En af vejene til at afspore sit BI-projekt fra starten, kan være at købe en præfabrikeret business intelligence-datamodel fra en leverandør.
Det mener Daniel Kenneth King, som er chefkonsulent hos Rambøll Informatik med ansvar for business intelligence, Systems Development & Products.
Han har været med på utallige BI-projekter og kalder de præfabrikerede BI-datamodeller for en måde at jumpstarte sin proces på.
"I nogle tilfælde er det en farbar vej, men langt fra i alle. Man kan bruge en standardpakke til at komme i gang, men udfordringerne kommer hurtigt, når man skal tilpasse modellerne til virksomhedens faktiske behov. For svarer standardpakkens definition på en kunde til din virksomhed? Næppe, for der er ikke to virksomheder, der er ens," siger Daniel Kenneth King.
Afhængig af leverandøren
Man mister sin frihed, når man ikke laver sin egen originale datamodel. I mange tilfælde er det ikke mere besværligt at lave sin egen, og det er altid mere fleksibelt og smidigt i et projektforløb, mener han.
Han vil ikke udpege specifikke standardprodukter som særligt velegnede eller det modsatte og vil heller ikke konsekvent fraråde virksomhederne at gå standardvejen.
"Men jeg har været på projekter med prædefinerede systemer, hvor man blev meget afhængig af leverandørens ressourcer i implementeringen af standardløsningen. Det koster alt andet lige flere penge, hvis tingene ikke passer sammen, og projektet trækker ud. Så falder din business case fra hinanden, for så begynder det at ligne it mere end forretning. Det går ikke, for BI handler om business ikke om it," siger Daniel Kenneth King.
Pas på ambitionerne
En anden måde at snuble på startstregen med et BI-projekt er ifølge Daniel Kenneth King at brede sine ambitioner for meget ud.
"Mange går for bredt i gang med BI. Man er nødt til at fokusere, selvom man gerne vil vise, at BI-arbejdet hurtigt giver resultater hele vejen rundt."
Hold fast i et enkelt område, sørg for at infrastrukturen er i orden og fordel rollerne afdelingerne i mellem og definer, hvem der ejer løsningen.
Lav Joint Applications Development-sessions, de såkaldte JAD-sessioner, hvor man arbejder sammen, præsenterer forretningskrav og datamodeller for hinanden, så alle forstår og er enige om projektet, lyder opskriften fra Rambølls BI-ekspert.
"Sats på at gøre løsningen let, for forretningen ændrer sig hele tiden. Få kravspecifikationer på plads, men ikke på samme håndfaste facon, som når vi taler om applikationsudvikling, hvor systemerne er mere statiske. I BI er informationerne dynamiske," siger Daniel Kenneth King.
Vælg en formand
Virksomhederne bør satse på en målbar løsning, der kan realiseres inden for de økonomiske rammer og den fastsatte tid.
"Salg og marketing er omdrejningspunktet for mange BI-løsninger, fordi salg og marketing har behov for segmentering og prognosticering, og i det hele taget har et umætteligt behov for information. Så fokuser på det fra starten," råder Daniel Kenneth King.
Økonomi og teknik er selvfølgelig også vigtigt, så brug tid på at fordele rollerne i BI-projektet, så alle funktioner understøtter hinanden.
"Det kan være COO'en, (Chief Operations Officer, red.), som har ansvaret for, at varerne ligger på hylderne. Marketing fortæller, hvilke varer, der skal ligge, produktionsdivisionen tager sig af fremstillingen, mens økonomiafdelingen holder øje med budgettet. Der er flere chefer i et BI-projekt, men vælg en formand for styregruppen," siger han.
Gode, stabile data
Det hele står og falder med kvaliteten af data. Det kræver, at man involverer sig i informationen helt tilbage, hvor data dannes.
Der kan opstå fejl mange steder, hvor information opfanges fejlagtigt. Derfor må man have en proces, der minimerer de fejl, forklarer Daniel Kenneth King.
Det handler om at kunne stole på de informationer, man får. Hvor troværdige er data, og har forretningen tillid til dem?
"Data skal helst afspejle virkeligheden. Man skal etablere en data-pålidelighedsgrad, eller 'confidence level', så informationen er forbundet med pålidelighedsgraden, når den præsenteres overfor slutbrugeren. Virksomheden må definere et sæt datakvalitetsmålsætninger, der passer bedst til dens miljø," siger Daniel Kenneth King.
Data Lineage, altså sporbarhed eller den røde tråd, er vigtig, og et optimalt stykke data har det rigtige niveau.
"Det skal være muligt at komme ned i informationen på lavere niveau. Data skal være fuldstændige og leve op til de forretningskrævede intervaller uden huller og overlapninger. Og gode data skal være stabile. Hvis jeg har brug for data hver dag, skal de komme hver dag, uden uventet forandring i kildernes datastruktur," fastslår han.
En verden af uoverskuelighed
Salgs- og marketingenhederne i virksomheden vil ofte synes, at systemet eller processen er tung. Derfor danner de deres egne kuber med information inden for deres egne emneområder og forretningsspor, uden at koble disse informationer og kuberne til datawarehuset.
"Det er vejen til en verden af uoverskuelighed," mener Daniel Kenneth King.
"Du ender i en række forskellige uafhængige data-mart'er, og dermed mange forskellige datakilder, der ikke hænger sammen. Man skal stræbe efter at gøre datawarehuset tilgængeligt for slutbrugerne ved at tilpasse og designe arkitekturen efter det."
Ikke alle, men nogle af slutbrugerne, må gerne ramme varehuset - og ikke kun specialisterne. Ellers risikerer man, at de skaber en masse øer i informationshavet, advarer han.
Lav et kompetencecenter
Her kommer god kommunikation ind i billedet.
"Jeg er ofte landet i virksomheder, hvor forretningsdelen har svært ved at formulere sine krav, så teknikerne forstår dem. Man ved godt, hvad der er brug for, men har svært ved at få det sagt, så teknikerne kan komme i gang med at prioritere indsatsområderne. Den gråzone mellem teknik og forretning, skal overkommes," siger Daniel Kenneth King.
Derfor skal virksomheder, der arbejder med BI, overveje at danne et BI-CC, et Business Intelligence Competence Center, hvor forretningserfaringer med BI-værktøjer, krav og ønsker udveksles mellem den tekniske organisation og de andre BI-afhængige afdelinger.
"Der er behov for konstant udveksling mellem forretningsenhederne og teknikerne. Projektledelsen skal være integreret i forretningen og helst fungere som en katalysator," siger han.
