Artikel top billede

(Foto: Povl D. Rasmussen)

Dansk it-firma: Her er fordelene ved at skrotte mail

En dansk it-virksomhed har som et eksperiment droppet e-mailen en måned og overvejer at gøre forbuddet permanent. Se hvordan forsøget gik.

Som et forsøg valgte den danske it-virksomhed Exformatics helt at skrotte sin brug af interne mails i januar.

Ifølge Exformatics udviklingsdirektør, Morten Marquard, blev virksomhedens indbakker overfyldt, og risikoen for stress hos de ansatte blev øget.

"I starten var der dog stor skepsis blandt medarbejderne, men da prøveperioden i januar var overstået, var alle meget begejstrede, og mange ønskede, at forsøget skulle gøres permanent," siger Morten Marquard.

Han forklarer, at medarbejderne oplevede det som mindre stressende og følte, at de kunne arbejde mere fokuseret.

Noget som han også selv har oplevet.

"Når du som jeg modtager mere end 100 mails om dagen, betyder det, at mange mails lynhurtigt forsvinder ud af fokus. Men under vores forsøg var der færre mails at behandle, og det gav et klart kvalitetsløft i dagligdagen," siger Morten Marquard.

International trend

Det er Exfortmatics ikke det eneste firma, der har oplevet.

I dag er det nærmest en international trend at forbyde sine medarbejdere at sende e-mails.

Det mest prominente eksempel på trenden er den franske koncern Atos, der har forbudt sine flere end 50.000 ansattte at sende interne mails, og den tyske Volkswagen-koncern har valgt at lukke for medarbejdernes adgang til mail-systemet hver dag efter kl 17.

Franske Atos har erstattet den interne mail med en chat-klient, som bliver brugt til at skrive chat-beskeder, udveksle filer og lave videokonferencer. 

Hos danske Exformatics er man begyndt at bruge en kommunikations- og samarbejdsplatform, som virksomheden selv har udviklet og sælger.

Undgå mental afsporing

Fordelen ved at skifte fra mails til den nye platform er ifølge Morten Marquard, at al korrespondance knytter sig til et konkret projekt.

Det vil sige, at alle projekter på platformen har en tilknyttet debat.

"Det betyder, at debatten bliver mere konkret. Når du i din indbakke hele tiden skifter mellem forskellige mails, kan du ikke se, hvilken sammenhæng debatten foregår i. Derfor skal du rent mentalt lave det, vi kalder et context switch, og det er skadeligt for din produktivitet," hævder Morten Marquard.

Men den mail-løse januar betyder ikke blot, at al mailkorrespondancen er flyttet til en ny platform.

Den samlede kommunikationsmængde er faldet med 10 procent, og ifølge Morten Marquard konstaterede virksomheden også et fald i mængden af eksterne mails.

Derfor virker hårde forbud ikke

Men efter at prøveperioden i januar er overstået, er de gamle vaner igen begyndt at indfinde sig hos medarbejderne, og mailmængden nærmer sig niveauet fra før januar.

Derfor overvejer Exformatics også at indføre en mere permanent bandlysning af de interne mails. 

"Jeg bryder mig ikke om forbud, men det kan være svært at aflære sig de mange uvaner, som man gennem tiden har lært Derfor mener jeg også, at det er en ledelsesopgave at skride ind over for det," siger han.

Undgå hårde sanktioner

Morten Marquard opfordrer derfor også andre virksomheder til at forsøge sig med positive tiltag i stedet for hårde forbud. 

Eksempelvis indførte Exformatics ikke sanktioner over for medarbejdere, der brød mail-forbuddet. I stedet forsøgte virksomheden at lave en konkurrence ud af det. 

"Det betød, at vores medarbejdere gik op i det med liv og sjæl, og det blev en udfordring at gå gennem måneden med 0 sendte mails," siger han.

Men helt ærligt. I har selv produceret det system, som I bruger i stedet for e-mails. Er det her ikke bare en smart markedsførings-gimmick? 

"Det er det selvfølgelig også. Jeg vil lyve, hvis jeg siger andet. Men det er også kommet bag på os, hvor effektivt det har været. Det er min overbevisning, at et e-mail-stop er noget, der kan mærkes på bundlinjen," siger Morten Marquard. 

Læs også:

It-gigant vil klare sig helt uden e-mail.

Derfor får du vildt meget dansk spam i din indbakke.

Fem store sikkerhedsfejl som du helt sikkert begår.

Derfor skal du vælge email til al kommunikation.

Her er årsagen til at vi har lagt e-mailen for had.

Sådan undgår du at drukne i en syndflod af mails.

Sådan får du styr på Gmails totalt rodede adressebog.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Ciklum ApS
Offshore software- og systemudvikling.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere