Hos pumpeproducenten Grundfos er der et ledelsesønske om at skabe et virtuelt globalt samarbejde mellem de mange afdelinger, der er en del af firmaets forretning.
"Den overordnede målsætning for Grundfos er, at vi skal kunne samarbejde, som om vi sidder under det samme tag, selvom vi i praksis sider spredt over hele jordkloden," fortæller Thomas Asger Hansen og Martin Risgaard Rasmussen, der begge, sammen med et lille team, arbejder med Grundfos' sociale forretningsstrategi og implementering.
"Vi samler eller producerer Grundfos-pumper i mere end 50 lande. Det er basen i vores forretning. Skal vi blive bedre til at udvikle os, kræver det et velfungerende virtuelt samarbejde. Ingen kan rejse så meget rundt."
Formålet er lige så klart som visionen.
"Det, vi får ud af det, er transparens. Medarbejdere finder ud af, hvor der er viden, og så kan de dele den på en nem måde. Vi ser det som et stort aktiv, at man kan skabe en kollektiv intelligens i Grundfos," lyder forklaringen.
Men teknologi gør det ikke alene.
"Det handler om en ny kultur. Den enkelte medarbejder drages ind i den nye sammenhæng, og det har vi valgt at gøre med programmet Yammer, der er et socialt værktøj, som produceres under Microsofts fane."
Pumpevirksomheden har gennemført en forsøgsperiode med Yammer, hvor 5.000 medarbejdere er tilmeldt. Erfaringerne med de mest produktive anvendelsesområder skal nu videreføres i flere dele af virksomheden.
Men det er målet, der helliger midlet. Og derfor handler hele projektet i Grundfos ikke så meget om værktøjet. Det handler om at flytte folk.
"Det handler primært om at skubbe til folks forståelse og at skabe en ny kultur. Det handler ikke om værktøjer. Vi vil forbinde Grundfos på en ny måde. Faktisk vil vi helst ikke snakke om platformen, men meget gerne snakke om kulturen," siger Thomas Asger Hansen og fortsætter med et konkret eksempel:
"Jeg fik besøg af en afdelingsleder, der sagde, at hans afdeling havde brug for Yammer, fordi de ikke talte nok sammen og var mindre gode til at dele viden. Det problem løser et stykke software ikke. Det er kulturen, der skal arbejdes med, og den proces kan software så understøtte."
Det gamle selskab
Grundfos er som andre produktionsvirksomheder præget af at være silo-opdelt.
En virksomhed, der er vokset gennem knopskydninger af produktions- og salgsselskaber, som trods det samme brand og de samme værdier til en vis grad har opført sig autonomt.
Det skal Yammer-projektet være med til at ændre.
"Den nære forbindelse og "vi-fornemmelse," altså forståelsen af, at vi er ét samlet Grundfos er ikke tidligere opstået gennem de it-systemer, vi anvender. Det har vi stor fokus på i dette projekt," fortæller Martin Risgaard Rasmussen
"Og det virker. Projektet har gjort det muligt for Grundfos at flytte samarbejdes-kompetencer via social teknologi. I første omgang er det nået ud til rigtig mange af medarbejderne, og det giver grundlag for at snakke om mulighederne i den sociale verden."
Og synligheden er et af de afgørende punkter for succes.
"Hvis det ikke giver mening for medarbejderne, er det sådan set ligegyldigt. Hvis man ikke har et formål og en personskare, der brænder for at få det til at ske, så sker det ikke."
"Der skal både være et personligt og et forretningsformål, før Yammer skaber værdi," lyder erfaringen fra Grundfos.
Fiaskoer er en del af udvikling
Fiaskoer er en del af udvikling
Men at starte en social tendens har også en historik knyttet til sig. Og den er faktisk hæmmende for processen.
"Folk er meget fortrolige med sociale tjenester som Facebook, men de er blevet opdraget til, at man ikke blander Facebook og arbejde sammen. Folk har tidligere fået at vide, at de ikke må bruge arbejdstid på de sociale medier, men det må de faktisk godt i dag."
Den mentale indlæringskurve er således langt mere stejl end den praktiske. Det tager med andre ord tid at ændre kulturen.
"Det kræver kommunikation omkring, at man skal arbejde på en anden måde end eksempelvis via e-mail. E-mailen er langt fra død, men det er en lukket proces, hvorimod det sociale univers er en mere åben proces. Det kræver tillid - også selvom det foregår bag en firewall," lyder det fra Martin Risgaard Rasmussen.
Og det lykkes ikke hver gang.
"De fiaskoer, vi har haft, har alle været, fordi der ikke har været et klart formål eller en mangel på åbenhed, ærlighed og tillid. Det skal man lige lære først," siger Thomas Asger Hansen.
"Endvidere er der en udfordring i det faktum, at der findes flere subkulturer, om man vil. De kan være forankret i både ledelsesforskelle eller sågar anvendelsen af bestemte værktøjer og platforme, som nogle medarbejdergrupper kan have et meget passioneret forhold til."
Kan blive en virus
I øjeblikket måler man ikke direkte på, om projektet er givtigt for udviklingsprocesser eller produktivitet, men det vil man gøre i fremtiden.
"Vi kommer til at måle på modenhedsniveau, som man kender det fra software-udvikling. Desuden vil der blive målt på en række eksterne parametre. Dem arbejder på at definere. Men det det handler overhovedet ikke om overvågning af medarbejderne. Der skal være gensidig tillid."
Hvis der ikke er tillid til rammerne, kan det faktisk give bagslag at indføre dem.
"Hvis sociale værktøjer ikke implementeres korrekt, kan det billedligt talt blive til en virus, som medarbejderne forsøger at slippe af med."
Ikke et nyt Facebook
Yammer er blevet afprøvet i forbindelse med globale events i Grundfos. Og her har teknologien bragt en ekstra dimension ind i kollega-forholdet.
"Det er lidt ligesom at møde 'gamle' venner, når man står ansigt til ansigt efter et projekt. De er en fed fornemmelse," siger Martin Risgaard Rasmussen.
Men det er ikke meningen, at Yammer skal være et nyt Facebook indenfor firmaets fire vægge.
"Det er 100 procent et arbejdsværktøj, og det er også tanken, at det skal forblive sådan. Men det kan ikke undgås, at der opstår ikke-arbejdsrelaterede samtaler, og det er også ok. Videndeling hen over frokost eller ved kaffemaskinerne kan være yderst værdifuld for virksomheden. Nu har vi bare også en virtuel kaffemaskine."
"Det er vores mål, at alle, der har lyst til at deltage i et Grundfos-community, skal være med. Så der skal også være plads til de lidt mere private ting, præcis som når man taler sammen til en frokost. Men formålet med Yammer er forretning."
Læs også:
