Fem-seks forskellige økonomisystemer i én kommune.
Det var virkeligheden, da Århus Kommune i starten af 2003 begyndte at se på, hvordan kommunen kunne simplificere økonomistyringen.
Først og fremmest var det et egenudviklet mainframe-baseret økonomisystem, som Århus Kommune skulle erstatte med et nyt og mere tidssvarende.
"Vi havde et egenudviklet mainframesystem fra slutningen af 1980'erne, dengang da Århus Kommune havde sin egen it-afdeling. Det var blevet forældet, og det var svært at følge med lovgivningen eksempelvis om omkostningsbaserede regnskaber," forklarer Jan Trosborg, Finans- og Økonomistyringschef i Århus Kommune.
Foruden det mainframebaserede økonomisystem var der to versioner af et Navision-baseret KMD-system. Et system rettet mod sags- og ressourcestyring, der blev anvendt i teknik- og miljø-afdelingen og et Navision Financials, som blev anvendt i to andre magistrater.
Derudover anvendte Børn og Unge-afdelingen en løsning fra det daværende EDB-gruppen, der nu hedder EG.
Endelig blev der anvendt en Maconomy-løsning i kommunens Forsyningsafdeling, der tager sig af de kommunale vand- og varmeværker.
"Vi ville gerne have en fælles fremtidssikret standard-/rammeløsning, da standardisering gør eksempelvis vedligehold nemmere. Der havde været andre med på vores egenudviklede løsning, men amtet (Århus, red.) var gået over på ØS2000, Randers Kommune var gået over på en KMD-løsning og nogle mindre kommuner omkring Århus var faldet fra. Der var stort set kun Århus Kommune tilbage," forklarer Jan Trosborg.
Udbudskamp mellem to leverandører
Derfor startede Århus Kommune kort efter sommerferien 2003 en udbudsrunde, hvorefter leverandørerne gav tilbud i december 2003 og præsenterede deres løsninger i foråret 2004.
Det endte med, at Århus Kommune skrev kontrakt med KMD i december 2004, efter KMD og en anden leverandør af en ERP-løsning som de to tilbageværende kandidater havde kæmpet om kommunens gunst.
Det nye system var planlagt til at gå i produktion 1. marts 2006, men idriftssættelsen blev udskudt til december 2006 og dermed et nyt regnskabsår.
Specialister til datakovertering
"Konvertering af data var svært. Udsættelsen skyldtes dels tidsnød, dels at det var svært at konvertere midt i et regnskabsår," forklarer Jan Trosborg.
Til konverteringen af data fik Århus Kommune hjælp af firmaet Specialisterne, da en stor mængde data skulle indtastes manuelt.
"Specialisterne blev anvendt til konvertere organisatoriske og andre stamdata, ikke forbrugsdata i form af kroner og øre brugt på eksempelvis løn, køb af varer og tjenesteydelser, møder og transport. Nogle stamdata skulle tastes ind på den hårde måde. Eksempelvis fysiske aktiver. Vi kunne ikke konvertere automatisk. Der var for stor forskel på det, man kom fra, og det som skulle anvendes fremover," forklarer Jan Trosborg.
Er integration til KMD Opus nem?
Århus Kommune er i øjeblikket ved at indføre et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) fra Fujitsu. Det skal over tid integreres med Opus-systemet.
"Vi har et ESDH-system ved siden af. Der er vi ved at skifte til eDoc fra Fujitsu. Vi har planer om at integrere det med Opus. Vi har hidtil anvendt Cirius-systemet, som vi også havde planer om at integrere med Opus," siger Jan Trosborg.
Det er dog ikke kun den tekniske integration, som skal være på plads, det er også i høj grad et spørgsmål om at identificere hvilke sagsgange og processer, der fordrer integration mellem systemerne.
"Det er ikke alene teknisk besværligt, men man skal også være skarp på hvilke sammenhænge/processer og sagsbehandlingsopgaver, det giver mening at integrere," mener Jan Trosborg.
KMD fremhæver blandt andet muligheden for at integrere tredjeparts-systemer med Opus-systemerne via webservices.
Webservices kan i praksis være besværligt
Ifølge Jan Trosborg forekommer det da også relativt enkelt, men der er ting, der skal tages højde for.
"Webservices er som udgangspunkt meget tilforladeligt, men når man skal gøre det i praksis, er det altid lidt sværere end som så. Der er spørgsmål om validering af rettigheder, og det skal sikres, at data kommer ind på en fornuftig måde. Det er til at lave, men vi er ikke kommet dertil endnu," siger Jan Trosborg, som derfor ikke er blind for de fordele, KMD's vision om en SAP-baseret Opus-platform for alle kommunens it-systemer tilbyder.
"Det er nemmere at holde sig indenfor Opus-systemerne. Nogle af logikkerne internt i Opus er nogle, som er tænkt igennem af SAP Waldorf gennem mange år. Der er fordelen, at det hænger sammen og er afprøvet," siger Jan Trosborg.
Han erkender dog også, at valget af en enkelt leverandør kan være med til at fjerne konkurrencen på kommunale it-systemer.
"Vi ser gerne, at der er konkurrence på de forskellige produkter. Vi ser gerne, at der er flere forskellige valg end KMD. Derfor er det farligt, hvis vores valg kommer til at underminere markedet. Vi vil gerne holde en strategisk tilgang til produktvalg, så det giver os mulighed for at vælge mere end en leverandør," forklarer Jan Trosborg.
"Men udover det, så giver en suite som Opus nogle fordele, som skal afvejes med strategisk produktvalg. Mange forskellige systemer koster også mange ressourcer at vedligeholde og afstemme. Selvom der er integration, skal der vedligeholdes stamdata i de forskellige systemer," siger Jan Trosborg.
