Hånden på hjertet - hvor mange mails har du landet i kollegers og kunders indbakker blot i den sidste uge? Og hvor mange ulæste og ubesvarede e-mails hober sig op i din egen arbejdsindbakke?
Sandsynligheden er meget stor for, at e-mail æder masser af din arbejdstid. Men kan det være anderledes? Kan e-mail håndteres mere udbytterigt, effektivt og ustressende i en organisation? Det diskuterede ledere fra en række danske arbejdspladser mandag på en konference på Teknologisk Institut om retningslinier og politikker for e-mail med titlen: E-mail - Flyvsk, farlig og forrygende.
Og forbandet fristende, kunne man have tilføjet i titlen. For en meget gennemgående pointe i konferencen var nemlig, at e-mail teknologien virker så forførende, at den forlængst har taget overhånd og skaber druknefornemmelser og mislykket kommunikation. Der hersker e-mail diktatur fremfor civiliseret e-mail kultur.
Brug også ben-til-øre metoden
Konklusionen var, at vi skal blive langt bedre til bevidst at vælge det bedst egnede medie til vores budskab eller forespørgsel. Og dernæst tænke nøje over, hvem man virkelig har god grund til at belemre som mail-modtagere.
Konferenceleder Anne Katrine Lund, der som kommunikationsrådgiver har nærstuderet e-mail kultur i danske virksomheder, gav mange eksempler på e-mail tidsspild.
- Der er utroligt mange, der spilder tid med at møde op til aflyste møder, fordi aflysningen er sket på e-mail. I nogle situationer er telefonen eller ben-til-øre metoden langt mere effektive metoder til at få budskabet til at trænge igennem på det rigtige tidspunkt, sagde Anne Katrine Lund.
Selvom det er meget velmenende, er det også eksempelvis irrationelt at sende e-mail til alle 900 medarbejdere i koncernen om, at der holder en grøn Toyota Yaris med lys på ude på p-pladsen. Den tid, medarbejdere hver især bruger på at åbne og læse den lille e-mail, er langt dyrere end udgiften til at tilkalde Falck med startkabler ved fyraftenstid.
Det bliver endnu vildere
I år 2000 klikkede vi vesteuropæere hele 300 milliarder gange på send-knappen i e-mail programmet på jobbet ifølge tal fra analyseselskabet IDC. Og i dette tal er der vel at mærke fratrukket al upersonlig mail som spam og nyhedsbreve samt al privat mail korrespondance.
IDCs tilsvarende tal for hele kloden viser, hvor eksplosiv væksten i brugen af snabel-a'et er. Tilbage i 1995 drønede 60 milliarder e-mails gennem nettet. Fem år efter var trafikken vokset til 1700 milliarder. Og trods stigende irritation over bristende fulde indbakker venter IDC, at klodens borgere i år 2005 vil afsende 5900 milliarder e-mails.
Nutidens teenagere mere kanalbevidste
IDC forklarer blandt andet den forventede stigning i brugen af e-mail med, at det bliver nemmere at e-maile hvor som helst med diverse håndholdte kommunikationsapparater.
- Vi vil også se flere og bedre værktøjer til at sortere og prioritere e-mail før og efter læsning. For eksempel værktøjer baseret på kunstig intelligens, siger IDC-analytiker, Nathanial Martinez.
Måske vil 5900 milliarder e-mails årligt ej heller føles så overvældende for kommende voksne generationer. Det vurderede konferencelederen Anne Katrine Lund. Hendes forskning viser nemlig, at nutidens børn og teenagere er langt mere kanalbevidste, som hun kalder det.
Årsagen er, at de unge ikke er fascinerede af teknologierne. De er jo vokset op med dem. Derfor vælger de temmeligt intuitivt det medie, der passer bedst til situationen og budskabet; SMS, e-mail, instant messaging, telefon, mobil, analogt brev, anmeldt eller uanmeldt besøg og så videre.
Mail-kultur for viderekommende
Konferencedeltagerne gav alle udtryk for, at det kræver megen tid og tålmodighed at ændre adfærd og vaner i e-mail brug. Men i løbet af dagen kom der en stribe bud på, hvordan man som organisation kan gå til værks i kampen mod indbakken som tidsrøver og skabe en sund, veldisciplineret e-mail kultur. Her er et udpluk af disse bud:
- Vælg modtagerne nøje: Når du vælger, hvem der skal modtage en e-mail, så prøv at overveje, hvem der virkelig har brug for dine informationer eller spørgsmål. Når du sætter modtagere i cc eller bcc-linien, så spørg dig selv, om du ville have ringet og orienteret alle disse mennesker, hvis e-mail ej fandtes.
- Emnelinien: Vær meget omhyggelig med at beskrive kort i emne-linien, hvad det drejer sig om, og ikke mindst, om e-mailen kræver reaktion, eller om den kun er til orientering. Anfør også gerne om indholdet er "need to know" eller blot "nice to know". Det letter alt sammen sorteringen og prioriteringen hos modtageren.
- Prioritér og skær fra: Gør som journalister: Start e-mailen med konklusionen og det, der er allermest relevant for modtageren i stedet for at starte med alle mellemregningerne. Forskning viser, at en e-mail næsten altid kun læses én gang og sjældent til ende, hvis det kræver scrolling.
- Spær alle-mail: Gør det umuligt at sende en alle-mail til hele koncernen, uden at den forinden har været gennem kommunikationsafdelingen som filter. Her kan indholdet evt. vurderes til at være bedre egnet til intranet-publicering eller trykt personaleblad. Eller også kan e-mailen måske nøjes med at blive sendt enkelte afdelinger.
- Links fremfor filer: Undgå at sende vedhæftede dokumenter til en hel flok modtagere. Det fylder meget bytes-mæssigt at sende, hente og arkivere. Placer i stedet dokumenterne på intranet eller fælles interne databaser og send målgruppen et link dertil.
