It-afdelingens kompetencer inden for styring og kontrol med store it-projekter begynder at smitte af på resten af virksomheden.
Årsagerne er skrappere krav til virksomheders dokumentation, synliggørelse af projekternes værdi og it's voksende indflydelse på virksomhedernes produkter i det hele taget.
Det vurderer direktør for BSO product markering hos CA, Gregor Petri. CA står bag et af de meget udbredte it-projekstyringsværktøjer Clarity, som nu i stigende grad udbredes fra it-afdelingen til at omfatte virksomhedens samlede projektstyring.
"It-projekter har altid været meget komplekse, og der har været stillet store krav til dokumentation. Den samme type krav oplever virksomhederne i stigende grad til resten virksomheden," siger Gregor Petri.
SKAT med på bølgen
Med på bølgen er blandt andre danske SKAT. Lige nu overvejer SKAT at udvide it-projektstyringsværktøjet Clarity til at omfatte resten af organisationens projekter.
Det sker som et led i et skifte til en ny struktur, hvor der i højere grad ses på effekten af de ydelser, som SKAT leverer til samfundet, end den mere kontrolmæssige tilgang, hvor antallet af kontrolbesøg og revisioner har været en succesparameter.
"Rent organisatorisk betyder det, at vi nu ser vores arbejde som tusindvis af projekter, hvor vi alle steder skal kunne vurdere effekten. Og det kan vi med vores it-projektstyringsværktøj," siger Klaus Østergård Jensen, der er kontorchef på projektstyringskontoret.
It møver sig ind på virksomheden
At det netop bliver it-projektstyringsværktøjet, som bliver udbredt til resten af virksomheden, skyldes ifølge Gregor Petri, at it får en større og større indflydelse på virksomhedens kerneforretning.
"Er et produkt fra en bank et it-produkt eller et forretningsprodukt? Svaret er i hvert fald, at it ofte fylder 90 procent af projektet," siger Gregor Petri.
Og tendensen med at it bliver en større del af produktet gælder også andre sektorer.
Gregor Petri fremhæver især televirksomheder, medico-virksomheder og sågar luftfartsvirksomheder.
I og med it kommer meget tæt på produkterne og kerneforretningen, er der også et stort projekt behov for at inddrage mange af virksomhedens kompetencer på tværs.
Overblik over alle ressourcer
Et centralt projektstyringsværktøj kan således giver overblik over hele organisationens ressourcer, kompetencer, økonomi og tidsplaner.
Og hvis virksomheden bevarer det overblik, mindskes risikoen for at spilde ressourcer eller dobbelbooke andre.
"For eksempel kan det være, at man arbejder på et nyt system til regnskabsafdelingen, og der vil et overordnet system over ressourcer vise, om der sidder en i bogholderiet, der kan hjælpe med at teste systemet på et givet tidspunkt," siger Gregor Petri.
Nødvendigt med virtuelt overblik
Han peger også på outsourcingbølgen som en anden forklaring på, at virksomheder efterspørger bedre styr på projekterne.
"I dag sidder folk ikke længere altid på samme kontor. En projektgruppe kan bestå af personer på mange forskellige lokationer. Dermed kan det være meget fornuftigt med et virtuelt overblik," siger Gregor Petri.
Projekternes ERP-system
SKAT's kontorchef Klaus Østergård Jensen fremhæver også behovet for et system, der kan bredes ud til hele organisationen, så man – som ERP-system kan gøre for finanserne – har et system, der kan overskue projekterne og dokumentere effekten.
"Og på den måde adskiller de sig ikke fra it-projekter, hvor det også er vigtigt med et overblik over den samlede portefølje af projekter," siger Klaus Østergaard Jensen.
