"Vær forberedt på, at der altid er noget, der går galt, og at alle projekter er forskellige. "
Sådan lyder rådet til alle, der skal i gang med implementering af et Content Management System (CMS).
Det er Tina Skjærbæk Søeborg, der netop har afsluttet sin masteruddannelse på IT-Universitetet (ITU) med en opgave om CMS-implementering, der advarer.
Hun har gennem sit arbejde fundet ud af, at CMS-implementering altid går galt, men også, at man komme mange af problemerne i forkøbet, hvis man holder hovedet koldt og tænker sig om.
Den viden blev belønnet med skalaens højeste karakter ved hendes master-eksamen.
Begrundelsen for at hun kastede sig over netop dette område er ikke tilfældig. Tina Skjærbæk Søeborg er nemlig selv web-ansvarlig, og hun stod netop overfor opgaven at skulle implementere et nyt CMS i sin virksomhed.
Her opdagede hun, at der næsten ikke var noget materiale at hente erfaringer fra.
"De personer, jeg kontaktede var meget venlige og imødekommende, men ingen kunne komme med nogen ideer til, hvor jeg kunne finde noget litteratur, som kunne fortælle noget om emnet. Det satte jeg mig for at gøre noget ved og brugte så samtidig informationerne til min opgave," fortæller hun.
Arbejdet udmøntede sig i en Master-opgave på 58 sider, med fire konkrete firmaer, der hver i sær øser af erfaringerne.
It-folk ser til fra siddelinjen
For at få hul på bylden efterlyste Tina Skjærbæk Søeborg andres erfaringer via en række mailing-lister, og der var mange, der bed på den krog, som hun kastede i vandet.
"15 firmaer henvendte sig, og de ville gerne dele erfaringerne," fortæller hun.
"Det gav en god bredde i informationsindsamlingen."
Her fandt hun ud af, at CMS-implementering sjældent foretages af egentlige projektledere eller it-folk. Det er oftest kommunikationsfolk, der skal tage beslutningerne om kæmpeprojekterne.
En anden opdagelse var, at næsten alle implementeringer endte med problemer af den ene eller den anden art.
"Det var forskelligt fra case til case, hvad problemerne bestod i, men fælles for dem var, at der opstod problemer," fortæller Tina Skjærbæk Søeborg.
"Der er findes mange standardsystemer, men de består ofte af moduler, der kan kombineres på et hav af måder. Samtidig har alle virksomheder deres egne krav og behov, hvilket gør implementeringen til en skrøbelig proces."
"Hver opgave er ny og unik. Både for leverandøren og for kunden, " fortæller hun.
Det kræver således både en god leverandør og ikke mindst en stram intern planlægning af forløbet, for at holde det på skinnerne.
"Jeg lærte eksempelvis selv, at der skulle bruges mere tid, end jeg havde troet, på at oplære redaktører og have kontakt med dem omkring de fejl, der opstår. Når en server gør knuder, glemmer man let , at der sidder en masse frustrerede brugere ude foran skærmene, som skal have systemet til at passe ind i deres arbejdsdag," fortæller hun.
"Hvis man ikke har redaktørerne med ombord, så skrider hele læsset."
Den interne konflikt
Mange af de problemer, der opstår, er i følge Tina Skjærbæk Søeborg organisatoriske problemer
Den it-tekniske del fylder kun halvdelen af et projekt, vurderer hun.
Den anden halvdel handler om at have en opbakning internt i virksomheden og ikke mindst et tæt samarbejde til de personer, der efterfølgende skal fylde indhold ind i systemet, så man får glæde og gevinst af faciliteterne.
"Ofte er der tale om meget store projekter, der vil have indflydelse på mange medarbejderes hverdag. Man skal skabe en god kontaktflade indadtil, for at kunne holde projekter på rette spor. Det glemmer mere end halvdelen."
Der skal således være en fast forankring hos både ledere, mellemledere og brugere.
Samtidig bør man helt fra starten sørge for integration til den eksisterende infrastruktur.
"Det tager tid at at knytte it-systemer sammen, så det skal man hellere tage hul på med det samme end at starte blødt. Jo længere man kommer hen i processen, jo sværere bliver det at nå at få it-systemer til at passe sammen. Her kan man spare op mod 80 procent af forsinkelserne," siger Tina Skjærbæk Søeborg.
Hele master-opgaven ligger tilgængelig på nettet i PDF-format.
