ERP er igen kommet på ledelsens agenda i offentlige og private virksomheder.
Sådan lyder en aktuel markedsvurdering fra ERP-rådgivningsfirmaet Herbert Nathan & Co, der dermed nikker genkendende til de udmeldinger, som ERP-leverandører, -brugere og -eksperter er kommet med i de seneste måneder på Computerworld.
Herbert Nathan fortæller, at ERP-projekterne i private og offentlige organisationer i Danmark omfatter alt fra helt nye væg-til-væg løsninger til opgradering og tilpasning af de eksisterende løsninger.
Fælles for ERP-projekterne er dog, at man som it-chef har en række partnere og system-leverandører at vælge imellem, og at virksomhedens øverste ledelse vil skulle have konkrete tilbud at forholde sig til, hvis projektet har en vis størrelse.
"Vores holdning er, at det ikke bør tage mere end tre måneder," siger Herbert Nathan om det arbejde, der ligger i at få lavet en kravspecifikation, indhentet tilbud og lavet en anbefaling til ledelsen om valg af nyt ERP-system og en ERP-partner.
"Det er ikke altid, at det kan lade sig gøre, for der er også rigtig meget politik i det. Politiske forhold og beslutningsprocesser kan tage tid," tilføjer han dog.
Du kan også være for grundig
Herbert Nathans anbefaling til it-chefer, der skal til at påbegynde et ERP-projekt, er ganske klar:
"Vend de sten, der er nødvendige at vende nu, og lad være at analysere for dybt. Få analyseret det, der er nødvendigt, for at du kan træffe et valg af løsning og partner og få lavet en fornuftig kontrakt. Det er det, man skal bruge tid på," siger ERP-rådgiveren til Computerworld.
Det betyder også, at man ikke nødvendigvis skal bruge måneder eller halve år på at lave en kravspecifikation - heller ikke selv om ERP-løsninger kan være ganske omfattende og komplekse.
"Ved at samle de rette mennesker over en eller to dage kan man få krav til de enkelte områder - økonomi, logistik, indkøb og så videre - på plads."
"Vi mener heller ikke, at leverandørerne bør have måneder til at lave tilbud. Hvis man adviserer dem på forhånd om, at man om 14 dage sender tilbudsmateriale ud, og at de har 14 dage til at besvare det, får man det tilbage efter de 14 dage," forklarer Herbert Nathan.
Evaluering af tilbud
Når man har tilbudsmaterialet fra leverandørerne, skal det evalueres. Her foreslår Herbert Nathan, at man kører nogle workshops med leverandørerne.
"Så ser man på systemet, får afstemt nogle forventninger og spurgt ind til tilbuddet. Efter de her to-tre uger, hvor du har kørt workshops og evaluering, kan du lave en indstilling til ledelsen. Du kan komme med et beslutningsgrundlag," foreslår han.
Før man når til at kunne komme med en konkret indstilling til ledelsen, skal man naturligvis evaluere de indkomne tilbud fra leverandører og partnere.
Evaluerings-kriterierne er forskellige fra projekt til projekt, men Herbert Nathan kommer med et typisk eksempel, hvor man vil evaluere ud fra seks forskellige perspektiver:
1) Funktionalitet
Her kigger man på, om løsningen har de konkrete funktioner, man eksempelvis har brug for til salg og tilbud, lager, logistik og internetservices.
2) Teknologi
Hvilken hardware- og databaseplatform skal man eksempelvis bruge? Hvad med performance, driftsstabilitet og udviklingsmuligheder?
3) Øvrige løsningsforhold
Under dette punkt fokuserer man på eksempelvis udbredelsen i markedet, modenhed og kompleksitet i forhold til drift og vedligehold.
4) Leverandørforhold
Hvordan ser fremtidsperspektiverne ud? Hvilke referencer har leverandøren, og hvordan er kemien i det hele taget?
5) Implementeringsforhold
Her anbefaler Herbert Nathan, at man eksempelvis kigger på, om der findes alternative leverandører, hvordan implementeringstiden vil se ud, implementeringsstrategien og de generelle projektrisici.
6) Kommercielle forhold
Hvad er softwareprisen og prisen for support og vedligehold? Og hvad med kontraktforhold, garantier og leverandørens commitment til videre udvikling?
Der findes naturligvis en lang række andre spørgsmål under hver kategori, som det kan være relevant at få svar på.
Det ændrer dog ikke på Herbert Nathans overordnede budskab om, at det generelt kan lade sig gøre at vælge både system og leverandører på cirka tre måneder.
Dette bør indgå i business casen
Det er ifølge Herbert Nathan fortsat et problem, at der i mange ERP-projekter ikke er lavet en ordentlig, kvantificerbar business case.
Business casen er vigtig, fordi det er et pejlemærke, man kan styre efter, og fordi det er noget konkret , man kan bruge til at måle, om projektet er en succes eller ej.
Det, der gør business casen mere kompliceret end som så, er, at det ikke er alle gevinster, man vil kunne måle i kroner og ører.
Herbert Nathan forklarer, at generelt kan dele business casen op i fire hovedområder:
1) Omkostningsbesparelser
Eksempelvis sparede it-omkostninger på grund af færre systemer eller lavere revisionsomkostninger.
2) Effektivisering
Eksempelvis hurtigere regnskabsafslutning, optimering af processer og hurtigere leveringestimater til kunder.
3) Strategisk
Eksempelvis en mere integreret organisation, hurtigere ERP-udrulning ved opkøb og mere mobile medarbejdere.
4) Beslutningsstøtte
Eksempelvis større gennemsigtighed på lagre og bedre salgspris-beslutninger.
Sådan ser en ERP-livscyklus ud
Dette er naturligvis kun første skridt i ERP-projektet, men ikke desto mindre er det altafgørende, at man får truffet de mest fordelagtige beslutninger fra starten af, og at det sker på et oplyst grundlag.
Herbert Nathan fortæller, at anskaffelses-fasen kun er første del af ERP-rejsen, der i alt typisk varer omkring 10 år.
Efter et årti vil man formentlig både have opgraderet og måske også re-implementeret ERP-løsningen.
Til den tid vil man ofte stå en en situation, hvor man må erkende, at ERP-løsningen ikke længere understøtter virksomhedens forretningsbehov, at der er kommet for mange knopskydninger, eller at det simpelthen bare er mere økonomisk fornuftigt at investere i noget helt nyt frem for at prøve at lappe på det, man købte for mange år siden.
Hele denne ERP-livscyklus er illustreret i den nedenstående figur:
Denne artikel indgår i en serie artikler om fremtidens ERP-løsninger fra Computerworld.
Vi har interviewet leverandører, rådgivere og brugere om mulighederne og udfordringerne med ERP. Læs alle artiklerne her.
Læs også:
Derfor er dit valg af ERP-partner så afgørende
