Læs også:
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere
Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til
Du kender det sikkert godt: Der er dynger af arbejde på både dit fysiske og virtuelle skrivebord, men du bliver hele tiden forstyrret, når nye beskeder dumper ind i din i forvejen overfyldte mail-indbakke.
En stor del af de mails er cc-mails, som ikke nødvendigvis behøvede at forstyrre dig. Måske du også selv fra tid til anden sætter lidt for mange kolleger cc på dine mails?
Det er en problemstilling, vi har skrevet en række artikler om her på Computerworld.
Desværre er det ikke sådan lige at gøre op med cc-problemet, vurderer Dr. Carsten Sørensen, der forsker i it og innovation ved London School of Economics and Political Science.
"Det er lettere sagt end gjort," forklarer han til Computerworld.
"Jo mere politisk en organisation, du har, jo flere cc'er og bcc'er har du. Cc-mails er for at vise nogen noget - ikke for at informere. Det er for at vise en anden, at du nu har gjort det, han bad om: 'se hvad jeg nu har gjort'."
Vi går for meget op i processen
Carsten Sørensen forklarer, at man ikke bare kan stoppe cc-problemet ved at lave retningslinjer for, hvornår det er en god idé at sætte kolleger cc på de mails, man sender.
"At løse cc-problemet kræver, at man har en upolitisk organisation, hvor folk er målt på deres produkter og ikke på processen," siiger han og uddyber:
"De mange cc'er har direkte noget at gøre med, at det i virkeligheden er gamle industrielle organisationer, der nu forsøger at lave kundskabsarbejde. Folk har ikke tillid til hinanden, og der er politisk infight."
"Hvad gør man så? Man sikrer sig, at der ikke er nogen, der kan fyre en for ikke at have gjort noget, man skulle have gjort - så her er det sort på hvidt."
Cc-problematikken er kun en del af forklaringen på, hvorfor emailen grundlæggende er en dårlig løsning i mange situationer.
Du kan ikke bare droppe emailen
Læs også:
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere
Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til
En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger 28 procent af arbejdstiden på emails.
McKinsey vurderer, at virksomheder kan øge vidensarbejderes produktivitet med 25 til 30 procent ved at tage moderne samarbejdssystemer og sociale teknologier i brug.
Den analyse er Carsten Sørensen som udgangspunkt enig i. Eksempelvis er det grundlæggende en dårlig idé at bruge email til at sende dokumenter rundt i organisationen, hvorefter modtageren redigerer dokumentet og sender det retur.
"Så bør du anvende eksempelvis Sharepoint, Dropbox, Google Docs eller lignende. Det andet er en gammeldags måde at arbejde på, men det var den eneste måde at arbejde virtuelt på for ikke så lang tid siden," lyder det fra Carsten Sørensen.
"Der er så mange nye måder at gøre det på, hvor man ikke skal sende alle de dokumenter frem og tilbage."
Emailen fortjener også ros
Alligevel mener Carsten Sørensen fra London School of Economics and Political Science ikke, at emailen i sig selv er problemet i de virksomheder, hvor produktiviteten ikke er god nok.
"Der er mange, der har spået, at emailen vil uddø. Det ved jeg ikke, om den vil, men det er helt oplagt, at emailen er ligeså meget et problem som en løsning. Emailens succes er, at den er så fleksibel," lyder det fra Carsten Sørensen.
Han forklarer, at modstykket til emailen er den type værktøjer, der på en eller anden vis stipulerer noget omkring den proces, der foregår.
"Et ekstremt eksempel på det er SAP's ERP-systemer, som ofte fuldstændig utvetydigt fastlægger en arbejdsgang. Så er der ikke brug for kommunikation."
"Det er svært at finde balancen mellem at have fuldstændig fleksibilitet og at have en fuldstændig låst afklaring af, hvem der skal gøre hvad hvornår. Enten bruger du email og SMS, og så er alt åbent, eller også har du et ERP-system, som gør, at folk er låst helt fast."
"Det meste arbejde er kundskabsarbejde, hvor tingene flytter sig og skifter, og hvor du skal opfinde noget nyt, så tingene er helt anderledes end i går. De værktøjer, der fastlægger interaktionen, har meget svært ved at følge med," mener Carsten Sørensen.
Samtidig mener han, at vi både som virksomheder og individder skal være klare på de fordele og ulemper, emailen giver os.
Du skal lære at kontrollere din email
Carsten Sørensen mener, at emailen stadig har en helt klar fordel: Den fungerer bare som teknologi.
Derfor er det nemmere sagt end gjort at rykke al kommunikation over på en samarbejdsplatform.
"Problemet er, at folk render rundt med deres mobile devices - og det er ikke altid nemt at bruge de her systemer der. Emailen virker overalt."
Han mener, at man som virksomhed bør gå efter at få en række tjenester og værktøjer, medarbejderne kan anvende.
"Man skal tænke i at have et portfolio af tjenester, hvor man hurtigt kan skifte fra den ene til den anden."
Det er i sidste ende dit eget ansvar
Endelig er der hele problematikken omkring, at emailen og kommunikationsteknologier i det hele taget udfordrer balancen i vores arbejds- og privatliv.
Virksomheden har naturligvis et klart ansvar i den sammenhæng, mener Carsten Sørensen, men han tilføjer samtidig, at det i sidste ende altid vil være den enkelte medarbejder, der skal vurdere, hvornår og hvordan en given kommunikations-teknologi anvendes optimalt.
"Når du bringer teknologien så tæt på dig, at det bliver en del af dig, er der ikke andre, der kan komme og fortælle dig det."
"En mobiltelefon er personlig. Din organisation kan sætte alle mulige regler op, men hvis ikke du kan lade være med at tjekke din email hvert minut, er der ikke nogen, der kan stoppe det; det er dit eget problem."
Læs også:
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
