Sådan redder du dit it-projekt

Finanskrisen rammer både antallet af medarbejdere og antallet af langsigtede it-projekter. Virksomhederne skærer nemlig ned i både medarbejderstaben og antallet af projekter.

Det betyder, at mange it-chefer er tvunget ud i en situation, hvor de enten forsøger at kickstarte et internt projekt eller forsøger at holde gang i finansieringen af et projekt. Vinderne er dem, der er bedst til at bevise værdien af deres projekter. Og i disse usikre tider kan det være med til at redde medarbejderens skind at holde et projekt kørende.

Her er seks måder at gøre det på:

Overlevelsestip nr. 1: Tryl med tallene
Ingen virksomheder bruger penge på et it-projekt, hvis der ikke er stærke argumenter for, at virksomheden får noget retur. Så udfordringen for projektlederen er at udvælge de rigtige tal og præsentere dem på en måde, der virker attraktiv for ledelsen.

Størrelsen på det egentlige afkast handler trods alt om meget mere end øgede omkostningsbesparelser eller forbedret bundlinje. Desuden er der mindre sandsynlighed end nogensinde for, at chefen bliver forblændet af et simpelt regnestykke.

"Efterhånden som livremmen strammes, ser vi oftere og oftere, at simple afkastberegninger bliver afvist. De fleste beregninger fra leverandører er for optimistiske og lover urealistiske afkast, og de fleste beregninger fra brugere er for simple og utroværdige. Mange topchefer har ganske enkelt ikke særlig stor tiltro til disse beregninger i dag," fortæller Esteban Kolsky, direktør for konsulentfirmaet eVergence.

Hvis man kan finde eksempler på andre virksomheder, der har implementeret lignende projekter med positive resultater, kan det måske være med til at gøre ledelsen mør hurtigere, end hvis man alene kan præsentere simple afkastberegninger, mener Esteban Kolsky.

Selvom afkastberegningerne ikke kan udelades helt, bør man ud fra det endelige formål med projektet beslutte sig for de tal, der skal inddrages i argumentationen, lyder det fra Arabinda Roy, senior project manager hos Data, der leverer software-tjenester.

"Det kan være misvisende at basere hele beslutningen om, hvorvidt et projekt skal igangsættes eller ej, på ren afkastberegning," siger Arabinda Roy.

Hårde og bløde tal
Hun påpeger dog, at det kan være nødvendigt at inddrage de såkaldt hårde tal, hvis formålet med projektet er at reducere antallet af medarbejdere, mængden af inventar eller at reducere transaktions-omkostningerne.

Til gengæld er de bløde tal mere overbevisende, hvis det drejer sig om projekter, der ikke er nær så målbare. Det kan for eksempel være forbedring af forretningsmiljøet eller håndtering af ændringer i konkurrencelandskabet.

De bløde tal tæller for eksempel stigningen i vækstpotentialet eller den værdi, det kan skabe for virksomheden at forbedre sine relationer - altså projekter, hvor det kan være svært at bevise projektets reelle værdi. Det kan med andre ord forbedre chancerne for at få grønt lys, hvis man fokuserer på denne form for skjulte værdier og kommer med stærke argumenter.

Det er imidlertid vigtigt at undlade at fokusere for snævert på projektets niche, for så kan man nemt miste overblikket. It-chefer er også nødt til at træde et skridt tilbage og se på, hvordan projektet kan påvirke organisationen som helhed, mener Lou Trebino, teknologidirektør for musikbureauet Harry Fox Agency.

"Man er nødt til at se på de ting, som man kommer til at ofre. Hvad kommer vi til at undvære i form af medarbejdere og penge, hvis vi igangsætter det her projekt? Vil vi kunne udrette mere eller gøre det, vi allerede gør, mere effektivt? Det er ikke nok, at det er et fedt projekt - der skal være en reel konkurrencemæssig fordel," siger han.

Fortsættes ...