Når man bevæger sig rundt på landets it-virksomheder er der en bestemt tendens, der gør sig gældende: Stort set alle nyindrettede it-arbejdspladser har åbne kontormiljøer.
Det kan der være mange forskellige årsager til. For nogle handler det om at få så mange kvadratmeter for pengene som muligt, og for andre handler det om at lette samarbejdet mellem medarbejderne.
Men der er også virksomheder, hvor kontorindretningen udspringer af en ledelsesmæssig strategi for at styrke videndeling på tværs af organisationen.
Nye arbejdsformer i vidensvirksomhederne gør op med det traditionelle enmandskontor som den foretrukne indretningsform.
Lounge-områder og stillezoner er noget man lige så ofte finder i byens nybyggede glaskontorer som i internationale lufthavne. Men én ting er, hvordan de fysiske rammer tager sig ud, noget andet er, hvordan de rent faktisk bliver brugt af medarbejderne.
Det er nemlig vigtigt, at de fysiske rammer spiller sammen med virksomhedens arbejdskultur. Og det er ledelsens ansvar.
Indretning er en strategi
Eva Bjerrum er innovationschef på Alexandra Instituttets Center for New Ways of Working i Århus, hvor hun igennem en række studier har undersøgt kontormiljøerne i forskellige danske it-virksomheder.
En af de ting, hun har lært, er, at hvis en virksomhed i forvejen har et godt arbejdsmiljø og en god trivsel for medarbejderne, så kan det godt understøttes ved hjælp af de fysiske rammer. Men hvis der omvendt er en dårlig arbejdskultur og utilfredshed med ledelsen, så vil der ofte opstå utilfredshed med den måde, kontoret er indrettet på.
"Det er meget nemmere at tale om de fysiske rammer, end det er at tale om dårlig ledelse eller usikkerhed i ansættelsen," siger Eva Bjerrum.
Hun mener derfor, at hvis ledelsen planlægger at lave om på indretningen, eller flytte i nye lokaler, så skal det være som en del af en større ledelsesstrategi.
"Det, man skal være opmærksom på, er, at man skal skabe nogle fysiske rammer, der understøtter de arbejdsprocesser, der skal foregå," siger Eva Bjerrum.
Åbent kontor ikke quick fix
Selvom de åbne kontormiljøer giver mulighed for en masse fleksibilitet og dynamik mellem medarbejderne, så er det ikke altid, at det åbne kontor er den bedste løsning.
Det mener Heidi Lund Hansen, som er erhvervs-ph.d. hos Cowi.
"Åbne kontorer er blevet en slags quick-fix, der har kunnet løse alle virksomhedens problemer omkring arbejdsmiljø og virksomhedskultur," siger Heidi Lund Hansen, der rådgiver virksomheder om åbne kontormiljøer.
Hun mener, at det er vigtigt at gøre sig klart, hvorfor man som organisation gerne vil flytte i åbne kontorer, og hun påpeger, at ikke alt arbejde egner sig til storrum.
"I en it-virksomhed, der eksempelvis udvikler systemer til banker, kan man forestille sig, at opgaven er defineret på forhånd, og medarbejderen får den nødvendige inspiration i dialog med kunden. I sådan et tilfælde, er der måske ikke brug for at videndele hele tiden," siger hun.
Især de steder, hvor man ikke kan vælge kontoret fra, mener hun, at man skal være opmærksom på, at storrumskontorer kan virke som en stressfaktor for medarbejderne. Hun mener, at der som minimum skal være mulighed for at kunne arbejde hjemmefra.
Åbent kontor forstærker
"I et storrum, hvor man skal forholde sig til andre mennesker hele tiden, bliver det arbejdsmiljø, man får, et grundvilkår, som kan virke som en stressfaktor, hvis man ikke har mulighed for at vælge det fra," siger Heidi Lund Hansen.
Hvis det alligevel er det, der bliver besluttet, mener hun, at det er vigtigt at gøre sig det helt klart, hvorfor man gerne vil have åbne kontorer, og hvad det er, man ønsker at få ud af dem. Kontorindretningen skal kort sagt indgå i ledelsesstrategien.
"Hvis virksomheden ser strategisk på det, kan man bruge de åbne kontorer til at fremme nogle bestemte kulturelle træk," siger hun.
Heidi Lund Hansen forklarer, at når man indretter åbne kontorer, skal man regne med at få mere af det, der allerede er.
Hvis medarbejderkulturen i en virksomhed generelt er støjende og udadvendt, skal man regne med, at der kommer endnu mere støj.
Omvendt skal man regne med, at en medarbejderkultur, der er mere stille og indadvendt, vil blive endnu mere tilbageholdende i et åbent kontormiljø.
