It-arbejdspladsen: SimCorps nye hovedkvarter er indrettet med fokus på mobilitet og åbenhed for at understøtte videndeling mellem medarbejderne.
28. oktober 2009 kl. 15.59
I SimCorps nye hovedkontor er der blandt andet indrettet særlige lounge-arealer, hvor medarbejderne kan samarbejde i uformelle rammer. Foto: Kenneth Hansen
Eva Bjerrum, innovationschef, Alexandra Instituttet, Center for New Ways of Working - om videndeling:
Hvis man gerne vil fremme vidensdeling på arbejdspladsen, er det ikke nok bare at rive nogle vægge ned og indrette åbne kontorlandskaber. Medarbejderne skal lære at videndele. Det lyder måske banalt, men mange medarbejdere i vidensvirksomheder har stadig en industriarbejdermentalitet. Det betyder, at medarbejderne kun anser individuelt produktionsarbejde som 'rigtigt' arbejde. Det vil sige, at de afbrydelser der er i løbet af en arbejdsdag i forbindelse med spontane møder og erfaringsudveksling, af mange opfattes som forstyrrende for 'det rigtige arbejde'.
Hvis man vil have sine medarbejdere til at videndele, er det altså nødvendigt at lære dem, at den spontane aktivitet, der opstår på kontoret, er en lige så vigtig del af arbejdet som det, der foregår individuelt foran computerskærmen.
Heidi Lund Hansen, erhvervs-ph.d. hos Cowi - om storrumskontorer:
Hvis organisationen overvejer at flytte i storrumskontorer, er det vigtigt at overveje, hvad det er, man vil med lokalerne på et strategisk plan, og hvilken adfærd man forventer af medarbejderne.
Når man indfører åbne kontorer, vil det styrke den kultur, der allerede eksisterer på arbejdspladsen. Lad derfor indretning af åbne kontorlandskaber indgå som en strategisk manøvre for at fremme bestemte kulturelle træk.
Giv medarbejderne mulighed for at vælge det åbne kontor fra i perioder, hvor der er brug for ro og fordybelse. Ikke al slags arbejde egner sig til at blive udført i åbne kontorer.
Sørg for at indrette gruppekontorer hvis der er mindre grupper, der arbejder intenst sammen over længere perioder. Dem vi gerne vil have informationer fra, er dem vi har lignende arbejdsopgaver med.
Lad være med at placere medarbejdere for tæt. Der er i princippet ingen øvre grænse for, hvor mange der kan sidde i samme kontor, men jo tættere folk sidder, jo flere problemer vil der være i forbindelse med støj.
Sådan bor it-Danmark
Computerworld stiller i den kommende tid skarpt på, hvordan og hvorfor danske it-arbejdspladser er indrettet som de er.
I november 2008 flyttede softwarevirksomheden SimCorp fra en herskabslejlighed på Oslo Plads i København til et nybyggeri i Weidekampsgade ved Islands Brygge på Amager.
Fra at være fordelt i mindre lokaler har medarbejderne nu skullet finde sig i at arbejde i åbne kontorer med op til 20 personer i hvert lokale.
Det var et simpelt behov for mere plads, der foranledigede flytningen. Men også et ønske om bedre at kunne videndele internt i virksomheden på tværs af forskellige afdelinger og team, indgik i de strategiske overvejelser.
"Vi er en vidensvirksomhed, og i en sådan skal viden deles mellem medarbejderne," siger Rikke Dalager, som er kommunikationsschef i SimCorp.
Videndeling var da også den helt centrale årsag til, at valget faldt på åbne kontormiljøer. Ifølge Rikke Dalager har SimCorp som vidensvirksomhed altid haft stærkt fokus på videndeling mellem medarbejderne.
"Allerede før vi flyttede, havde vi et teknologisk lag af videndeling. Blandt andet ved hjælp af fællesdrev og intranet. Nu har vi opdateret de fysiske rammer til at understøtte den videndeling," siger hun.
Medarbejderne har faste pladser i de åbne kontorer, men kan midlertidigt rykke arbejdet ind i et gruppelokale eller et enmandskontor. Foto: Kenneth Hansen
Mobilitet og internationalt look
Rikke Dalager fortæller, at de nye kontorer giver mulighed for en helt ny grad af fleksibilitet - for eksempel i forhold til kortere eller længerevarende projekter på tværs af afdelinger.
Det er blevet nemmere at indrette midlertidige arbejdspladser, fordi der eksisterer en høj grad af mobilitet.
"De nye kontorer giver os også meget bedre muligheder for at tage imod kolleger fra vores udenlandske afdelinger, fordi der nu er plads til dem," siger Rikke Dalager.
Derudover er der lagt meget vægt på at holde kontoret i et internationalt look, men stadig med fokus på skandinavisk design.
"Vi er jo en dansk virksomhed. Derfor vil vi gerne have, at indretningen signalerer noget skandinavisk. Eksempelvis er gulvet lavet af lyst træ," siger Rikke Dalager.
Kontorerne er indrettet med skandinavisk design og kunst. Foto: Kenneth Hansen
Eva Bjerrum, innovationschef, Alexandra Instituttet, Center for New Ways of Working - om mobilitet:
Det er umuligt at opfylde alles behov på en arbejdsplads. Og når man sidder i et rum med flere mennesker, sidder man i et rum man ikke kan kontrollere. Derfor er det vigtigt, at man kan flytte sig til et sted, man selv er herre over.
Uanset hvor gennemtænkt en arbejdsplads er, vil det ikke være optimalt for alle til alle tider. Derfor er det bedste man kan gøre, at tilbyde medarbejderen en høj grad af mobilitet.
Sørg for at have teknologi, der er trådløs og bærbar. Og sørg for, at der er steder, hvor medarbejderen kan gå hen for at tale i telefon eller arbejde i rolige omgivelser.
Sådan bor it-Danmark
Computerworld stiller i den kommende tid skarpt på, hvordan og hvorfor danske it-arbejdspladser er indrettet som de er.
Fleksible arbejdspladser
For at sikre mobiliteten har hver medarbejder et skuffemodul, der kan rulles ud og installeres et andet sted i bygningen, uden at skrivebord og skærme behøver at rykke med.
Selvom medarbejderne har faste pladser, er der altså tænkt meget i at gøre indretningen af arbejdspladserne så fleksibel som muligt.
Det betyder blandt andet, at det er muligt at booke sig ind i et gruppelokale eller midlertidigt rykke ind et andet sted i bygningen, hvis folk fra forskellige afdelinger har behov for at arbejde sammen om et bestemt projekt.
Der er også mulighed for at flytte arbejdspladsen ind i et énmandskontor, hvis dagens arbejde kræver det. Desuden er der en række lounge-områder med bløde møbler, hvor det også er helt legalt at rykke ud med arbejdet.
For at det kan blive så mobilt som muligt, er der installeret trådløst netværk i hele bygningen, og printere kan vælges fra en oversigt over de forskellige kontorer. Desuden har hver enkelt medarbejder mulighed for at justere temperaturforhold og de udendørs persienner over firmaets intranet.
Hver medarbejder har et slags skuffemodul, der kan rulles ud, og installeres et andet sted i bygningen, uden at skrivebord og skærme behøver at rykke med. Foto: Kenneth Hansen
Det siger eksperterne:
Heidi Lund Hansen, erhvervs-ph.d. hos Cowi - om medarbejderindragelse:
Som regel er det i sidste ende topledelsens beslutninger, der afgør, hvordan kontorerne skal indrettes. Men det er alligevel en rigtig god idé at inddrage medarbejderne i flytteprocessen. Det betyder nemlig, at medarbejderne er med til at formulere hvilke begrundelser, der er for at skulle arbejde på en ny måde allerede inden flytningen.
Desuden kan det hjælpe til med at få klarlagt, hvad det er for nogle funktioner, der er brug for i de nye kontorer.
Jo flere informationer man har om medarbejderne og deres ønsker, jo bedre er topledelsen klædt på til at tage de rigtige beslutninger. Først efter medarbejderinddragelsen skal der træffes beslutning om bestemte typer indretning. Medarbejderinddragelse kan godt bestå i, at man blot lærer medarbejderne og deres ønsker at kende, inden man går i gang med beslutningsprocessen.
