KMD's råd til kommune: Gå ikke i udbud

KMD's råd til Aabenraa Kommune var, at den ikke behøvede at gå i udbud ved køb af KMD's nye Opus-system.

Aabenraa Kommune fulgte KMD's råd, selvom KMD ikke kunne fremlægge dokumentation for sin påstand.

Siden er kommunen havnet i Konkurrencestyrelsens søgelys, fordi der kan være tale om udbudsfusk.

I sidste ende lød kommunens beslutning om at vælge KMD uden om udbud, at det vil sikre en stabil og sikker drift.

Men det blev det stik modsatte.

Notat: Vi køber Opus
Tilbage i 2005 lader det til, at kommunen er meget begejsret for at få KMD's system, som en af de første kommuner.

I et notat indstiller økonomigruppen, at man anskaffer sig det nye system fra KMD, så det kan være klar til drift 1. januar 2007.

"På nuværende tidspunkt er vi blandt 10 kommuner, der får mulighed for at være klar til opstart 1. januar 2007," lyder det i notatet.

Det fremgår dog også, at man overvejer om man bør gå i udbud.

"Koordinationsgruppen følger økonomigruppens anbefalinger under forudsætning af, at KMD er i stand til at levere skriftlig dokumentation for, at der ikke er behov for udbud," står der.

Kommunen tager derfor kontakt til KMD for at afklare dette.

Og i november 2005 bliver notatet opdateret med følgende oplysning:

"Som det fremgår af vedlagte bilag, er KMD ikke (ordet "ikke" er understreget, red) i stand til at fremkomme med den af Koordinationsgruppen på mødet den 10. oktober 2005 efterlyste dokumentation for, at der ikke er behov for udbud."

Derfor beslutter man på et styregruppen den 7. november 2005, hvor ligeledes it-chefen deltager under behandlingen af punktet, at drøfte problematikken vedrørende udbud.

Beslutningen fra mødet bliver:

"Af hensyn til sikker drift i den nye Aabenraa Kommune besluttede Styregruppen at følge anbefalingen om anskaffelse og igangsætning af KDM Opus økonomi, således at økonomisystemet kan være klar være klar til drift 1. januar 2007."

Det vil altså sige uden om udbud.

Skal forklare sig
Siden havner kommunen i Konkurrencestyrelsens søgelys for brud på udbudsreglerne. Og den i april 2007 sender økonomichef Lene Nymann fra kommunen en mail til to personer fra KMD.

Hun beder dem om at hjælpe med at besvare spørgsmål fra Konkurrencestyrelsen.

Af mailen til KMD-folkene fremgår det:

"Blandt andet blev det fra jeres side tillige oplyst, at det ikke var nødvendigt at gå i udbud, når der alene var tale om en aftaleforlængelse."

Kommune: Det var en atypsik situation
Hos Aabenraa Kommune afviser stabsdirektør Tom Ahmt at kommunen normalt spørger leverandører om råd om at gå i udbud.

"Nej, det er en atypisk situation," siger han.

Han forklarer, at med det man ved i dag, ville det være gjort helt anderledes.

"Det er nemt at være bagklog, og det er ikke for, at det skal være en undskyldning. Men dengang virkede det naturligt at spørge KMD, da der var tvivl om, hvorvidt det skulle i udbud," siger han.

Han forklarer, at kommunen stod midt i en kommunesammenlægning, hvor førsteprioritet var, at tingene kørte.

Men I beder en leverandør hjælpe med til at svare på spørgsmål, som Konkurrencestyrelsen har stillet til en sag, hvor i selv undersøges og KMD indirekte indgår. Er det normalt?

"Nej, det er bestemt ikke leverandører, man ville spørge som det første i den slags sager i dag," siger han.

Stabsdirektøren erkender, at kommunen skulle være gået i udbud.

"Så jo vi har fortrudt det. I dag er det dokumenteret, at det er det rigtige at gøre," siger han.

Han oplyser, at kommunen i 2010 vil forberede et udbud, og forventer det afholdt i løbet af 2011 eller 2012.

Projektet gik helt skævt
Iøvrigt endte selve it-projektet ikke helt, som kommunen selv havde drømt om.

"Sikker drift" er i hvert fald ikke de ord, som kommunens folk efterfølgende beskriver projektet med.

I et notat fra den maj 2008 med overskriften "Eventuelle krav til KMD" fremgår:

"Implemteringen af KMD Opus Økonomi, der foregik fra sommeren 2006 og op til dato, blev alt andet end succesfuld. Faktisk kaotisk, hvor der er blevet anvendt mange ressourcer for at holde systemet anvendeligt."

Kommunen noterer sig, at "systemet ikke var færdigudviklet og, at vi kom til at være såkaldt udviklings og testkommune".

Det var ellers meningen, at teskommunerne skulle være Århus Kommune og Hvidovre Kommune, men i Hvidovre kunne man heller ikke få systemet til at virke, mens Århus udskød projektet.

"Der er stadig områder der ikke fungerer optimalt efter 1,5 år," skriver Aabenraa Kommunen videre i notatet.

Og det lader til at være en jysk underdrivelse.

Et budgetmodel måtte blandt andet udskiftes.

"Konsekvensen var, at det de første 4 måneder stort set var umuligt at rapportere i kommunen".

"Systemet virkede ikke, da det blev sat i drift, i det rådgivningen omkring opsætningen var mangelfuld. Konksekvensen var, at kommunen de første 2 måneder ikke kunne betale regninger", hedder det videre i notatet.

"Regningsmoduelet kunne ikke sættes op efter forskrifterne i materialet fra KMD, hvilket betød at der de første 4 måneder måtte anvendes manuelle FI-kort, og deraf store administrative konsekvenser for administration vedr. håndtering heraf".

Tab på flere millioner
Og problemerne betød ikke bare store sagsbunker, man kom bagud med - de betød også betydelige merudgifter for skatteborgerne i kommunen.

"Ovenstående har medført, at administration i stort set hele 2007 har været lagt ned og med store efterslæb på afstemninger med videre," lyder det i notatet.

Og kritikken stopper ikke der:

"Der er afholdt styregruppemøder med KMD, hvor repræsentanter har erkendt at: Leverancer er forsinket. Kommunens tidsforbrug langt overstiger det der er rimeligt. Produkterne er ikke færdigudviklet. Produkter er ikke udviklet. Produkter er ikke implementereret. KMD har lært af forløbet i Aabenraa Kommune, og der er udarbejdet ny implemteringsplan med de nye versioner. Systemet har været ekstremt langsomt og mange nedbrug i KMD. Problemer omkring købsmoms. Problemer omkring dobbeltfaktureringer. Økonomisk styring har i store dele af året været umulig som følge af mangel på valide data mellem 2 delsystemer kaldet R3 og BW (regnskab og budgetmoduel)."

Kommunen understreger i notatet, at problemerne ramte hele kommune.

"KMD Opus Økonomi anvendes decentralt, så det er ikke kun centralforvatlningen økonomi, der har været belastet af ovennævnte punkter"

Desuden blev der ifølge notatet betalt for implemtering af ni delsystemer, som på daværende tidspunkt ikke var idriftsat.

Og problemerne fortsætter helt ind i 2008.

"Repræsentanter fra KMD har ved styregruppemøde i januar 2008 gjort opmærksom på, at der fra KMD's side nu er meget fokus på KMD Opus økonomi. Dette efter at Aabenraa Kommune har henledt opmærksomheden på, at der ikke var nok personalemæssige ressourcer til rådighed i KMD."

Men det har ikke hjulpet, mener kommunen.

"Aabenraa Kommune har ikke oplevet, at der er sket forbedringer på dette område endnu, idet der i foråret 2008 har været store problemer med at få kontakt til kompetente konsulenter ved KMD," står der i notatet

Tilbage står en ekstra regning til skatteborgerne.

"Kommunes økonomiske tab/merressourceforbrug er for perioden 2007 opgjort til (skønnet beregning) til 3,4 millioner kroner plus 0,8 kroner første kvartal 2008 i alt skøn cirka 4,2 millione kroner."

"Desuden har Aabenraa Kommune grundet problemerne været nødsaget til at købe ekstern bistand til procesbeskrivelser og regnskabsmæssige oprydning til cirka 1,4 millioner kroner.

Alt i alt cirka 5,6 millioner kroner"

Kommunen overvejede derfor, ifølge notatet, at kræve økonomisk kompensation på fem millioner kroner fra KMD.

Fortsættes ...