"Hvis man ikke arbejder med virksomhedskulturen strategisk, så får man bare cementeret det, man havde i forvejen i endnu højere grad, hvis man indretter åbne kontorer," siger Heidi Lund Hansen.
Det er altså lige så vigtigt, at man sender medarbejderne på kurser og lærer dem at arbejde med projekter og videndeling, som det er at rive vægge ned mellem enmandskontorerne.
"Det tager noget tid at arbejde med virksomhedskultur, som man ofte glemmer at tage med i sine beregninger for, hvor meget det koster at flytte til et nyt domicil," siger hun.
Ansatte skal videndele
Eva Bjerrum fra Alexandra instituttet fortæller, at noget af det, der fylder meget i kontormiljøer, er de uplanlagte aktiviteter så som spontane møder eller udveksling af erfaringer mellem medarbejdere.
Det, hun har fundet ud af i forbindelse med de studier, hun har foretaget, er, at på mange it-arbejdspladser bliver disse møder og den tid, der bliver brugt på andet end selvstændigt arbejde af medarbejderne, ikke regnet som rigtigt arbejde.
"Der er et skisma i, at der findes nogle erfarne folk på en arbejdsplads, og så er der nogle, der er mindre erfarne, der holder sig tilbage med spørgsmål, fordi de ikke vil forstyrre dem, der arbejder," siger Eva Bjerrum.
Hun mener, at der ofte går nogle synergieffekter til spilde, fordi medarbejderkulturen måske ikke som udgangspunkt er til at videndele på tværs af de åbne miljøer, man sidder i.
Simpelthen fordi man ikke regner videndeling som rigtigt arbejde.
"Selvom vi lever i et videnssamfund, har mange af os stadig en industriarbejdermentalitet," siger hun.
Plads til individuelt arbejde
Eva Bjerrum mener, det er vigtigt, at man tænker over, hvad det er for medarbejdere, der har brug for at dele viden imellem sig.
"Jeg oplevede en gang en it-virksomhed, hvor ledelsen syntes, at salgsafdelingen og udviklingsafdelingen skulle lære hinanden bedre at kende. Derfor blev de placeret i samme lokale. Og det er altså ikke nogen god idé," siger Eva Bjerrum.
En af de ting, hun hæfter sig ved, er, at der ofte mangler projektrum på it-arbejdspladserne.
Med projektrum mener hun i denne forbindelse et rum med vægge, hvor der er mulighed for at hænge ting op, og på den måde skabe et tilhørsforhold til stedet.
Hun mener desuden, at de åbne kontormiljøer, som it-udviklere ofte sidder i, kun understøtter delelementer af de arbejdsprocesser, der skal foregå - nemlig samarbejde.
Men hun mener, at et lige så vigtigt delelement af udviklingsarbejde består i individuelt arbejde. Det er vigtigt, at der i en organisation er plads til begge dele.
Selvom indretning af kontormiljøer altså i høj grad er et spørgsmål om ledelse, er det i lige så høj grad et spørgsmål om at give plads til medarbejderne. Og i den forbindelse, skal man passe meget på med at opstille for mange regler for, hvordan kontorerne skal bruges.
"Vi har set rigtig mange eksempler på, at for mange regler giver en hæmmet adfærd både arbejdsmæssigt og socialt. Man risikerer, der opstår en 'tysse'-kultur, hvilket ikke er særligt animerende for trivslen," siger Eva Bjerrum.
Det gælder altså om at have højt til loftet, både i bogstavelig og overført betydning.
Bundlinjen bestemmer
Eva Bjerrum fortæller, at der i øjeblikket er flere fremherskende tendenser inden for kontorindretning.
Nogle steder indretter man åbne kontorer for at spare kvadratmeter, uden at det indgår i en ledelsesstrategi. Andre steder handler det om, at der skal være forskellige rum til forskellige aktiviteter.
Den seneste tendens handler om, at spørgsmålet om kontorindretning starter helt inde på direktionsgangen. Her har man en strategi og en vision for indretningen. Man vil gerne demonstrere noget over for omverdenen ved at gøre tingene på en bestemt måde og indrette, så det understøtter arbejdsprocesserne i virksomheden.
Selvom hun synes, det er en positiv tendens, at virksomheder erkender, at vi bruger rum på en anden måde i dag, end vi gjorde for tyve år side, og at vores arbejdsprocesser har ændret sig, så skal man ikke tage fejl af, at det stadigvæk handler om kroner og øre.
"Uanset om man vælger den ene eller anden model, så handler det i sidste ende om bundlinje, effektivitet og penge," siger Eva Bjerrum og tilføjer:
"Men effektivitet kan jo netop være det spontane møde, hvor et problem bliver løst, eller en ny idé opstår."
