Læs også:
Du bliver snart presset til at e-maile med kommunen
Så meget selvbetjening vil det offentlige tvinge dig til
For nylig fremførte regeringen som ventet to lovforslag, der gik på at øge digitalisering af Danmark for at spare milliardvis af kroner.
Det ene lovforslag lød på de fire første af en lang række selvbetjeningsløsninger, mens det andet skal muliggøre digital post mellem offentlige myndigheder og virksomheder i 2013, og mellem myndighederne og borgerne i 2014.
Men hvad kan vi forvente af den digitale postkasse, som virksomheder og borgere snart er tvunget til at benytte i forbindelse med, at det offentlige i så videst muligt omfang sløjfer sine papirbreve til borgerne og virksomhederne for at indfri en besparelse på mellem 600 millioner og 1,1 milliard kroner i 2016?
"Forskellen mellem almindelig e-mail og digital post er, at i en e-mail kan alle skrive til hinanden, mens det i digital post kun er de tilmeldte myndigheder og virksomheder/borgere, der kan kommunikere sikkert sammen," forklarer kontorchef Michael Busk-Jepsen fra Digitaliseringsstyrelsens Center for infrastruktur.
Det betyder blandt andet, at digital post er et lukket land for spammere, da kun kendte afsendere, der har indgået en tilslutningsaftale med e-Boks, kan sende post til borgere og virksomheder.
Minder om en dyr løsning
Michael Busk-Jepsen fortæller, at digital post grundlæggende er en boks-løsningen til modtagelse af dokumenter fra det offentlige, og at digital post kan tilgås via Borger.dk, på leverandøren E-boks' hjemmeside, eller hvis ens hjemkommune - som Gentofte Kommune - udstiller digital post.
Modsat leverandøren e-Boks' tidligere udgave af sin boks-løsning, så er der i din kommende digitale post mulighed for tovejskommunikation mellem borgere og tilmeldte myndigheder. Dermed minder digital post i høj grad om en e-mail for en lukket kreds.
Digital post mellem borgere og myndigheder vil også fra myndighedernes side blive behandlet som sikre e-mails, hvilket ellers er anset som den dyreste kommunikationskanal mellem borgere og myndigheder, da der skal to sagsbehandlere til at vurdere skriftlige henvendelser fra borgerne.
""Det er afgørende, at offentlige myndigheder har en kanalstrategi, som gør, at borgerne benytter sig af den kanal, hvor de hurtigt og effektivt får løst deres problem på den mest effektive og billige måde for det offentlige," lyder det fra Michael Busk-Jepsen.
I skrivende stund er omkring to millioner danskere tilmeldt digital post, hvoraf cirka 825.000 har givet tilladelse til, at alle tilmeldte myndigheder kan sende alle deres skrivelser via digital post.
Mellem 5.000 og 7.000 borgere henvender om måneden til de offentlige myndigheder via deres digitale post.
Advisering i indbakken
Indtil videre er ordningen frivillig. Men sådan bliver det ikke ved med at være.
Sådan kommer det til at fungere
For fremover skal virksomheder og borgere kunne argumentere for, hvorfor de ikke er på den digitale post med begrundelser som eksempelvis fysisk eller mentalt handicap eller, at de ikke har adgang til computer eller internet.
Når virksomheder fra 2013 og borgere fra 2014 således er tvunget ind på digital post, vil det være muligt at få adviseringer om post fra det offentlige i sin egen email-indbakke på eksempelvis Gmail eller Hotmail.
Dog har det offentlige Danmark ikke ønsket at bruge links til Borger.dk i mail-adviseringerne af sikkerhedshensyn, da der kan opstå en fare for phishing-forsøg med at lokke borgere ind på falske Borger.dk-hjemmesider.
"For at være brugervenlige ville vi gerne sætte links ind, men det har vi siden vurderet til at være for farligt med erfaringer fra Skat," forklarer Michael Busk-Jepsen.
