I forbindelse med kommunesammenlægningen i 2007 traf Gribskov Kommune beslutningen om, at kommunens kontorpakke skulle hedde OpenOffice.
Ikke fordi, det er et open source-produkt, men ud fra en betragtning om, at en kontorpakke for langt de fleste brugere blot er et værktøj.
Samtidig øjnede man en chance for at bruge pengene mere nyttegivende.
"Vi har ikke nogen religiøs tilgang til open source, det handler om at bruge pengene på den mest effektive måde. De penge, der spares på licenser, kan bruges til en lejrskole eller til at holde skatten nede. Vi vil have en høj nytteværdi af pengene i it-afdelingen," siger Michel van der Linden, it-chef i Gribskov Kommune.
"Langt hovedparten af vores brugere klarer sig fint med de funktioner, der er i OpenOffice, lyder det pragmatisk fra Michel van der Linden, som blandt andet skal fortælle om kommunens erfaringer på OpenOffice-folkets konference, der løber af stablen i Odense 30. april.
Fraværet af religiøs tilgang til open source understreges af kommunens øvrige applikationsvalg.
"Hvis programmerne er betydningsfulde for os, og der ikke er alternativer, som er gode nok, betaler vi. Det handler ikke om, at alt skal være open source, eller intet skal være open source. Det handler om sund fornuft," siger han.
I Gribskov Kommune omfatter installationen cirka 3.500 administrative brugere og 4.500 skoleelever.
Her er beviset
Beslutningen om at bruge OpenOffice blev truffet i forbindelse med kommunesammenlægningen i 2007, hvor Gribskov Kommune blev dannet af Helsinge og Græsted-Gilleleje kommuner.
"De to kommuner benyttede to forskellige kontorpakker, og derfor skulle der tages en beslutning om en standardisering på området," siger it-chefen.
"Vi besluttede i januar 2007 at rette fokus mod OpenOffice, ud fra betragtningen om at højne nytteværdien. Det var et led i de strategiske overvejelser om, hvilke applikationer vi ønskede at bruge i fremtiden."
"Nu har vi bevist, at det kan lade sig gøre i en kommune med 41.000 indbyggere," siger Michel van der Linden.
Sparer en million om året
Kommunalreformen blev det springbræt, der satte skub i tingene i Gribskov.
Ved sammenlægningen blev der ikke kun tænkt på sikker drift, men også på hvor man kunne forny sig og få mere ud af budgettet.
"Der er altid etableringsomkostninger, når man vil starte noget nyt, men i forbindelse med kommunesammenlægningen skulle vi alligevel have nye kontrakter, og derfor var det ikke den store udskrivning for os at komme i gang med projektet," siger Michel van der Linden.
Kommunen fik nemlig indført i kontrakten med eksempelvis KMD, at OpenOffice skulle understøttes. Tredjepartsleverandørerne blev således inddraget i samarbejdet.
Gribskov har været pionerer i forhold til OpenOffice, og der har været knaster, der skulle høvles af.
"Vi var tidligt ude, og leverandørerne har derfor ikke været helt parat til at opfylde vores krav. Vi har efterspurgt en ny løsning, og det har naturligvis stillet krav til markedet."
Internt i it-afdelingen har det dog ikke været nødvendigt at opfinde en ny dyb teknologi-tallerken.
"Alle, der arbejder med it, ved, at ingen it-løsninger er smertefri, og der har da været tekniske problemer. Det har dog været vores egen manglende erfaring og ikke teknologien, der har været skyld i de største," siger Michel van der Linden.
Trods knasterne har omlægningen været synlig i forhold til den overordnede målsætning om at få mere for pengene.
"Da vi i 2007 stod overfor vores valg af office-pakke, ville det have kostet os i omegnen af to millioner kroner at etablere en samlet Microsoft-platform for hele kommunen. Den startudgift sparede vi," fortæller han.
Prisen er ifølge it-chefen ikke bare, hvad det koster at købe applikationen, men også udgifter til drift og vedligeholdelse.
"På den konto sparer vi godt en million om året."
Skolerne er på den
Gribskov-løsningen omfatter skoleområdet, hvor 4.500 af kommunens installationer befinder sig.
"Som langt de fleste skoler har vi haft nogle it-udfordringer på skoleområdet, men kontorpakken har ikke været en af dem," siger Michel van der Linden.
På skoleområdet har den største udfordring været diskussion om, hvorvidt eleverne lærer at bruge de rigtige it-værktøjer.
Hvilke applikationer ruster eleverne bedst i forhold til, hvad de har behov for i resten af deres uddannelsesforløb.
"Alle forandringer er som bekendt besværlige, men det vi oplever nu er, at diskussion om open source er forstummet. Ingen spørger, om hvorfor vi benytter OpenOffice, alle kan godt forstå vores begrundelse om, at der er de nødvendige funktioner og til den mest fordelagtige pris," siger Michel van der Linden.
Fag-uddannelse ikke pc-kørekort
Brugerne af kontorpakken er ikke blevet tilbudt specifik uddannelse i OpenOffice.
Kommunen har valgt at fokusere på faguddannelse, og har i den forbindelse inddraget kontorpakken som en del. I kommunen har man ikke ment, at pc-kørekort eller lignende kurser har været nødvendige.
"Kontorpakken er eksempelvis integreret i vores elektroniske sagsbehandling, og derfor handler kurset om god sagsbehandling. Kontorpakken indgår som en naturlig del af, hvordan man gør det," siger Gribskovs it-chef, der i næste sætning roser kommunens brugere.
"Det er rigtig godt gået af vores medarbejdere, at de bruger applikationen og på trods af kritiske røster - for det har der været - har vist sig omstillingsparate, " siger Michel van der Linden.
Det tager tid at skifte
En så stor omlægning er ikke noget man gør fra den ene dag til den anden.
"Det er et langt sejt træk, hvor man hele tiden skal argumentere for sit valg," fortæller Michel van der Linden om processen.
Principielt har alle haft adgang til OpenOffice siden sammenlægningen, men der var mange områder, hvor det ikke fungerede i praksis.
"Man installerer ikke bare et nyt produkt fra den ene dag til den anden, der er tale om en overgang. Vi bruger da også stadig andre kontorprodukter, men de bliver langsomt udfaset."
"Eksempelvis har regneark fra nogle ministerier givet problemer. De har været så hårdt kodet med Excel-makroer, at de kun kunne bearbejdes i det program. Excel-dokumenter har været den største udfordring," fortæller han.
Overgangen i Gribskov har været gennem flere versioner af OpenOffice. Den seneste blev installeret ved årsskiftet, hvor kommunen opgraderede til version 3.0.