Det er en klassisk fejltagelse, at spørge medarbejderne om noget de i sidste ende ikke har beslutningskompetence til. Man risikerer at medarbejderne mister tilliden til processen, hvis et ønske siden hen afvises uden begrundelse af ledelsen. Beslutningskraften skal ikke lægges ud som om, det er medarbejderne, der tager den endelige beslutning.
Lad i stedet medarbejderne komme med argumenter, der understøtter en beslutningsproces. Den information videregives til de beslutningstagere, der laver den endelige prioritering, hvor valg og hensyn, som medarbejderne ikke er opmærksom på, kan have væsentlig betydning.
Undgå at sende blandede signaler. Ledelsen skal være enig om den bagvedliggende strategi med flytningen. Ellers risikerer man at mangle opbakning til de langsigtede kulturelle ændringer hos mellemledere og dermed også hos medarbejderne på lang sigt.
Sådan bor it-Danmark
Computerworld stiller i den kommende tid skarpt på, hvordan og hvorfor danske it-arbejdspladser er indrettet som de er.
Medarbejderne har været indvolveret
Forud for flytningen er der foregået et omfattende arbejde i form af blandt andet medarbejdermålinger. Det er sket for at tage pulsen på, hvordan medarbejderne gerne ville have deres arbejdsplads til at se ud.
Men det har ikke kun været spørgeskemaer og anonyme målinger, der har været brugt i forbindelse med flytteprocessen.
Til at varetage alle beslutninger omkring flytningen blev der nedsat en overordnet styregruppe, der bestod af to direktører og en projektleder.
Derudover blev der nedsat en række undergrupper inden for særlige kompetenceområder.
Undergrupperne har ud over diverse mellemledere bestået af medarbejdere, der selv har haft et ønske om at påvirke beslutningsprocessen omkring flytningen. Disse har blandt andet beskæftiget sig med områder som it, indeklima, udsmykning, layout af kontorlandskaber og design.
Grupperne har ikke selv haft nogen beslutningskompetence på deres område, men har haft mulighed for at påvirke de beslutninger, der i sidste ende er kommet fra toppen.
"Grupperne har indgået i dialog og forhandlinger med ledelsen," siger Rikke Dalager.
Hun kender ikke præcist antallet af medarbejdere, der har deltaget i planlægningen af flytningen, men hun skyder på, at et sted mellem 10 og 20 procent af medarbejderne har været med i en af grupperne.
"Det er i hvert fald mere end 10 procent. Men deriblandt er der jo også en del, der har deltaget på vegne af deres afdeling eller team," siger hun.
Det er helt legalt at rykke arbejdet ud i de bløde møbler i firmaets lounge-områder. Foto: Kenneth Hansen
Medarbejderaktie i indretning
At medarbejderne har haft den grad af indflydelse, som de har, håber Rikke Dalager betyder, at medarbejderne i dag føler, at de har en aktie i, hvordan virksomheden ser ud.
Desuden betyder de mange arbejdsgrupper, at der er blevet tænkt over en masse detaljer, der rækker ud over, hvordan bordene er placeret.
"Vi har brugt enormt mange ressourser på eksperter, der har givet os rådgivning i alt fra akustik i loftplader til ergonomi i møblerne," siger Rikke Dalager.
I det nye domicil bor SimCorp på i alt 14.500 kvadratmeter - hvilket er cirka 28 kvadratmeter per person.
I kælderen er der udover bil og cykelparkering også fitness faciliteter, bad og omklædning samt et øverum til firmaets 'husorkester'.
Eksklusive danske digitale ledere mødes til rundbordssamtale om balancen mellem fart, sikkerhed og compliance. Hør hvordan CIO’er bygger robuste hybrid cloud-strategier, der skaber reel forretningsværdi og styrker modstandskraften.
Få overblik over cybersikkerhedens vigtigste teknologier, trusler og strategiske valg. Hør skarpe oplæg om AI-risici, forsvar, compliance og governance. Vælg mellem to spor og styrk både indsigt og netværk. Deltag i København 20. januar.
