Om to år minus et par dage - 25. maj 2018 - træder EU's nye persondataforordning i kraft.
Forordningen blev vedtaget i EU 14. april i år, og de kommende to år - som er den såkaldte sunrise-periode - skal organisationer, myndigheder og virksomheder overalt i Europa anvende til at få kørt kanonerne i stilling.
25. maj 2018 bliver forordningens paragraffer nemlig direkte lov i Danmark. Her afløser den den nuværende persondatalov, der stammer fra 2000 og som bygger på det 21 år gamle persondatadirektiv.
Computerworld havde onsdag samlet nogle af de førende juridiske eksperter på området samt et par it-chefer fra organisationer, der allerede har gjort sig erfaring med området, til en stor konference i Idrættens Hus i Brøndby ved København.
Overfor godt 200 danske it-ansvarlige fortalte de om deres erfaringer og kom med råd til, hvordan man som it-ansvarlig griber opgaven an med at indrette sin organisation, så den bliver compliant med de nye regler.
Følger du de gamle regler?
Står man i en situation, hvor man følger de nuværende regler - altså dem, der er fastlagt i Persondataloven - vil udfordringerne på flere måder være til at leve med.
Der er bare ikke mange organisationer, vurderede oplægsholderne, der rent faktisk følger de nuværende regler - blandt andet fordi straffen for ikke at følge reglerne er yderst beskeden.
Den største bøde, som Datatilsynet nogensinde har udstukket herhjemme, har eksempelvis været på 25.000 kroner.
Det ændrer den nye forordning på, da EU indfører muligheden for at udstikke meget store bøder - helt op til 20 millioner euro eller fire procent af den årlige omsætning.
Det gør pludselig persondata til forretningskritiske data for mange virksomheder, hvilket de hidtil typisk ikke er blevet regnet for.
Du skal i gang nu
Selv om der er to år - minus et par dage - til forordningens bogstav bliver indført som direkte lov i Danmark, er det på tide at komme i gang med arbejdet, lød det fra eksperterne, som Computerworld havde samlet.
På konferencen opsummerede advokat og partner i advokatfirmaet Bird & Bird, Nis Peter Dall, forordningens nye områder i fire punkter:
Der kommer krav om:
- Større gennemsigtighed.
- (Langt) bedre dokumentation.
- Langt større mulighed for 'datasubjektet' (altså brugeren) for selv at komme i kontrol.
- Større krav til samtykke fra 'datasubjektet.'
Retten til at blive glemt
På konferencen pegede flere af eksperterne på, at ikke mindst de nye regler om 'retten til at blive glemt' kommer til at få indvirkning på mange organisationer.
Du kan læse mere om denne ret her: Ingen vej uden om 'Retten til at blive glemt": Sådan skal du forholde dig.
Ifølge eksperterne er grundlaget for denne slette-ret jo, at alle organisationer hele tiden er fuldstændig klar over, hvilke persondata de håndterer, hvor det sker og hvornår det sker - inklusive de data, som behandles hos underleverandører.
Det samme gælder den nye regel om, at en bruger har krav på at kunne få udleveret eller overført data om sig selv på anmodning.
Omvendt bevisførelse
Med den nye forordning indføres samtidig en slags omvendt bevistførelse, og det er værd at være opmærksom på, lød det fra it-advokaterne.
Det betyder, at du som dataansvarlig skal kunne bevise, at du overholder reglerne, og det kræver indførelse af ret omfattende logning, registrering og oprettelse af fortegnelser over alle handlinger, der omfatter persondata.
EU-forordningen indeholder som hovedområde også et krav om privacy by design, og den del kan man passende gå i gang med at kigge på nu, lød det fra Michael Hopp, advokat og partner i Plesner, samt Ole Steen Brams fra NNIT.
Man bør nemlig få klarlagt, hvorvidt der er tænkt databeskyttelse, slette-ret og portabilitetskrav ind i igangværende og planlagte it-projekter, ligesom man bør indføre eksempelvis adgangsbegrænsninger (for eksempel via drop down-menuer) i eksisterende systemer, så man kan styre hvilke data, de forskellige brugere kan tilgå.
Du kan læse mere om Privacy by Design her: Lovkrav på vej om 'Privacy by Design' og 'Privacy by Default' - det kommer det at betyde for dig
Skal du have en DPO?
Et af de store spørgsmål for mange organisationer er, hvorvidt de skal have en såkaldt data protection officer eller DPO.
Ifølge advokat Birgitte Toxværd fra Bruun & Hjejle vil de i de kommende år blive brug for 27.000 DPO'er i Europa, og der findes ifølge hende kort og godt ikke så mange personer, der har kompetencerne til opgaven.
Opgaverne bliver blandt andet at rådgive om og overvåge overholdelse af forordningen og samarbejde med tilsynsmyndigheder og lignende.
Birgitte Toxværd påpegede, at det bliver forbudt for arbejdsgiveren (eller databehandleren, som det formelt hedder) at komme med instrukser til DPO'en, der altså skal kunne fungere uafhængigt i organisationen.
Ifølge hende er der dog ingen grund til hastværk, når det gælder udnævnelse af en DPO, i det det i mange tilfælde kan vente til sidste fase inden selve den nye forordning træder i kraft.
Du kan læse mere om DPO'en her: Skal din virksomhed have en data protection officer? Og kan indkøbschefen bruges?
Dette bør du gøre nu
Inden vi når så vidt, er der en del arbejde, der skal udføres.
Ifølge eksperterne, som gennemgik forordningen på konferencen, bør alle organisationerne faktisk komme i gang med det samme med arbejdet. For der er meget at se til.
Du bør således indlede med at skabe dig overblik over svarene på følgende spørgsmål:
- Hvilke persondata indsamles og behandles nu?
- Hvordan er virksomhedens sikkerhedspolitik? Er den opdateret?
- Hvordan er virksomhedens procedurer for risikovurderinger? Mangler der dokumentation?
- Er der styr på virksomhedens forsikringsforhold?
- Hvordan er virksomhedens aftaler for databehandling?
Computerworld afholder endnu en konference om, hvordan man kommer i gang med arbejdet frem mod EU-persondataforordningen i Aarhus. Det sker 14. juni. Du kan se programmet og tilmelde dig her: Bliv klar til EU's nye persondataforordning.
