisk nogle dyrere tilkøb, som måske ikke er så relevante for mindre, kritiske applikationer. Er der derimod tale om en forretningskritisk løsning, er det måske værd at investere i organisationens driftssikkerhed,” lyder det fra Commentor.
4: Transitionsfasen
Stil strenge krav til den leverandør, som du outsourcer til - ikke mindst i forbindelse med transitionsfasen, når tingene flyttes over til den nye leverandør, lyder opfordringen.
“begyndelsen af en AMS-aftale skal leverandøren lære organisationen og dens applikation at kende. Det tager tid og koster dermed penge. Det er derfor vigtigt at stille krav om en professionel og struktureret transitionsfase, så timeforbruget ikke løber løbsk,” lyder det fra Commentor.
Selskabet peger på, at drifts- og supportomkostninger typisk er høje i begyndelsen og siden falder.
“Det er derfor vigtigt, at man igen overvejer sine behov for en AMS-aftale. Der er nemlig ikke nødvendigvis en god case i at bruge en masse timer på at overdrage en mindre løsning med lav aktivitet,” lyder det fra Jesper Dan Christiansen.
Ifølge ham er de fleste leverandører iøvrigt klar til at forhnadle om prisen på opstartstimer.
5: Undgå vendor-lockin
Og så er der det med de berygtede vendor lockins, hvor man via teknologi og andet kan blive bundet til en bestemt leverandør - nogle gange fordi det bare bliver for dyrt og besværligt at skifte til en anden.
Sådan en lås kan også skabes af, at IP-rettighederne til de anvendte løsninger ligger hos leverandøren, lyder det fra Commentor.
“Det er meget svært og dyrt at ændre igen, hvis dele af applikationen består af en standardløsning, som der reelt kun er én leverandør, der kan vedligeholde og videreudvikle på,” lyder det fra Jesper Dan Christiansen.
Commentor mener desuden, at det er vigtigt at være opmærksom på kontraktens løbetid.
“Kortere kontrakter holder leverandøren på tæerne og giver organisationen mulighed for at afsøge markedet for den på det tidspunkt bedste aftale. Her spiller løsningens størrelse – og dermed længden og prisen på transitionsfasen – ind. Er der tale om en forretningskritisk og videnstung applikation, bør man nøje afveje, om der skal tegnes en lang eller kort kontrakt,” lyder det fra Commentor.