Krisetid er konsolideringstid.
I en tid, hvor krisen kan mærkes overalt, øges presset på virksomhedens it-chef for at finde bedre og smartere løsninger, der samlet kan reducere såkaldt TCO (total cost of ownership), der er det samlede beløb, som en vare koster i dens levetid.
Sådan lyder beskeden fra Chris McClain, senior vice president i SAP og øverst ansvarlig for et udsnit af det tyske selskabs allerstørste kunder i EMEA-regionen.
Når det gælder SAP, er det det samme som nogle af verdens største selskaber - alle multinationale og med en årlig omsætning i milliardklassen.
Chris McClain bor - efter en årrække som ansvarlig for SAP's leverancer til en række af USA's største selskaber som Apple, Microsoft, Exxon, Kellogs og Colgate - i dag i Paris, hvorfra han er ansvarlig for SAP-installationerne i omkring 150 store EMEA-selskaber.
Omkostninger skal ned, ned, ned
"De store virksomheder har for tiden et meget kraftigt fokus på at reducere deres omkostninger. Nogle af dem har jo tusindvis af applikationer kørende, som ofte er spredt ud over hele verden, og der bliver ofte presset hårdt på ovenfra for at skære ned på omkostningerne. Det gælder lige nu alle, uanset hvor de er," siger han.
Det er noget, der sætter CIO'en i søgelyset. Kravene til CIO'en er vokset markant i de seneste år, hvor it-direktøren er gået fra at være en slags avanceret maskinmester til at være en forretningsmæssig strateg.
Det skyldes, at it ofte er helt afgørende for forretningsprocesserne: Eksempelvis kan en velstyret forsyningskæde faktisk gøre en forskel for hele butikken.
"Nutidens CIO'er er under stort pres. De skal have stor finansiel indsigt, have et godt forhold til både brugere og leverandører, have dyb indsigt i, hvordan it kan styre forretningen, være dygtige diplomater, være agile og kunne løse forretningsproblemer hurtigt - samtidig med, at de hele tiden får at vide, at de skal skære ned," siger Chris McClain.
Forenkling
I SAP's terminologi handler forbedringer om forenklinger. Det store tyske selskab - der for nylig fik dansk topchef i skikkelse af Jim Hagemann Snabe - er specialiseret i de helt store væg-til-væg installationer i de globale selskaber.
"Vi måler ofte antallet af applikationer for hver milliard euro, som virksomheden omsætter for om året. Har du 150 applikationer per milliard omsat euro, er der helt sikkert plads til forbedringer," siger Chris McClain.
Han erkender, at der i Danmark og i Norden ikke er mange selskaber i den størrelse, som er aktuelle for SAP. Selv nævner han Carlsberg, Nokia, Tetrapack og H&M som de væsentligste.
Sidstnævnte er dog ikke SAP-kunde.
"Endnu," som Chris McClain siger.
Sådan får du dine omkostninger barberet ned
For SAP handler det hele om konsolidering - altså om at samle de mange systemer til et sammenhængende system, der rækker ud over og forbindes på tværs af landegrænser, funktioner og divisioner i selskaberne.
Det handler om at simplificere hele miljøet og trække en sammenhæng mellem den myriade af applikationer, der ofte er knopskudt ud over det hele.
"Nogle gange handler det om at konsolidere SAP-landskabet, andre gange om 'non-SAP'-landskabet. Nogle gange er det nødvendigt, når et selskab har opkøbt mange selskaber, andre gange sidder de med et decentralt it-miljø, hvor alle har fået lov til at gøre, som det passer dem," siger han.
Foruden kontante besparelser kan en konsolidering af de knopskudte it-systemer føre til langt bedre udviklingsmuligheder, mener SAP.
For de store globale virksomheder kan det nemlig trække så mange tænder ud at håndtere de mange systemer, at det hindrer ekspansion og vækst. Det kræver ofte meget arbejde og store investeringer i udvikling og andet at få koblet opkøbte virksomheder ind på virksomhedens systemer.
Desuden mener SAP, at der hurtigt kommer en miljømæssig sidegevinst ved en massekonsolidering, som kan skære ned for antallet af servere, airconditionering og en række andre ting.
Og hvad så med virtualisering?
"Virtualisering er i sig selv en god teknologi, men man skal ikke gå i gang med at virtualisere 5.000 applikationer. Man skal først forsøge at skære antallet ned til 2.000 og så overveje at virtualisere," mener Chris McCain.
Sådan gør du
I en effektiveringsproces er det ifølge SAP vigtigt først og fremmest at fokusere på tre områder, nemlig governance, værdi og 'total cost of ownership'.
"Der er nødt til at være en governance-model mellem leverandøren og kunden. Den skal dække alle niveauer i virksomheden: Fra executive-niveau over mellemledere til projektmedarbejdere, så der er tæt kontakt, og man hele tiden har styr på fælles mål, ønsker og delmål," siger Chris McCain.
Dernæst skal der udarbejdes en køreplan - ofte over tre år - med et klart mål og klare anvisninger på, hvordan man udmønter selskabets forretningsstrategi gennem it.
Og den skal følges til punkt og prikke - men med muligheden for at justere kursen undervejs.
"Analysen er helt afgørende - både før, undervejs og bagefter - for at se, om målene er blevet nået," mener Chris McClain.
Han peger på, at den grundige tal-analyse for bare få år siden blev opfattet som noget, der var "nice to have", mens den i dag efter hans opfattelse er "mission critical" - altså et centralt element i ethvert succesrigt it-projekt.
Fakta, fakta, fakta
"En god CIO skal virkelig gå op i analysen. Det er den eneste måde at komme helt ned i materien og få klarhed over, hvordan man kan optimere," siger han.
Fravælger man den grundige, faktabaserede analyse, er der kun gisninger, mavefornemmelser og følelser tilbage. Og det kan man ikke bruge til noget, mener Chris McClain.
"Så kommer det hurtigt til at handle om, hvorvidt man kan lide en løsning bedre end en anden. Men en analyse bygger på facts fremfor følelser," siger han.
Men et it-projekt skal ikke tilhøre en CIO.
"Det skal være forretningens projekt. CIO'en skal blot understøtte det," siger Chris McClain.
