Hvert år ved sommertid dukker den samme historie op i medierne: Hjemvendt feriegæst mødt af gigantisk mobilregning.
Årsagen er, at det er dyrt at ringe på tværs af landegrænser, når eksempelvis et dansk mobilnetværk kobler sig på et udenlandsk net - såkaldt roaming.
Virksomheder med ansatte, der ofte rejser i udlandet, står med den samme udfordring. Det koster store summer, når de rejsende medarbejdere ringer løs fra udlandet.
Computerworld har kontaktet to firmaer, der hjælper virksomheder med at nedbringe deres udgifter til telefoni.
Analytiker René Arnsfelt fra Telcom.dk giver generelle råd, mens salgsdirektør Lars Røjgaard Andersen fortæller om en teknisk løsning, som hans arbejdsgiver, Aastra Telecom, har udviklet.
René Arnsfelt rådgiver til daglig virksomheder om telefonudgifter, og han understreger, at ens medarbejderes rejsedestinationer betyder en del for, hvordan man griber roaming-udgifterne an.
"Det er først, når man bevæger sig uden for Europa, at man skal koncentrere sig om det. Hvis man er i Europa, så kan man se, at de tre største teleselskaber i Danmark læner sig op ad hinanden," siger René Arnsfelt.
Han henviser til, at priserne per samtale-minut umiddelbart er de samme inden for EU, når han sammenligner de tre største teleselskaber herhjemme: TDC, Telia og Telenor.
Store forskelle uden for EU
Der er derimod penge at spare, hvis medarbejderne rejser til eksempelvis Australien. Her opfordrer René Arnsfelt virksomheden til at undersøge, hvilke teleoperatører i landet selskabets teleudbyder har aftaler med. Det er her, at der kan være penge at spare.
Men skal pengene spares på den måde, skal den ansattes mobiltelefon kobles op på det rigtige mobilnetværk, når medarbejderen ankommer til det fremmede land.
Derfor råder René Arnsfelt, at mobiltelefonen bliver sat til, at operatørnetværket skal vælges manuelt, så medarbejderen vælger det netværk, som arbejdsgiverens teleudbyder har en samarbejdsaftale med.
Det er dog ikke altid nok at instruere medarbejderen, og det er her, at den største udfordring ifølge René Arnsfelt ligger.
"Jeg vil sige, at der er rigtig mange gode råd, man kan give, men den enkelte medarbejder tænker ikke over det," fortæller René Arnsfelt
Han mener specielt, det er svært at opdrage medarbejderne i store virksomheder, fordi de har et fjernt forhold til arbejdsgiverens udgifter.
Der er også teknisk hjælp af hente
En mulighed er også, at virksomheden tegner et specielt udlandsabonnement, men det ender tit med at være en dårlig idé, fremhæver René Arnsfelt.
"Virksomhederne tror, at de bruger abonnementerne, men så viser det sig, at de ikke bruger dem. Nogle bruger dem måske kun i ferien, fordi medarbejderen skal tre uger til Thailand. Det kan i det tilfælde godt betale sig at købe det her abonnement, men så glemmer man at afmelde det, når medarbejderen kommer hjem. Resten af året koster det så 20 kroner om måneden, selvom han ikke er i udlandet overhovedet," forklarer analytikeren fra Telcom.dk.
René Arnsfelt mener, at det først og fremmest handler om at gennemgå den enkelte medarbejders aftale og se, om virksomheden har skruet medarbejderens telefonabonnement rigtigt sammen.
Den tekniske løsning
Det rigtige abonnement og en brug af mobilen med omtanke er dog kun en af måderne, hvorpå virksomheder kan nedbringe medarbejdernes roaming-udgifter.
Der eksisterer også tekniske løsninger, der kan nedbringe omkostningerne. En af disse tekniske løsninger leverer virksomheden Aastra Telecom, der har dansk kontor i Taastrup.
Løsningen kræver, at der installeres en klient på den mobiltelefon, som den rejsende medarbejder bruger. Det installerede program gør, at telefonen altid foretager det billigste opkald.
Derudover kræver det, at virksomheden i forvejen har et telefonomstillingsanlæg - i fagtermer kaldet PBX.
Salgsdirektør Lars Røjgaard Andersen fra Aastra Telecom forklarer:
"Hvis du har en medarbejder i udlandet, så ved systemet, hvor medarbejderen er, og hvordan man ringer op. Man ringer nummeret op normalt, og så finder klienten automatisk ud af at ringe til PBX'en via GPRS."
Han uddyber:
"Har du en medarbejder siddende i Danmark, som skal ringe på sin mobil til en kollega i udlandet, kan du på samme måde reducere roaming-omkostningerne og ringe til PBX'en via GPRS," supplerer Lars Røjgaard Andersen.
GPRS er en måde, hvorpå en mobiltelefon kan sende dataoplysninger. De informationer, som der i det her tilfælde bliver sendt, er numrene på afsender og modtager. PBX-systemet sætter herefter opkaldet op imellem afsender og modtager.
"Hvis du eksempelvis skal lave et opkald fra Tyskland, så gør den det, at den via GPRS går tilbage til systemet i Danmark og beder det om at lave et fastnet-opkald. På den måde reducerer du roaming-afgiften," fortæller han videre.
Altid laveste pris
Hele fidusen med klienten, der bliver installeret på mobiltelefonen, er at sikre, at brugeren altid foretager det billigste opkald i den givne situation. "Mobile Least Cost Routing" som funktionen hedder i klienten Aastra Mobile Client (AMC).
"Der er en række store virksomheder, som i øjeblikket er ved at implementere denne her, og vi har også været ude at lave business cases for virksomhederne på denne løsning. Der er virkelig store penge at hente - op til 60 procent af telefonregningen," lyder det fra Lars Røjgaard Andersen.
Han tilføjer ligesom René Arnsfelt, at besparelserne på udlandstelefonien afhænger af, hvor i verden virksomheden har sine medarbejdere.
"Vi har nogle eksempler fra Sverige, som er endnu større. Her har man haft syv til otte millioner kroner i roaming-udgifter, men hvor det blev nedbragt til omkring én million kroner," fortæller han.
En løsning som Aastras kan dog ikke køre på alle mobiltelefoner. Den kræver nogle bestemte styresystemer på mobilen såsom Symbian og Blackberry.
