Læs også:
Du køber ny smart it - men får slet ikke nok ud af det
Det hænder alt for ofte, at tiltag med social software i virksomheden fejler, selvom teknologierne er smarte og rummer et kæmpe potentiale for at forbedre virksomhedens produktivitet og innovation.
Som vi skrev tidligere på ugen, vurderer analysefirmaet Gartner, at succesraten for initiativer med collaboration-teknologi er helt nede på blot 10 procent.
Årsagen er ifølge Gartner blandt andet, at man glemmer at sikre, at formålet med det nye tiltag er tydeligt, og at man ikke formår at skabe den nødvendige motivation hos medarbejderne.
Man kan dog øge sandsynligheden for succes ganske betydeligt ved at være opmærksom på de mest grundlæggende udfordringer.
Sådan får du succes
Det forklarer Kurt Kragh Sørensen, der er indehaver af IntraTeam, der rådgiver om intranet-løsninger og er tovholder på en række erfa-grupper, ikke mindst inden for SharePoint.
"En af de helt afgørende ting er ledelsens mandat. Hvis ledelsen ikke bakker op om det, så kan man et langt stykke hen ad vejen glemme det," siger han til Computerworld.
"Hvem vil begynde at dele sin viden, hvis ledelsen siger: Sidder du nu og spilder din tid på det der Facebook-lignende halløj?"
Kurt Kragh Sørensen mener, at de enkelte chefer rundt omkring i organisationen skal bakke op om projektet, hvis det skal blive en succes.
Og så giver det rigtig god mening at udnævne en overordnet ansvarlig.
"Vi anbefaler, at man skal have en ansvarlig - og gerne højt placeret i organisationen."
Eksempelvis nævner Kurt Kragh Sørensen, at noget så banalt som den enkelte medarbejderes profil i et SharePoint-miljø ofte ikke udfyldes i tilstrækkelig grad.
"For at kunne lave et samarbejde, er du nødt til at have en identitet. Du skal kunne finde dem, du skal samarbejde med."
"Du er nødt til at have en telefonbog, hvor der står din titel og dine kompetencer. Vores erfaring er bare, at noget så banalt som at kunne søge efter en, der taler tysk og ved noget om et specifikt område, kan være svært."
Hvem bestemmer og har ansvaret?
Netop derfor er det nødvendigt, at ansvaret for intranettet og de sociale tiltag er forankret det rette sted i organisationen.
"Hvis ikke du har den rette power, får du problemer. Man render panden mod en mur, fordi man ikke kan blive enige om, hvem der skal opdatere, og hvordan det skal gøres," lyder det fra Kurt Kragh Sørensen fra IntraTeam.
"Vi ser konflikter mellem it og kommunikation og HR, og derfor mangler der en person eller organisation, som sidder højere oppe og har ansvaret."
Dette skal du også sikre dig
Ifølge Kurt Kragh Sørensen skal man derudover finde ud af, hvad det er for et samarbejds-behov, der er i organisationen - og så skal man selvfølgelig understøtte det behov.
Men man skal også sikre, at løsningen anvendes på en fornuftig måde.
"Der er ikke ret mange virksomheder, hvor Team Sites er implementeret, hvor man har governance på plads omkring det. Nogle steder har man langt over 1.000 Team Sites oppe at køre, uden at man aner, hvad der foregår."
"Problemet er, at du og jeg kan være i ét Team Site, og så kan der være nogle andre på et andet Team Site, der arbejder med det samme, som vi gør. Viden bliver ikke delt. Det foregår i stedet i siloer."
Man skal med andre ord sikre, at de rette medarbejdere befinder sig de rette steder på intranettet.
"Og så skal der ske noget derinde. Der skal være nogen, der har lyst til at dele noget. Hvorfor skal jeg lægge min viden derind?" vil en medarbejder naturligvis spørge sig selv, forklarer Kurt Kragh Sørensen.
Han tilføjer, at medarbejderne skal føle sig trygge ved at dele viden, for ellers risikerer de at holde igen med at anvende løsningen.
"Man udstiller sin gode viden, men man kan også komme til at udstille sin uvidenhed. Det handler dels om mennesker og kultur, men også om de værktøjer, der bliver stillet til rådighed. Kan jeg være sikker på, at det kun er os i gruppen, der ser det her, jeg skriver?" kan en medarbejder-bekymring eksempelvis lyde.
Derfor går det ofte galt
Risikoen for fejlslagne investeringer i samarbejdssoftware blev også beskrevet før påske af Dr. Carsten Sørensen, der forsker og underviser i it og innovation ved London School of Economics and Political Science.
"Jeg vil advare imod, at man tror, teknologi gør ret meget i sig selv," sagde Carsten Sørensen med henvisning til, at mange nu er på udkig efter emailens afløser.
Carsten Sørensen mener dog samtidig, at der ligger et kæmpe potentiale i at tage samarbejdssystemer i brug i virksomhederne, hvis man bare gør det på den rigtige måde.
"Teknologierne giver dig evnen til lynhurtigt og på en meget fundamental måde at lave algoritmer for alt muligt, så du kan komme i kontakt med folk, der kan hjælpe dig med det problem, du har lige nu og her. De kan virkelig skabe synergi."
Gartners udtalelse om en succesrate på blot 10 procent er baseret undersøgelsen af sociale tiltag i flere end 1.000 organisationer.
Det har også ført til identificeringen af, hvad der typisk går galt.
En af de ting, man ifølge Gartner skal sikre sig, er at medarbejderne kan se for sig, hvorfor de skal bruge tid og energi på at udnytte de nye teknologier.
I selve målsætningen med det sociale tiltag skal man desuden kunne vise det forretningsmål, man sigter efter, lyder det fra analysefirmaet.
Læs også:
Du køber ny smart it - men får slet ikke nok ud af det
