Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 22. februar 2002.
Familieforvaltningen i Københavns Kommune købte støtteværktøj til indførelse af ESDH-system. Nu bruges værktøjet til at klarlægge alle arbejdsprocesser.
Det er som at gå ud og købe en Skoda og komme hjem med en Cadillac. Københavns Kommune gik sidste år i udbud med nyt elektronisk sagsstyring- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), men på grund af forskellige forhold blev aftalen med leverandøren aldrig indgået, og Københavns Kommune skulle i gang med en ny proces.
Men i Familie- og arbejdsmarkedsforvaltningen ville man sikre, at man havde fod på de organisatoriske processer inden det nye udbud. Derfor begyndte forvaltningen at afsøge markedet for procesbeskrivelsesværktøjer.
En lang række af de implementeringer af ESDH-systemer, som er ramt af problemer, har netop manglet tilstrækkelig indsigt i omlægningen af organisationen til de nye elektroniske muligheder.
- Vi var på udkig efter et værktøj, der kunne støtte os i dokumentationsfasen, så vi kunne få beskrevet de forskellige arbejdsprocesser, der er i forvaltningen, siger centerchef Lars Kjær.
Mindmapping
Efter at have afprøvet en række værktøjer kom Lars Kjær i kontakt med Unisys, der er forhandler af programmet Mood, der er udviklet af det engelske softwarefirma Salamander Organization.
Mood er et beskrivelsesværktøj, hvor man grafisk kan beskrive sine processor og med tekst beskrive de enkelte funktioner og mål for funktionerne. Man kan så at sige klikke sig ned igennem en processtruktur og påføre de enkelte processor et nærmest ubegrænset antal af under- eller delfunktioner.
- Med Mood kan flere diskutere på det samme grundlag, mens man hele tiden kan se, hvad man diskuterer, og hvor man er i processen, siger Lars Kjær.
Han har selv brugt den særlige notatteknik, der hedder mindmapping i årevis, og Mood giver Lars Kjær de samme visuelle muligheder.
- Hertil kommer, at værktøjet er meget intuitivt, så man efter en ganske kort introduktion er i stand til at bruge det. Og når man er færdig, er hele dokumentationen på plads, og man skal ikke vente på udarbejdelse af referater, som eventuelt skal diskuteres igen og igen, siger Lars Kjær.
Nye strukturer
Erfaringerne med Mood har været så positive i Familie- og arbejdsmarkedsforvaltningen, at Lars Kjær vil anvende værktøjet mere generelt til at undersøge arbejdsprocessorne i forvaltningen. Ved indledende gennemgang af bestemte rutiner er det allerede blevet klarlagt, hvordan værktøjet kan påvise, hvordan arbejdsgange lapper over hinanden eller eventuelt bliver udført to gange.
- Den intuitive brugergrænseflade og den overskuelige grafiske fremstilling gør det let for afdelinger at diskutere mål og midler på en fælles referencebaggrund. Det betyder også, at der kan blive skabt en fælles forståelsesramme for, hvad man vil, og hvordan man skal opnå det, siger Lars Kjær.
Det betyder også erkendelse af nye organisatoriske strukturer, der kommer som følge af indførelse af ny teknologi.
Mood indeholder også en facilitet til at publicere diagrammerne på intranet, så en bredere kreds kan gøres opmærksom på, hvor man er i forløbet.
- Og ved at åbne diskussionerne for andre, der ikke er direkte involveret, kan man sikre, at kvaliteten af det, man finder frem til, bliver bedre, og resultaterne har været udsat for en kritisk vurdering, siger Lars Kjær.
Men publiceringen er ikke kun begrænset til intranet. Lars Kjær kan godt forestille sig Mood anvendt som model for borgernes digitale adgang til de offentlige systemer. På denne måde kan borgerne hurtigt klikke sig igennem de forskellige behandlinger af sagen, og måske bedre forstå, hvorfor oplysninger skal afleveres, og hvor lang tid det tager at behandle en ansøgning.
- Men det ligger stadig lidt ude i fremtiden, men vi ved, at mulighederne er til stede, siger Lars Kjær.
Billedtekst:
Centerleder i Familie- og arbejdsmarkedsforvaltningen i Københavns Kommune, Lars Kjær har endnu ikke fået
pakket sin nye computer ud. - Men så snart det sker, skal vi i gang med at anvende Mood til at analysere
arbejdsprocesserne i forvaltningen, siger han.
Foto: Torben Klint>