Derfor vil der i mail-adviseringerne blot stå, hvem afsenderen er, og hvad beskeden i digital post omhandler. For eksempel kan der stå, at Trafikstyrelsen har sendt en synsindkaldelse, hvorefter borgeren selv skal logge på sin digitale post med sin NemID og læse den oprindelige besked.
Så meget koster det
Det offentlige Danmarks overgang til digital kommunikation er dog ikke kun lutter besparelser, fordi aftalen med leverandøren E-boks fra 2010 og frem til 2014 med mulighed for et års forlængelse naturligvis ikke er gratis.
Således har Digitaliseringsstyrelsen på vegne af staten, de fem regioner og landets 98 kommuner haft en etableringsudgift på små 20 millioner kroner til etableringen af den offentlige digital post-løsning.
Styrelsen har samtidig sikret sig rettighederne til snitfladerne, så de kan overdrages i 2014 eller 2015, såfremt der skulle en ny leverandør af digital post efter en udbudsrunde.
Udover etableringsudgifterne koster løsningen en myndighed godt 5.000 kroner at tilslutte sig per systemadgang. For en stor kommune med mange forskellige systemer, der skal sprøjte dokumenter ud til borgerne, kan tilmeldingen således hurtigt blive en halvdyr fornøjelse.
Michael Busk-Jepsen forklarer dog, at en myndighed godt kan oprette et output management-system, så en kommune eksempelvis ikke tilmelder alle sine systemer til digital post, men blot sit output management, som alle kommunens skrivelser går igennem.
Siden premieren på digital post i maj 2010 har over 200 myndigheder tilsluttet knap 1.500 myndighedssystemer til digital post, og Digitaliseringsstyrelsens regnedrenge er ved at gennemgå business cases for tilslutninger i disse uger.
Sagsbehandling er op til myndighederne
Prisen per afsendte besked ligger på 70 øre med et tillæg på fire kroner per megabyte. Med årligt cirka 150 millioner breve fra det offentlige til borgere og virksomheder, vil den årlige afsendelses-pris groft sagt ligge på 105 millioner kroner.
Men så simpelt er regnestykket ikke.
"For at opnå de store besparelser kræver det, at alle myndigheder benytter digital post til alle forsendelser, og det er ikke tilfældet endnu. Der vil også altid være forsendelser som ikke kan sendes digitalt, for eksempel til borgere som fritages for digital post. Det er derfor, vi etablerer en fjernprintsløsning, som gør det muligt at forbedre myndighedens interne arbejdsgange, selvom brevet ikke skal sendes til digital post," forklarer Michael Busk-Jepsen fra Digitaliseringsstyrelsen.
En blandet landhandel i myndighederne
Han fortæller, at Danmark ikke når op på 100 procent udbredelse af digital post-forsendelser.
Indtil videre er regeringens mål da også "kun", at 80 procent af al den offentlige post skal digitaliseres frem mod 2015.
"Vi vil nok også se en overgangsperiode med blandet papir- og digital post, og selv om det ikke er for kønt, så er det jo nødvendigt i en overgangsfase," forklarer Michael Busk-Jepsen.
Hvordan myndighederne har indrettet sig til at afsende og modtage digital post er også lidt af en blandet landhandel.
Nogle kommuner har oprettet et mail-hierarki på Borger.dk, så borgerne kan sende posten direkte til den ansvarlige forvaltning. Andre har udpeget en lokal postmester, der sørger for at kanalisere borgerhenvendelserne videre til de rigtige fagpersoner.
Michael Busk-Jepsen fortæller, at myndighederne også selv kan vælge, hvordan deres interne systemer er sat op til at håndtere både forsendelser og modtagelse af digital post - det kan eksempelvis ske ved et helt almindeligt mail-system som Outlook.
"På den måde er digital post langt hen ad vejen som en normal e-mail, men det er op til den enkelte myndighed at organisere sin sagsbehandling," forklarer han.
Læs også:
