Man kan ikke se skoven for bare træer.
Det er en af de første tanker, der melder sig, når man begynder at rode med mulighederne i IBM's mail- og samarbejdsværktøj Lotus Notes, der har mere end 1.000 forskellige funktioner udover mail- og kalenderprogrammerne, som de fleste brugere nok har mere eller mindre styr på.
Men hvad med resten? Kan det virkelig passe, at man skal lade de hundredvis af brugbare funktioner ligge, fordi Notes er notorisk kendt for at være bøvlet hinsides enhver forestilling?
"Nej, selvfølgelig ikke," lyder svaret fra IBM's senior it-specialist Bo Falkenberg.
"Det er jo tydeligt, at Lotus Notes med version 8.x-serien ikke kun er en mail-klient mere, og det har den for øvrigt altid været. Vores kunder har jo altid været glade for også at kunne bruge Lotus Notes til løsninger, der støtter deres forretning - enten egen udviklede eller indkøbt fra tredje-part," siger Bo Falkenberg.
Han fremhæver derefter mulighederne for chat igennem Sametime, dokumentprogrammet Symphony, netværksdeling i Quickr, mangeartede søgefunktioner, aktivering af "live-text", implementering af RSS-feeds og egne applikationer samt et hav af widgets.
Og det er bare til at starte med.
"Unge mennesker med it-erfaring kan lære funktionaliteterne ret hurtigt. Men man skal nok holde sig til at lære få ting ad gangen," lyder rådet fra Bo Falkenberg.
Godt råd: Brug it-afdelingen
IBM-ingeniøren bruger selv "et par timer" fra en sprit-nyinstalleret version af Notes, til klienten er blevet personaliseret efter alle hans behov.
Blandt andet er det helt standard, at han benytter såkaldt live-text, så han kan holde musen over eksempelvis en adresse. På den måde kan han få en køreplan frem i Google Maps fra hans egen prækonfigurerede adresse til det pågældende sted.
"Det er nemt nok at komme i gang med den slags tiltag, men for mange almindelige kontormedarbejdere uden de store it-kundskaber vil det være rigtig smart, hvis virksomhedens it-afdeling konfigurerer Notes til de behov, der virkelig skal give nytteværdien," siger Bo Falkenberg.
Hjælp til brugervenlighed
Et af de områder, hvor Notes-.klienten gang på gang får drøje hug med på vejen, er på brugervenlighedsområdet.
Anbefalingerne lyder på, at IBM bør gøre det mere simpelt og at komme i gang med de mange funktioner. Men det 20-årige produkt er åbenbart ikke bare sådan lige at rense ud i.
"Vi vil ikke støde vores eksisterende brugere ved ikke at matche deres brugsmønstre, så deres nuværende opsætning ikke længere virker optimalt," forklarer Bo Falkenberg.
Men den tankegang er der andre selskaber, der har gjort op med.
Her finder du hjælpen
Blandt andet det amerikanske software-hus og IBM-partner Synaptris har siden 14. januar tilbudt en gratis beta-version af sit produkt FewClix, som skal gøre mail-delen i Notes mere overskuelig og brugervenlig efter selskabet har arbejdet med Lotus Notes og API'et i 10 år.
FewClix er bygget op som en applikation, der ligger ovenpå Notes, hvor man i et Outlook-lignende interface let kan søge, sortere og indeksere mails fra specifikke personer, datoer, emner og fællesmodtagere.
"FewClix er i virkeligheden et filtreringsværktøj, der skal gøre brugergrænsefladen i Notes mere simpel, så brugerne har lettere ved at navigere rundt i programmet," fortæller chef i Synaptris Madan Kumar til Computerworld, mens han demonstrerer applikationen.
Indtil videre er det kun Lotus-kunder i styresystemet Windows, der kan gøre brug af FewClix, som også snart får hevet det gratis beta-mærkatet af på Synaptris' hjemmeside. Derefter vil der være en licensafregning per bruger.
Få hjælp på nettet
Bo Falkenberg fra IBM Danmark fortæller, at der findes en del af den slags 3. partsprogrammer til Notes.
Han oplyser også, at nettet er det rene overflødighedshorn af programmer og hjælpevideoer til Notes. Blandt andet på Youtube kan man finde små 100 hjælpe- og produktvideoer. Derudover findes der et hav af tutorials, blogs og han har selv publiceret en del tips og tricks til, hvordan man kan optimere sin Lotus Notes-klient.
"Jeg kan kun anbefale, at man udnytter ressourcerne på nettet," understreger han om IBM's udskældte Notes-klient.
