Kommuner knokler med at skrotte papiret

For det første skal papirarbejdet effektiviseres. Og derefter skal det helt udryddes.

Sådan er målsætningerne for de danske kommuner, som allerede nu er i gang med at forberede sig til år 2012, hvor al kommunikation mellem kommuner og borger skal kunne foregå digitalt.

I Silkeborg Kommune arbejder udviklingskonsulent Charlotte Knudsen på i første omgang at få ryddet ud i det interne papirarbejde.

En af de opgaver, som kommunen har fundet en alternativ løsning på, er posthåndtering.

I stedet for, at den enkelte medarbejder skal udskrive breve og lægge dem i en postbakke, så klares det nu ved et klik med musen.

"Det er ret genialt, fordi vi kan spare noget tid på, at folk skal gå hen til printeren, finde en kuvert og lægge brevet til afsendelse," fortæller Charlotte Knudsen.

Hun fortæller, at det har været vanskeligere at implementere løsningen, end kommunen havde forestillet sig, blandt andet fordi det er svært at ændre medarbejdernes arbejdsrutiner, og fordi integrationen ikke fungerer optimalt til alle systemer.

Men det er ifølge Charlotte Knudsen nødvendigt, hvis kommunen på sigt skal gøre sig forhåbninger om at kunne udrydde nogle af de tidskrævende papirgange.

"Så kan man nå at betjene en borger mere i stedet for at skulle gå hen til printeren," konstaterer Charlotte Knudsen.

Mærkedag lige om hjørnet
Silkeborg har købt en såkaldt output management-løsning fra virksomheden Itella.

Løsningen fungerer i princippet som en netværksprinter, der i stedet for at printe, sender papirerne direkte til afsending.

Systemet kan også sende direkte til en elektronisk postkasse, som eBoks. På længere sigt er det målet, at så meget post som overhovedet muligt bliver sendt enten i e-mails eller i den fælles dokumentboks på borger.dk, som bliver lanceret næste år.

Direktør i Itella Kim Høgskilde forklarer, at løsningen til posthåndtering, som Itella har købt af danske Traen, er et skridt på vejen til helt digitale postgange.

"Vi arbejder med at sikre en gradvis overgang til digital kommunikation med borgerne. Det er kompliceret at lave den gradvise overgang, fordi modtagernes behov ændrer sig hele tiden," forklarer Kim Høgskilde.

Han fortæller, at virksomheden slår på, at nye smarte løsninger kan spare store beløb ude i kommunerne.

"Den optimale brug af løsninger som vores, kan spare kommunerne for en halv milliard kroner årligt og frigøre cirka 600 årsværk," siger Kim Høgskilde.

Han mener, at der med den nye fællesoffentlige dokumentboks åbner sig endnu flere muligheder for at binde systemerne sammen på nye måder.

Det er også et perspektiv Charlotte Knudsen, udviklingskonsulent i Silkeborg Kommune, mener skal stå højt på kommunernes radar.

"Alle steder, vi kan spare og være med til at spare ressourcer, er vigtige, for vi kan ikke løbe hurtigere, end vi gør. I mit univers er det absolut den vej, man skal tænke," siger hun.