Blue Water Shipping har hovedkvarter i Esbjerg og har flere end 1.000 medarbejdere fordelt på 55 kontorer i 26 forskellige lande.
Når man arbejder med transport- og logistikløsninger i den størrelsesorden, er videndeling helt essentielt, forklarede Marianne Muff Førrisdahl, Manager IT development, da hun stod på scenen til IBM Smarter Business 2013 i Bella Center.
"Viden er essentiel for at gøre en god forretning. Den viden er det, det handler om for os i forhold til social business."
"Det er en helt ny måde at tænke på for os. Derfor er det også en stor udfordring at få det ind under huden hos den enkelte medarbejder."
Disse systemer anvendes
Konkret understøttes videndeling i Blue Water Shipping med eksempelvis virtuelle communities - på dansk fællesskaber.
På samarbejdsplatformen IBM Connections har Blue Water Shipping i øjeblikket omkring 30 offentlige fællesskaber, hvor alle medarbejdere kan deltage, og 70 lukkede fællesskaber, hvor man skal inviteres.
Samtidig anvender virksomheden også Sametime, der er IBM's løsning til chat og video-samtaler.
"Vi bruger det meget på tværs af landegrænser og kontorer. Projekter kører næsten altid på tværs af afdelingerne og landegrænser," forklarede Marianne Muff Førrisdahl i sin tale.
"Kunsten er at have det sjovt og samtidig få noget forretning ud af det. Det er en balance," forklarede om den grundlæggende holdning, virksomheden har til brugen af de nye sociale teknologier.
Derfor er der et behov
Situationen i Blue Water Shipping er meget identisk med situationen i så mange andre virksomheder.
Informationsmængderne vokser, og mail-indbakkerne er ofte ikke egnede til videndeling og projektstyring.
"Man får bunker af e-mails i løbet af en dag, og meget af det er ikke relevant."
Derfor forsøger Blue Water Shipping at rykke mere og mere information over på de nye samarbejdsplatforme, hvor eksempelvis tagging af informationer og medarbejdere kan gøre det nemmere at finde frem til det, man leder efter.
"Det er en helt ny måde at tænke på for os. Derfor er det også en stor udfordring at få det ind under huden hos den enkelte medarbejder. Det tager tid," sagde Marianne Muff Førrisdahl til tilhørerne på konferencen i Bella Center.
Udfordringerne med IBM Connections
IBM er sammen med virksomheder som Microsoft, Jive og Salesforce udråbt til markedsleder inden for social software til virksomheder i en rapport fra Gartner.
"Fordelen ved Connections er, at det er smart, når først man regner ud, hvordan man kan bruge det. Ulempen er, at det tager tid."
Om IBM skriver Gartner blandt andet, at Connections sammen med produkter som Sametime, Notes og Domino giver mange muligheder, at IBM har en klar strategi i forhold det sociale, og at virksomheden har:
"... udviklet et program ved at kombinere sin ekspertise i services, konsulentbistand og teknologi-implementering for at hjælpe kunder i forskellige industrier med at skabe sociale forretningsstrategier og tage sociale teknologier til sig."
På den negative side får IBM til gengæld et par ord med på vejen om kompleksitet, for selvom Big Blue fortsætter med at investere i Connections og føje nye funktioner til, så "kan der gøres mere for at strømline brugeroplevelsen, når man anvender Connections sammen med andre IBM-produkter."
Marianne Muff Førrisdahl fra Blue Water Shipping beskrev i sin tale erfaringerne med Connections således:
"Fordelen ved Connections er, at det er smart, når først man regner ud, hvordan man kan bruge det. Ulempen er, at det tager tid."
"Man kan ikke forvente, at det er ligesom Facebook, hvor det bare er sjovt. Jeg tror meget på user cases. Hvis ikke man vil presse dem til det (medarbejderne, red.), skal man markedsføre det. Det er user cases gode til," sagde hun blandt andet fra scenen.
Implementeringen tager tid
Blue Water Shipping, der også har en Lotus Notes-løsning, begyndte at implementere Connections i starten af 2013.
"Alle fik adgang fra starten, men det ved jeg ikke, om jeg kan anbefale," sagde Marianne Muff Førrisdahl med henvisning til, at man ikke bare kan sige "we build it - go use it."
For at øge brugen af de nye samarbejds-værktøjer har Blue Water Shipping blandt andet tænkt sig at forbyde e-mailen hos superbrugerne, når der skal samarbejdes om nye idéer.
"Vi kan se guldet for enden af regnbuen. Vi mangler bare noget i forhold til implementeringen."
"Ellers får vi aldrig styr på det. Vi skal have dem i gang - de skal denne her vej. Der er ingen andre muligheder."
En andet initiativ er community managers:
"Det er en rigtig god ide at prøve at trække dem frem i lyset. Giv dem en særlig synlighed og en særlig uddannelse," sagde Marianne Muff Førrisdahl og tilføjede, at der nu også bliver ansat en projektassistent.
"Det skulle vi nok have gjort for længe siden, men bedre sent end aldrig. Vi har erkendt, at vi skal bruge mere tid på implementering."
Sociale planer på sigt
Indtil videre er Connections kun et internt værktøj i Blue Water Shipping, men virksomheden har større ambitioner på den lange bane.
"På sigt vil vi gerne have, at vores kunder kommer med ind i et community."
"Viden til rette tid, på rette sted, er nøglen til at tjene penge. Vi kan se guldet for enden af regnbuen. Vi mangler bare noget i forhold til implementeringen," sagde Marianne Muff Førrisdahl fra Blue Water Shipping.
Læs også:
Sådan gik dansk firma fra intranet til samarbejdssystem
