Computerworld News Service: Hvis Microsoft skal være i nogen position til at belære store, globale virksomheder om, hvordan man udruller en social samarbejdsplatform, så må folkene i Redmond hellere først gøre det selv.
Derfor har virksomheden været tro mod traditionen om at anvende sine egne produkter, også når det kommer til SharePoint 2010: Microsoft samarbejder og deler dokumenter på tværs af kloden med MySites til individuelle profilsider og team-sites til produktgrupper.
Microsoft har også bygget forskellige websites på SharePoint til intern brug i virksomheden såsom et YouTube-lignende site til podcasts og videoer ved navn 'Academy Mobile'.
Koncernchef Steve Ballmer optager eksempelvis et videosegment fra sit skrivebord om, hvordan det går for virksomheden, og lægger det ud på Academy Mobile. Det samme gælder for it-direktøren Tony Scotts videoer ved navn 'fireside chat' - på dansk, 'samtaler ved pejsen', der oplyser salgspersonalet om de aktuelle behov blandt it-chefer.
I løbet af de sidste par år er antallet af Microsoft-medarbejdere, der uploader indhold til Academy Mobile, mere end firdoblet og andelen af medarbejdere, der ser disse video-podcasts, er steget fra 10 til 50 procent.
Med Microsofts gode erfaringer med at opbygge en kritisk social netværksmasse internt er virksomheden kommet i et gavmildt humør. Og ved konferencen Enterprise 2.0 i denne uge i Boston, delte Christian Finn, der er Microsofts direktør for samarbejde og social computing til erhverv, ud af gode råd til it-ledere om, hvordan man udruller SharePoint-sites, gør medarbejderne mere produktive, beviser omkostningsbesparelser for cheferne, og om hvordan man får chefer til at blogge og måske endda til at podcaste ligesom Steve Ballmer.
Her får du Finns syv sandheder, som Microsoft har erfaret, om hvordan man bliver en socialt sammenkittet virksomhed:
Det er brugerens løsning, ikke din
Sociale netværk udfolder en demokratisk proces, og det er nødvendigt at få feedback fra brugerne før udrulningen. Den første feedback, Microsoft fik, var, at brugerne ikke ønskede, at den sociale netværksplatform skulle være baseret på VPN. De havde brug for at have adgang uden at skulle gennem virksomhedens netværk. Så Microsoft IT integrerede sine SharePoint-sites med Windows Directory Services og placerede nogle af dem uden for firewall'en.
Medarbejderne ville også gerne kunne anmelde upassende indhold, så den funktion blev tilføjet. Ethvert socialt netværk bør udrulles trinvist, siger Finn, og virksomheder bør jævnligt indhente feedback fra brugerne og justere derefter. Lad være med at implementere en hel platform i et hug, før du ved, hvad bruger ønsker og har brug for.
Du skal ikke bare udrulle en teknologi, du skal løse en udfordring
I stedet for at implementere et YouTube-lignende site i din virksomhed, bare fordi alle andre gør det, så skal du fastslå, hvilke forretningsmæssige udfordringer disse værktøjer kan løse såsom at hjælpe en global arbejdsstyrke med at dele mere information hurtigere i kraft af podcasts.
"På den måde vil brugerne selv begynde at se værdien i at have bedre forbindelse med hinanden og få fordybende oplevelser," siger Finn. "Når man først får brugerens opmærksomhed, så ruller det af sig selv."
Start med at tage hånd om udfordringerne ved distribueret viden
Sociale netværk kan hjælpe på områder, hvor viden er ujævnt fordelt i koncernen. Dette har sandsynligvis geografiske årsager, siger Finn, hvor folk i virksomhedens hovedkvarter besidder informationen, mens de, der har brug for den, er fordelt over hele verden og ikke ved, hvem de skal kontakte.
En social netværksplatform kan også hjælpe folk ude i marken, der pludselig får en god idé men mangler en måde at dele den med andre.
Argumenter ud fra behovet, ikke forbrugerfænomenet
Vær forsigtig med hvordan du fremlægger en social netværksplatform for cheferne. Det kan give negative konnotationer at kalde noget for 'en Facebook eller en YouTube til erhverv' på grund af privacy-problemer eller sådanne sites dårlige ry som årsag til tidsspilde.
Det er en god idé at anvende forbrugerteknologier som Facebook og YouTube, påpeger Finn, som dog advarer mod at fremlægge det på den måde overfor ældre, skeptiske chefer.
Skab en unik identitet
Giv dit sociale site sit eget navn og design, så det skiller sig ud fra resten af intranettet. Målet her er at vække begejstring blandt brugerne for noget, der er unikt og ikke blot endnu et SharePoint-site. Nogle eksempler: Microsofts podcasting-site Academy Mobile og British TeleComs (der er Microsoft-kunde) sociale netværkssite ved navn 'Dare to Share'. Begge har iørefaldende navne og unikke design, hvilket ifølge Finn kan "skabe positiv buzz via mund til mund-metoden."
En anden fordel ved at skabe en særskilt identitet, tilføjer han, er, at det på denne måde "ikke ser ud til, at det er 'de høje herrer', der dikterer indholdet."
Begynd småt, men voks hurtigt
Lad være med at basere en social netværksudrulning på idéen om, at "de nok skal bruge det, hvis det er der," advarer Finn. Selv de mest fantastiske sociale sites vil falde på gulvet, hvis de ikke løser en forretningsmæssig udfordring, siger han.
"Hvis du oprette en helt masse nye communities, og alt for mange folk ikke deltager i dem, så vil de spørge sig selv: 'hvorfor har jeg brug for det her?'" siger han.
Opdyrk alle former for deltagelse
Det nytter intet, at brugerne kan blogge og podcaste, hvis andre brugere ikke kan bedømme, tagge og kommentere indholdet, påpeger Finn.
"Et video-site uden kommentarer og brugerbedømmelser er som en spøgelsesby," siger Finn. "Du vil have et site, der føles som et levende sted med masser af mennesker."
Derudover er det vigtigt at få den øverste ledelse til at deltage i de sociale netværk for at skabe tillid og integritet. "Du behøver ikke starte med cheferne," siger Finn. "Sociale netværk havde værdi for Microsoft, fordi det gav fordele brugerne imellem på peer-to-peer-niveau, men da vores podcasting-netværk blev stort, indså folk som Ballmer og Tony Scott, at det var en god måde at nå ud til medarbejderne."
Oversat af Thomas Bøndergaard
