Når kommunale medarbejdere fra næste år skal sende breve til borgere i Kongeriget Danmark, slipper de for at rejse sig op, bevæge sig ud i printerrummet, stoppe brevet i en kuvert og slikke på konvolutten for derefter at lægge forsendelsen i kommunekontorets lokale "udbakke".
Det er simpelthen ineffektivt, og som led i sommer-aftalen mellem Kommunernes Landsforening (KL) og regeringen, er det blevet besluttet, at printede breve kan sendes til en central enhed. Denne centrale enhed står derefter for al udprintning af kommunal post, konvolut-fedteriet og afsendelsen til hr. og fru Jensen.
Teknologien hedder fjernprintning og har været på markedet i flere år.
"Teknologien er allerede kendt fra eksempelvis KMD's fagsystemer, hvor en masse post bliver printet ud automatisk. Men nu skal det være muligt for sagsbehandlere på individuelle sager at sende posten ud til borgeren via fjernprintning til en central enhed," forklarer konsulent Mathilde Illum Aastrøm fra KL's center for borgerbetjening og it-politik.
Vi får 74 millioner offentlige breve om året
Besparelsespotentialet ligger på 46 millioner kroner i rene mandetimer på de få minutter, det tager en kommunal medarbejder at rejse sig fra sin plads for at poste et af de 33 millioner breve, som de 98 danske kommuner årligt udsender til borgere og virksomheder.
Hele den offentlige sektor sender omkring 74 millioner manuelle postforsendelser med individuelle sagsbehandlinger om året, så staten og regionerne er derfor også koblet med på samarbejdet med fjernprintere.
"Indtil videre er det kun kommunerne, som er forpligtede til at spare 46 millioner kroner på post-forsendelserne. Men der er jo en rigtig god business case for staten og regionerne," fortæller Mathilde Illum Aastrøm til Computerworld.
Besparelser i fællesudbud
Mathilde Illum Aastrøm forklarer, at nogle kommuner i lighed med eksempelvis Skat allerede har fjernprinter-løsninger, og endnu flere offentlige myndigheder er på vej med løsninger til at få printet de manuelle forsendelser ud hos en leverandør.
"Vi skal ikke ud og opfinde den dybe tallerken, fordi markedet er der allerede. Men inden alle kommunerne bare springer i deres egne løsninger, kunne det måske være smart at hoppe med på et fællesudbud i KL-regi, hvor vi kan høste stordriftsfordele," siger KL-konsulenten.
KL opfordrer kommunerne til at følge det fællesoffentlige arbejde minimum frem til november, hvor en fællesoffentlig løsningsbeskrivelse vil ligge delvis klar.
Mathilde Illum Aastrøm understreger i den forbindelse, at kommunerne ikke på nogen måder er forpligtede til at gå med på fællesudbuddet, så længe de holder spare-budgettet.
"De 46 millioner kroner er så at sige allerede brugt fra næste års budget," forklarer hun.
Flere brev-besparelser på vej
Samtidig med indførelsen af fjernprinter-løsninger på de kommunale kontorer, skal kommunerne have udviklet en sorteringsløsning - en såkaldt output-manager.
Den skal i første omgang kontrollere, om et brev skal sendes med Postmand Per eller som e-mail til borgeren, hvis denne har tilmeldt mail-modtagelse af breve fra offentlige myndigheder.
Alene porto-besparelsespotentialet for denne håndtering ligger i omegnen af 105 millioner kroner om året, hvilket sammen med de 46 millioner kroner i alt giver en besparelse på godt 150 millioner skattekroner.
"På den helt lange bane skal output-manageren, udover at sende post til fjernprintere og e-mail-adresser, også kunne sende post direkte til fagsystemer," fortæller Mathilde Illum Aastrøm.
Hvornår og hvor stort besparelsespotentialet er, når kommunen helt automatisk kan sende informationer til eksempelvis nabokommunens ESDH-system, har KL endnu ikke udarbejdet scenarier for.
