Det er så sikkert som amen i kirken, at ting altid vil gå galt. Og jo før, man som it-chef erkender det, jo bedre rustet er man til at løse opgaverne.
Læren kommer fra tyske Hans-Joachim Popp, der er CIO i det tyske luftfarts- forskningscenter, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfart (DLR), og som fornylig besøgte Danmark for at holde en keynote for en række danske it-chefer, der var samlet til Computerworlds store it-chef-møde, CIO Update.
Hans-Joachim Popp har gennem årene stået i spidsen for en række store it-projekter i DLR, der er en teknologi-tung forsknings-organisation med 7.400 ansatte fordelt på lokationer over det meste af Tyskland.
Hans arbejde har inkluderet adskillige større it-projekter og tunge implementeringer.
Hans erfaring har han kogt ned til syv grundlæggende regler, som enhver it-chef med fordel kan lære uden ad, da det vil gøre det nemmere at komme videre og få løst problemerne.
"En ting er sikkert: Store projekter vil gå galt. Jo større projektet er, jo større er sandsynligheden for, at et eller andet vil gå galt undervejs," sagde den tyske top-CIO til forsamlingen af danske it-chefer.
Vildt kompleks arkitektur
Vi lever i en tid, hvor den teknologiske udvikling i stigende omfang øger kravene til it-chefernes teknologiske overblik.
Engang var det tilstrækkeligt, at en it-chef kunne holde de interne systemer i stabil drift med et minimum af nedetid.
Men sådan er det ikke længere.
I dag skal er selve konstruktionen og designet af virksomhedens samlede it-arkitektur afgørende for virksomhedens effektivitet.
Det gør kort og godt en forskel for både omkostninger og for produktiviteten, om it-chefen vælger det ene eller det andet system, som skal spille sammen med de øvrige systemer i et samlet og effektivt hele.
Det gør hurtigt den samlede it-arkitektur til en meget kompleks størrelse, som er svær at overskue.
Til gengæld er de enkelte systemer grundlæggende meget mere stabile end tidligere, mener Hans-Joachim Popp.
"Der sker meget færre nedbrud end tidligere. Men når de så sker, har de til gengæld langt støtte impact på langt flere brugere," sagde han til gruppen af danske top-it-chefer på CIO Executive Update.
Klik videre og se Hans-Joachim Popps syv hårdt erfarede grundregler, som enhver it-chef bør lære udenad.
Disse regler bør du lære uden ad
Store projekter vil gå galt
Du kommer aldrig til at lancere et stort it-projekt, som ikke på et eller andet tidspunkt løber ind i problemer: Overskridelse af budgetter, overskridelse af tidsplan, manglende ressourcer, nøglemedarbejdere stikker af, topcheferne ændrer krav.
Enhver sjælden og helt uforklarlig fejl vil ske igen
Lige pludselig opdager teknikerne en mystisk fejl, der lammer systemet.
Ingen ved, hvor den kommer fra, og ingen kan umiddelbart trække en løsning op ad lommen, for ingen ved præcist, hvad der er på færde.
Efter meget møje og besvær får teknikerne og de indkaldte (dyre) konsulenter tvunget de ramte systemer på benene igen, og alle ånder lettet op.
Men én ting er sikkert, siger Hans-Joachim Popp:
"Enhver sjælden og uforklarig fejl vil opstå igen. Det er fuldstændigt sikkert."
De endelige specifikationer vil først falde på plads undervejs i projektet
Rigtigt mange it-chefer har gennem årene i et projekts indledende faser brugt store ressourcer på at beregne og formulere de samlede krav-specifikationer, som it-leverandøren dernæst præsenteres for.
Det har sine fordele for it-chefen, der med en samlet specs-mappe under armen med klar stemme kan præsentere den administrerende direktør for en færdig plan - og ikke mindst et færdigt budget.
Problemet er bare, at alle it-projekter ændrer sig undervejs. Der dukker uforudsete problemer op. Der dukker nye muligheder op. Der dukker nye it-systemer op, som det nuværende projekt skal spille bedre sammen med.
"Og derfor må vi erkende, at de endelige kravspecifikationer først vil blive endeligt formuleret, når selve system-udviklingen er i fuld gang," siger Hans-Joachim Popp.
Dette felt har lille betydning - men du tror at det har stor betydning
Kodearbejdet har meget lille betydning
Når først krav-specifikationerne er endeligt på plads, skal koden skrives.
Det havde måske engang en stor betydning, men i dag er det ikke det væsentlige, når det gælder forskellen mellem succes og fiasko for et it-projekt.
Hans-Joachim Popp kalder selve kode-skrivningen af et system for 'the India-part.' Det er med andre ord den del, der sendes ud til områder med lavere løn og mange kodekarle.
Om koden skrives på den ene eller den anden måde, kan måske nok have en kvalitetsmæssig og ressourcemæssig betydning. Men det er ikke afgørende for, om et projekt lykkes eller ej.
Det er selve arkitektur-delen, der er det vigtige element.
Database-applikationer vil få performance-problemer
Uanset hvor godt du designer dem og hvor forudseende, du er, så vil dine database-applikationer få problemer med at følge med.
Det kan der være mange grunde til: De valgte standarder, den valgte anvendelse af indexer, skaleringsproblemer, problemer med arkitekturen eller valget af opgaver i databasen og så videre.
Performanceproblemer i databasen kan i den grad vække it-afdelingens opmærksomhed, og det er da også bare et standardproblem, der hører til dagens orden i enhver it-afdeling.
Ingen slipper.
"Dine database-applikationer vil få performance-problemer, " siger Hans-Joachim Popp.
Helvede bryder løs én dag før release
Profesionelle projektledere vil få projektet til at fremstå on time indtil dagen før release
Det er i projektledernes interesse at få det til at fremstå som om, at de har totalt styr på projektets fremadskridende tidsplan.
Det er jo trods alt det, som de får deres penge for og ja, faktisk lige præcis det, som de er der for.
Men træerne vokser som bekendt ikke ind i himlen. It-projekter bliver forsinkede - og meldingen om en forsinkelse kommer ofte lige pludselig fra de professionelle projektledere - og ofte lige før den planlagte release, mener Hans-Joachim Popp.
Det er ganske vist sat på spidsen.
Alligevel bør enhver it-chef holde sig for øje, at projektlederne ofte meget sent melder ud om forsinkelser.
"Professionelle projekt-ledere vil sørge for, at projektet ser ud til at være på sporet indtil én dag før release," siger Hans-Joachim Popp.
Super-udviklings-teamet bag prototypen vil fejle under udrulningen
Lad aldrig de samme folk stå bag den første prototype af et nyt projekt og selve udrulningen af produktet.
Det går galt - også selv om super-teamet bag de første prototyper er befolket af genier.
Forskellen mellem at være innovativ, udviklende ide-hold til at være systematisk og problemknusende udrulnings-ekspert er kort og godt for stor.
Det er fristelsen til at lade de samme folk følge produktet og projektet helt til dørs ofte også. Men lad være med det.
"Geni-super-teamet fra den tidlige prototype vil fejle under udrulningen," lyder Hans-Joachim Popps faste regel.
Se reglerne med Hans-Joachim Popps egne ord på næste side.
Her er Hans-Joachim Popps liste
- Huge project will fail.
- A rare and unexplicable error will come back - for sure.
- Spec will be finalized in the course of system development.
- Coding (the india part) is of less importance to the project succes.
- Database applications will have performance problems.
- Professional project managers will make the project look on time until one day before release.
- The genius super team from the early prototype will fail during rollout.
