Medarbejdere spilder tid for et milliardbeløb hvert år som følge af it-bøvl.
Det hørte jeg forleden i radioen. Det er helt sikkert sandt.
Bøvlet opstår dog sjældent, fordi it-løsningerne er noget bras og fejler.
Det opstår, fordi medarbejderne ikke er godt nok uddannede, og fordi it-afdelingen ikke har styr på to simple processer: Change Management og Capacity Management.
I mit daglige arbejde rådgiver jeg virksomheder i størrelsesordenen 200 til 200.000 medarbejdere mellem San Fransisco, Tromsø og Cape Town.
Med udgangspunkt i mennesker, processer og teknologier taler vi om, hvordan de får mere ud af deres it-investeringer.
Nedetid truer eksistensen
Generelt oplever jeg, at nedetid truer mange virksomheders eksistens. Hvis administrationen i en produktionsvirksomhed står stille i én dag, kommer fakturaerne eller lønnen for sent af sted. Det overlever de nok.
Men hvis nu deres produktionsanlæg står stille i én time, og det ene samlebånd stopper det andet, kan det tage op til fem uger, før produktionen er normaliseret igen.
Når it-bøvlet opstår i offentligt regi, er det borgerne, der må sætte livet på pause. Hvis it-afdelingen ikke har styr på sine processer, skaber det intern frustration.
Men hvad andet kan medarbejderne gøre end at afvente, drikke en ekstra kop kaffe og snakke med kollegerne? Det overlever de nok. I mellemtiden må borgerne vente på byggetilladelser eller udtalelser fra deres sagsbehandlere, indtil computeren virker igen.
Er det medarbejdernes skyld?
Er it-bøvlet it-medarbejdernes skyld? Ja! Og så alligevel ikke.
Jeg oplever, at it-folk i hele verden er interesserede i at gøre deres arbejde godt. Men det er ikke altid, at de får rette vejledning og værktøjer.
Årsagerne til it-bøvl og - værre endnu - kritisk nedetid følger et temmelig fast mønster, og der er tre hovedskurke:
Sjusket Change Management udgør 20 procent, manglende Capacity Management udgør 20 procent og resten tilskrives en spandfuld blandede udfordringer, herunder manglende it-viden hos medarbejderne, dårlig vejledning fra it-support og dårlig integration af systemer, hardwareproblemer, overgravede (eller stjålne) kabler etc.
Skurk #1: Sjusket Change Management
Forandringer, der slår fejl, er den største enkeltårsag til, at systemer bryder sammen. Og det skyldes som regel sjusk.
De typiske fejl er, at man får ikke de rigtige folk med på råd, og at man mangler indsigt i sammenhænge mellem systemer og netværkstopologier. Det kan også være manuelle processer, der trækker tiden ud, så det pludselig er en 'emergency change'.
Løsningen er som regel at få virksomhedens CMDB (Configuration Management Database) til at fungere og derved skabe lynhurtig og korrekt changeplanlægning.
Skurk #2: Manglende ledelsesfokus på Capacity Management
Nogle virksomheder betaler deres leverandører for at have ekstra diske liggende på lager, så de kan bestille med timers varsel.
Andre kører med 20-30 pct. overkapacitet på diske, CPU, RAM og netværk.
De fleste har reelt ingen anelse om, hvordan de står med hensyn til kapacitetsplanlægning. Fulde diske forårsager nedbrud. Punktum.
Men ved at overvåge diskene kan man skabe seks-måneders modeller for, hvordan kapacitetsbehovet er.
Skurk #3: Brugerne ved ikke nok om it
Det er et ledelsesproblem, der kan aflæses direkte på bundlinjen, når medarbejderne ikke bliver uddannet til at bruge deres daglige arbejdsredskaber.
Den manglende uddannelse giver ekstra henvendelser til it og dermed udgifter og ventetid. Og det stjæler de vigtige timer, som burde anvendes på at forbedre it.
Uddannelse koster penge, ja. Men det koster dobbelt, når folk sidder og kigger, fordi it-bøvlet har ramt dem. Igen.
Hvordan kommer du videre?
- Tving it-support og Change Management til at tale sammen, så Change-gruppen kan fornemme, hvor galt det står til.
- Brug et automatisk værktøj til at kortlægge virksomhedens infrastruktur, for eksempel CMDB (Configuration Management Database). Og nej, her taler jeg ikke om, at Excelarket eller Assetlisten i ERP-systemet skal stemme.
Lynhurtig og korrekt changeplanlægning kræver en ægte grafisk CMDB med automatisk discovery og inventory, der kan fodre systemet med enheder og relationer.
- Overvej kapacitetsplanlægning fra et bredt perspektiv og vær sikker på, at du udnytter din kapacitet korrekt. Automatisér overvågningen og modelleringen af, hvornår du løber tør.
- Uddan dine it-medarbejdere, så de er på forkant.
Med få og simple værktøjer kan du komme ganske langt og måske fjerne 50 procent af din virksomheds nedetid på et år.
God fornøjelse.
